十年以前，大多數人所理解的PPT就是word化的PPT：簡單的背景、大段的文字、類似文檔一樣的排版。
十年後的今天，如果你還這樣理解或者這樣做會被人笑話或者至少你已經相當落後了。
PPT是形象化、可視化、生動化的演示工具，把文字轉化爲圖表、圖片和動畫，也是PPT製作的基本功。這個基本功的前提，是對文字進行有效的刪減。在銳普，PPT策劃師的基本工作就是對整篇的word進行梳理、精簡——去繁取簡、去粗取精、去亂取順。
銳普PPT設計師對文字的設計堅持兩個原則：少、瞟。
少：文字是PPT的天敵，能刪則刪，能少則少，能轉圖片轉圖片，能轉圖表轉圖表。
瞟：文字是用來瞟的，不是用來讀的。所以，文字要足夠大、字體要足夠清晰、字距和行距要足夠寬、文字的顏色要足夠突出。
原因性文字：在word中我們常常使用“因爲”、“由於”、“基於”等詞語表述原因，但實際上，我們強調的卻是結果，也即“所以”、“於是”後面的文字。所以，原因性的文字我們一般都是刪除，只保留結果性文字。
解釋性文字：在word中我們常常在一些關鍵詞後面加上冒號、括號等，用以描述備註、補充、展開介紹等解釋性文字，而在PPT中，這些話往往由演示者口頭表達即可，不必佔用PPT的篇幅。
重複性文字：在word中爲了文章的連貫性和嚴謹性，我們常常使用一些重複性文字。如在第一段我們會講“上海銳普廣告有限公司……”，第二段我們還會講“上海銳普廣告有限公司……”，第三段可能我們還會以“上海銳普廣告有限公司……”開頭。這類相同的文字如果全部放在PPT裏就變成了累贅。
輔助性文字：在word中我們還經常使用“截至目前”、“已經”、“終於”、“經過”、“但是”、“所以”等詞語，這些都是輔助性文字，主要是爲了讓文章顯得完整和嚴謹。而PPT需要展現的是關鍵詞、關鍵句，不是整段的文字，當然就不需要這些輔助性的文字了。
鋪墊性文字：在word中我們經常見到“在上級機關的正確領導下”、“經過2010年全體員工的團結努力”、“根據2009年年度規劃”等語句，這些只是爲了說明結論而進行的鋪墊性說明，在PPT中，這些只要演示者口頭介紹就行了。
當然，這些規則並不是100%死板遵守，在實際製作過程中還要根據演示者的風格、喜好以及演示場所、演示觀衆的實際而變，靈活運用。