快速建立發票報銷臺賬,防止發票重複報銷,這樣做老闆都點贊

在企業日常的財務管理過程中,發票的報銷管理一直是會計工作的基礎,也是會計的重點。

企業的會計們在日常處理髮票報銷的時候往往會遇到這些問題:

報銷的發票來源是否可靠,發票的真僞驗證麻煩,但是不驗證真僞又不放心;

電子發票打印報銷重複報銷的風險一直存在,用Excel手工製作報銷臺賬效率低,而且容易出錯,不登記臺賬又怕有人重複報銷,到時候自己跟着背鍋;

每月末老闆拿着當月的財務報表數據,看着報表中員工的報銷費用大發雷霆,作爲審覈費用報銷的會計當了冤大頭,想着這些費用不都是老闆也簽過字的嗎?這些費用都是一張張發票加起來的,卻又拿不出數據說話。

其實,這些工作看似是三項不同的問題,但去表就裏,這三個問題其實歸根結底是一個問題:

會計需要找到一個快速有效、安全方便的管理髮票報銷的手段和方法,來建立一套完善的發票報銷臺賬。

 

一聽到臺賬,可能大多數會計會迅速的想到Excel,筆記”Excel大法“是會計的安身立命的根本。

但是用Excel臺賬處理髮票臺賬並查重存在這幾個問題:

慢:手工登記發票的信息,效率低下,往往都需要先查重,再逐一登記;

煩:如果要查驗發票真僞,只能先去稅務平臺手工查驗,或者找當地稅務局查驗後再進行登記;

錯:人非聖賢,誰還沒錯,手工登記如此大量的數據,不出差就不正常了,而且錯了都沒法發現。

亂:遇到企業又多個會計同時處理髮票臺賬的話,數據各自爲營,合併起來麻煩,而且對查重來說還存在不可控的漏洞風險。

這樣看來,要處理髮票臺賬和發票查重工作,Excel也並不是非常行之有效的方式,當然,如果是土豪企業,直接上ERP、OA、財務軟件甚至是無紙化報銷也是輕而易舉的事。

而對於大多數企業單位來說,也不是沒有辦法解決這些問題,比如像微信小程序中有專門的電子發票查重工具。

而且這些雖然名字叫電子發票查重,其實也支持建立發票報銷臺賬,發票真僞查驗等功能,而且不止支持電子發票掃描,也支持支持發票的掃描或者手動登記。

其核心原理是通過掃描識別發票上的二維碼,自動解析發票的基礎信息,並自動查重和登記,如果配置了發票真僞查驗服務,還能同時完成發票真僞查驗。

如果企業有多人負責發票審覈工作,還可以通過聯合查重,建立發票管理團隊,團隊的數據共建共享,實時同步。

信息查驗完成之後,還可以通過補錄報銷人員等信息,形成完整的發票報銷臺賬,登記的臺賬還可以實時下載和一鍵自動發送到指定郵箱。

當然,如果不喜歡手機辦公,還可以配置專門的掃碼器,在電腦端完成這些工作,效率一樣槓桿的!

這樣不僅效率提高了,而且不怕出錯,報銷發票管理所有的工作一步到位。輕鬆愉快!

當然,更重要的是,老闆想要的數據實時都可以提供給他。讓他對你無法挑剔!

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