《杜拉拉昇職記》中拉拉向員工傳授“開會原則”的片段,值得學習。
拉拉說:“一提開會,很多人就頭大,覺得既費時間,又解決不了問題。令人討厭的會議,多半目的不明、效率不高,缺乏主題控制和會議規則,造成東拉西扯,時間拖得很長,到最後,還沒有個相關結論,等會開完了,人也散了,才發現問題並沒有解決。
“——做任何事情都要有一個目的,所以開會的時候,開場白就要把會議的目的說清楚,讓大家圍繞這個主題展開討論,以免跑題,這是遊戲規則。打算花多長時間,解決哪些問題,這都是要預先講明白的。
“——然後,主持人需要提出流程建議,來推動會議的進程。比如昨天我提議用頭腦風暴的方式,讓每個人都寫出三條自己認爲最主要的問題,然後圈定其中重疊最多的三條以便集中討論,不然大家你一言我一語,會就開不完了。這方面的設計,主持人最好在會前就先想好。
“——在討論過程中,主持人需要不斷地去澄清並確認各方的觀點,比如昨天的會上,當我們收集完大家的紙條,列出最重要的三個問題後,我就問大家是否同意這是最重要的三條?
“——當大家意見僵持不下,或者衆說紛紜的時候,主持人要推動各方達成協議,比如昨天會上講到費用,你希望由你來決定最低額度,而蘇淺唱則希望通過小組討論來決定,最後陳豐做了個主,不需要到小組會上討論了,就由小區經理決定。
“——最後,主持人要做出總結,主要是一個SMART的解決方案,我們今天的會議做了什麼決定,在這個決定中,每個人的任務是什麼,其中要有下一次的跟進計劃。
“像你這樣到了經理級別的,開會要有明確目的、最終要落實一個解決問題的方案,這都不需要提醒了,估計主要需要注意的地方就是怎麼控制好會議過程,特別是當對方和你意見不一致的時候,怎麼去說服人家接受你的觀點、跟你合作。
“這中間,溝通技巧比較重要,因爲很多時候,當對方接受了你這個人,你的觀點就更容易被接受。假如因爲你的方式和態度使得他討厭你,你的觀點再正確,他也可能就是不理你。