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SAP的物料編碼分析

SAP物料編碼

物料編碼涉及的部門多，對信息系統的影響大，爲了迎合大家對XX信息化事業的熱情，專門針對XX的物料情況，結合SAP系統的特點而作本文。
XX在搞信息化建設，信息化建設的第一步是標準化，標準化的一項任務是物料編碼，即物料數據的編碼。如果說XX是一個信息化巨人的話，數據是她的血液，物料數據和BOM分別是白細胞和紅細胞，而物料編碼則是紅細胞和白細胞的DNA。薩達姆有12個化身，通過測DNA可確定真身，計算機通過物料編碼確定具體是什麼物料。
物料是一個廣義的詞彙，包括採購的原材料，車間的半成品，備品備件，工裝都可以理解爲是物料，在SAP中，編碼有兩種方式，內部編碼（無意義編碼）與外部編碼（有意義編碼）
一、          內部編碼（無意義編碼），SAP推薦使用編碼方式。
內部編碼就是編碼沒有意義，見到編碼後不知道涵義。編碼是計算機識別物料的一種方式，對於使用人員識別物料主要通過物料描述和其它一些方式。
1）物料描述，是識別物料的主要方式，在20個漢字或40個字母內清楚的定義物料，可以在物料描述中加入物料的名稱、規格、圖號等，在SAP功能應用中，任何出現物料編碼的地方都會出現物料描述，所以說無意義編碼不會引起使用的障礙。
2）物料組，是一種分類方法，是一種對物料的分類方法，把物料分成較小的類別，往往與物料的具體屬性有關，在不知道物料編碼的情況下，物料組就代表着這一物料。如分成金屬材料、非金屬材料，金屬材料又可分爲有色金屬、黑色金屬等。
3）舊料號，是企業以前使用的料號，可以方便進行查詢，當然也可以把其它字段當成舊料號進行使用，如圖號。
4）物料類型，是對物料大類的一種區分，是從整體上對物料從管理角度對物料進行區分，不包括物料的具體屬性，常見的物料類型種類有原材料、半成品、成品、備品備件等
在SAP系統，以上五個字段都是查詢字段，且可以進行模糊查詢
二、          外部編碼（有意義編碼）
外部編碼是一種選擇和分類過程，是對整個企業的物料進行管理的過程，體現企業的管理思想，帶有傾向性，含有企業的價值判斷。因爲物料的編碼位數有限，必須在有限的位數以內，要選擇表達哪些信息。同時物料的編碼涉及全公司，可能會涉及到各個部門，在各個部門有着不同的價值判斷，且都具有一定的合理性，設計部門、生產部門、採購部、財務部等對物的理解都是不同的，因而對於物的表達也不同，而編碼要考慮到各個相關部門的需求與具體的業務。
更爲重要的是外部編碼體現未來的需求，體現對未來物料管理的要求，所以編碼含有預測的成份，進入編碼的有意義字段都表明了企業對未來的理解，不僅僅是預測物料的種類，還要預測物料分類、管理的方式。當然預測具有一定的不確定性。這體現在編碼原則上，就是編碼的可擴展性。
除此之外，外部編碼還要注意編碼人員的培養與培訓。外部編碼客觀上要求企業有精通物料的人才，要求對企業所有的物料有一個通盤的認識，包括所有的原材料、半成品、成品、工裝等，並且能提出一種大家都能夠接受的編碼方案。一般要求設立正式的編碼機構，確定各種物料的相應編碼流程。
外部編碼一旦建立後，要組織相應人員培訓。大家能不能熟悉起來，對一套有效的編碼的推廣也是至關重要的，編碼的培訓的成功也能夠檢驗編碼方案是不是符合企業的實際情況。
三、          內部編碼與外部編碼比較
本文主要從可行性、時限性與易記性方面進行比較。
可行性。內部編碼因爲無意義，所有企業都可使用，SAP作爲一家全球性的ERP 供應商，爲企業提供了一種方便易行的物料編碼解決方案。外部編碼卻要結合企業的實際情況才能決定，有的企業可以使用，有的企業因爲各種具體的情況不一定能夠在項目實施的短暫時間內建立起來。
時限性。內部編碼據有無限的可擴展性。外部編碼卻是要考慮到企業未來的需求，如果在設立編碼系統時沒有預測到物料的需求，就會引起編碼系統的混亂，逐漸整個編碼系統就會崩潰，這一點對SAP系統尤爲重要，編碼是計算機處理的基礎，物料編碼影響各個模塊，這樣物料編碼混亂會動搖SAP處理的基礎，會引起整個系統的混亂。一般來講，一套編碼系統如果在三年內還能和原來的設定吻和的話，就是一個不錯的系統，能夠持續到五年，就算是一個優秀的系統。
易記性。在這方面，內部編碼比較差，外部編碼這方面比較好用，企業中有許多人員往往可以記住許多物料的號碼，並引以爲豪，筆者不鼓勵在上SAP系統後背號碼，在SAP系統中你不知道號碼的情況下，你可以做任何事情。
   我們可以看出，由於外部編碼系統的建立、實施、培訓，都是費時費力的事情，且在運行後很容易出現各種問題，嚴重的甚至對整個系統運行構成威脅，一般來講，對於企業在項目實施前，已經有一套經得起檢驗的編碼系統的情況下，我們不推薦使用內部編碼，如果企業沒有一套經得起檢驗的編碼系統，我們一般推薦使用內部編碼。