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您將瞭解到：一個企業所需要的有效數據歸檔策略規劃工具及流程，是根據公司法規、數據管理以及存儲管理需求共同決定的。
下面是一則有關人們詢問美國首任總統林肯究竟男人的腿該有多長的故事。在回憶錄裏我們看到：“只要能夠着地面就好。”同樣的道理，當我們面臨歸檔數據需要存放多久這個問題的時候，相信答案也是類似的，“在需要的時候能取回來就好。”這段話的意思包含了有關數據歸檔程式的兩個最核心的變量因素：時間以及可訪問性。
時間，或者更爲準確的說法應該叫保留期限，是決定是否可以滿足企業潛在歸檔需求的核心。數據保留時間的要求可以說是多種多樣，通常取決於不同的應用。比如說，所有的企業都需要管理財經數據，通常會被要求保留七年或以上。人力資源相關數據需要被保留三年，但不同企業也會有不同的要求。醫療數據通常需要在患者的一生均要保留再加上七年，與核動力相關的數據則需要保留七十年甚至更久。
有關究竟數據應該存放多久，有一個通用的答案：法規遵從。在大多數情況下，數據保留期限要求需要滿足國家或者企業對數據保存時間的要求。一旦未滿足這些要求將被法庭責罰。另外一個層面，超過了保留時間也會導致企業的法律聲譽受到損害。
幸運或者不幸的是，大多數IT人員都沒有學習法律的背景。因此，設立數據歸檔策略就是將這些數據歸類然後設定一個保留週期。企業的法律顧問可以以此提供相關的參數作爲參考。如果法律顧問無法就此作答，那麼相應的數據負責人就需要提供相應建議，因爲他們是最熟悉這些數據的人。有些時候，法律顧問和部門負責人不希望拍腦袋做決定。這種情況下，IT部門就不能猜。如果沒有明確知道保留時間段，那麼默認的就是永遠。這對IT經理來說也是唯一的選擇。
歸檔在過去七年時間裏都是以一種隨意的方式被廣泛使用。歸檔可以代指將不常被訪問的數據遷移到高容量低成本或者分層存儲上，也可代指備份到磁帶後再導出到其它地方。企業不僅有數據保護策略，例如快照、複製以及備份，此外企業還有數據歸檔策略。不僅需要滿足如上提到的保留週期要求還需要滿足良好的性價比要求。滿足這些不同的需求難免會帶來複雜性，因此一個好的歸檔解決方案需要能提供必要應用顆粒度下的自動化的操作，同時確保對IT運營的影響最小。
數據歸檔的好處
IT部門通常願意將歸檔作爲應用相關加強的理由。具體說來，其帶來的好處包含如下的幾個方面：
· 節約成本。數據歸檔很大程度上都與降低成本的話題密不可分。並且作爲每GB存儲所耗費的成本相關。許多廠商會提供整體擁有成本這樣的分析。所有的諸如此類的分析都將產生一個正面的結果，其前提是同意有關數據輸入及對該模型的假設。
· 縮短備份窗口。即便是備份到磁盤上使用了數據壓縮和重複數據刪除技術，備份管理員往往會遇到備份窗口相關的壓力，原因是數據增長實在是太快了，年增長率通常達到約50%甚至更多。因此備份完全沒有改動的數據是沒有必要的。歸檔可以從備份任務中剝離數十TB的數據甚至更多。
· 法規遵從。正如前文提到的那樣，政府要求以及法律規定是履行數據歸檔策略的重要因素之一。即要滿足這樣的要求，同時又要降低成本並不是一件容易的事情。
· 知識保留。在當今大數據時代，企業越來越意識到海量數據分析的價值。意識到這點並非難事，但在如今的市場保持有競爭力的地位並非易事。
· 提升的性能。通過減少需要管理的數據量，或者將非活躍數據從活躍數據中剝離出來，企業可能會看到系統性能的微弱提升。
基於應用的歸檔產品則是爲特定環境定製的產品，並且集如上優勢於一身。SAP、email、Oracle應用都是很好的例子。基於應用的產品設計旨在以不損傷數據完整性的前提下了解應用本身的輸入輸出，這樣可以實現數據的剝離。通用的歸檔設備通常無法勝任此任務。當應對整個系統的實施時也許會需要一系列基於特定應用的歸檔工具，僅靠單一的某個應用歸檔工具或者通用系統工具都無法全面的解決問題。
