如何使招聘面試更有效（節選）
作者：盛青
中人網 入庫時間：2004年10月22日
招聘是外資企業吸引人才的主要途徑。
人力資源管理人員在招聘面試中的角色
人力資源管理人員在招聘面試中的角色包括四個方面：
1.諮詢：爲直線經理提供必要的、專業的招聘諮詢服務；建立專業的招聘政策和程序。
2.服務：負責開展所有招聘活動；負責候選人數據庫的管理和更新；執行與招聘相關的行政管理工作。
3.監督：保證招聘系統公正合理地運作，聘用適合的人選。
4.第二者：幫助直線經理平衡部門內外的合理和公平。
面試前的準備
1.閱讀應聘資料
面試前閱讀應聘資料十分必要。其目的在於收集應聘資料中的有效信息，包括應聘日期、自我推薦的求職信、個人情況、年齡和性別、籍貫、戶口及人事關係狀況、婚姻及家庭子女狀況、出差及異地工作意願、教育背景、最高學歷/全日制學歷、學位和職稱/專業資格、就讀學校、工作履歷、工作單位基本情況、行業與產品、職位和職責、服務年限、離職原因、外語和計算機技能、薪資福利狀況和期望、聯繫電話和地址、郵政編碼等。
需要注意的是，簡歷中大部分信息是真實的，但人們會習慣性地誇大優點而掩飾不好的方面。美國專家估計30%的求職簡歷注水，例如編造以往的薪資、職位頭銜、技能水平和工作業績，虛構教育背景、隱瞞處分甚至犯罪記錄。
因此，面試官要意識到應聘資料有可能被包裝過，應該特別注意以下信息：中斷學業或職業、經常轉換工作但事業無進展、成就和獎勵描述、薪酬變化、撰寫簡歷的風格和能力、文憑及其他與職業有關的有效資格證書等。
2.電話面試
大部分外企在正式面試前：首先進行電話面試，以補充瞭解應聘資料中不詳細或有疑問的信息，有利於做出更準確的選拔決定；確定候選人的最新狀況和意願，以便於招聘官進一步篩選出合適人選安排面對面面試；瞭解候選人更多的基本信息，節省招聘官面對面面試時所需的時間，使面對面面試時可以集中瞭解候選人的行爲事例和現場表現；異地面試前先進行電話面試，判斷有沒有可能有合適的人選，可以避免出現“白跑一趟”的尷尬局面。
面試官在電話面試前應仔細閱讀應聘資料，想好需要提問的內容：接通電話後，先做簡單的說明和自我介紹；詢問候選人是否方便接電話，如對方不方便，則與其預約時間，但間隔不要太長，以避免對方在做好充分的準備的情況下接面試電話：詢問對方座機號碼，以保證通話效果和節省對方費用；一般情況下不要在電話中直接測試對方的外語水平，做好電話面試筆記。電話面試時，簡歷上已詳細說明、沒有疑問的內容不要再問。最後挑選若干名最合適的候選人安排面對面面試，淘汰其他候選人。
3.面試時間安排
面試官要估計並預定完成面試所需的時間；安排好自己的工作和麪試的時間，確保面試時不受干擾。面試時間儘量選擇候選人方便的時間，最好安排在晚間或周未。
安排面試時間，還要考慮到人的生理週期。通常來說，面試官和候選人的反應能力在上午11點左右達到高峯，下午3點左右出現低谷，在下午5點時會達到另一個高峯。因此面試時間應儘量安排在生理高峯時間，避開低谷時間，以提高面試準確率。
4.面試地點安排
選擇可以不受干擾的面試地點：如果座位在窗口，要將窗簾拉上，避免強光，面試官應背向陽光，讓面試者面對陽光；保持面試房間良好的通風和適宜的溫度。應該向候選人提供茶水或咖啡，但不必提供食物，因爲那樣招聘官和候選人既吃不好，也談不好。
5.面試的行政安排
與候選人預約時間通知面試，確定面試時間表；通知候選人面試的詳細地點和緊急聯絡方式：禮貌地要求候選人面試時攜帶照片、相關證書原件等以備查驗；面試前要再次確認面試時間和地點：準備招聘宣傳資料、公司及產品的介紹資料；準備招聘職位的職位說明書：準備名片、面試筆記和評估表單等。
6.設計面試問題
面試官需要通過提問來考察候選人，主要方面包括：相應工作經驗、工作動機及興趣、表達溝通能力、分析、評估問題能力、判斷與解決問題能力、計劃組織和領導能力、工作主動性、誠實性、承受壓力能力、發展潛質、工作期望值等。
設計問題時首先必須確定所需的能力和行爲指標，以便於面試官分析相應的信息，以清晰的思路考察候選人的各項能力。定義各項能力含意，避免出現含糊。行爲指標把能力的定義具體化，它詳列了怎樣的行爲能達到能力的要求，並且進一步描述可以達到這個標準的工作表現。對於所有職位，同屬一項能力的行爲指標通常都相同，不同的區別在於具體職務的不同，可以按職位調整評審要求，
應該儘量採用開放式的問題，少問封閉式問題。所謂開放式問題是指候選人的回答必須是描述性的，例如：“請問你印象最深的最困難的一次工作是怎樣的?”“當你的同事對你的工作提出異議時，你是怎麼處理的?”“當你的工作與你的興趣愛好不一致時，你怎麼辦?”等等。封閉式問題是指可以用肯定或否定來簡單回答的問題，例如：“你覺得你適合這個職位嗎?”“你覺得你的工作能力很強嗎?”“你覺得你的溝通技巧怎麼樣?”。
儘量多問行爲事例問題，少問引導性問題。所謂行爲事例問題是指用候選人敘述的過去的行爲事例來評判候選人未來的行爲表現。例如：“請舉例說明作爲人力資源主管，你最喜歡做什麼工作?”“在過去一年裏，你遇到的最困難的工作是什麼?”“當你的工作與你的興趣愛好不一致時，你怎麼辦?”。引導性問題是指促使候選人提供他認爲面試官期望的答案，例如：“作爲人力資源主管，喜歡你所從事的工作嗎?”“當你發現下屬不守規章，你會處罰他們嗎?”等等。
面試程序及注意點
面試的基本程序通常包括下列步驟：
1.與候選人見面，面帶微笑，起身歡迎；
2.遞名片，自我介紹，歡迎候選人蔘加面試；
3.介紹此次招聘的基本程序；
4.簡要介紹公司及產品概況；
5.介紹招聘職位的主要職責；
6.覈實畢業證書及其他職業資格證書原件；
7.提問；
8.最後留出時間讓候選人提問；
9.說明面試結果通知候選人的時間和方式；
10.說明如果此次未被錄取，資料將存入人才庫以備將來有合適機會時再聯繫；
11.感謝候選人蔘加面試，承諾對候選人的情況保密。
作爲專業的面試宮，在面試時應注意：準時面試，不要讓候選人長時間等候；將電話切斷；注意自己的衣着；眼睛應正面注視對方的眼睛：已經清楚的內容不需要再問；避免重複問題：當候選人回答你的問題時，應點頭示意——表示你在聽他(她)的回答：注意觀察候選人的儀表氣質；注意候選人的肢體語言等非語言行爲；面試官的專業程度還體現在對每一位候選人的重視。面試過程中，面試官面帶微笑並注視候選人，而非咄咄逼人，或心不在焉；仔細傾聽候選人的言論，適時迴應，並做好筆記；有問必答，對不清楚或不知道，應禮貌而坦誠地告知不知道：製造和諧的氣氛，保持親切的態度，讓候選人感到舒服、自然；用鼓勵的眼光與候選人溝通、交流；當候選人答非所問時，可以說：“對不起，可能是我沒有講清楚，我的問題是……”；當候選人的聲音太輕時，可以禮貌地、微笑地提醒：“對不起，我聽不太清楚，能否請你講響一點……”等等。
面試官提問時應該注意集中在候選人最近的情況和教育背景，提問的問題應與工作有關。如果對候選人的回答有懷疑的，不要當場表示。
提問行爲事例問題必須瞭解事例的來龍去脈，即事件發生的背景、候選人在事件中的行爲表現、候選人行爲所導致的結果。因此，必須遵循STAR原則：s——Situation (情況)、T——Task (任務)、A——Action (行爲表現)、R——Results(結果)。
Situation (情況)/Task(任務)=爲什麼會發生?指候選人行爲的背景，爲什麼有這樣的行爲表現，包括候選人的職務或工作程序、主管或客戶對候選人提出的要求、在工作期限內，與同事合作完成工作任務。
Action(行動)=怎樣處理?做出了哪些實際行動?指候選人因某個情況或某項工作所做和所說的，透過這些行動，瞭解候選人以往的工作表現和行爲習慣，包括完成某項工作的步驟、如何籌備和進行工作項目、應付緊迫的工作或避免工作延誤所帶來的損失、本應實行但沒有做的補救措施。
Results(結果)=行動的成效怎樣?指候選人行動所導致的後果，以顯示其行動是否適當和有效。
按STAR原則面試的益處在於可以使面試官減少對候選人工作經驗的誤解，因爲面試官只需收集有用的資料(即候選人過去的行爲事例)，而不是從心理角度分析其行爲；避免面試官的主觀看法影響對候選人的評估，因爲面試官對候選人的評估是建立於其行爲表現，而不是面試官個人的主觀感受和直覺：避免候選人提供含糊空洞的信息，利用行爲事例，可以使候選人難以隱瞞過去的表現，而必須提供確切和真實的信息資料。
候選人的回答可分爲三類：有完整的STAR；只有部分的STAR-STA，STR，AR；完全是假的“STAR”。如果候選人回答的是含糊、主觀、理論性或有待實踐的空談，即是假的STAR事例，則面試官無法從這些事例獲得有關候選人的準確有用的信息。當候選人回答的是部分“STAR“或假的”STAR“時，面試官應該跟進提問。
做好面試筆記
做好面試筆記有利於面試官集中精神收集”STAR“；在一次面試多名候選人時，面試官不會混淆候選人和他們的面試情況，避免對多名候選人面試時會產生的序位效應；便於建立相應的面試報告，提交給下一輪的面試官參考；面試結束後，小組討論面試結論也需要有面試記錄，面試筆記使面試官做決定時有更大的信心。此外，記錄下當時面試瞭解到的情況，有利於建立人才儲備庫。
專業的面試官在面試時只快速記下重要的或必需的信息，記錄面試中觀察到的行爲。爲節省時間，往往只寫下主要詞句並用自己知道的符號作記號。很多外企採用預先設計好格式化的筆記，以便於快速做筆記，同時可以避免面試時遺漏了解候選人的某方面的重要信息。要注意的是，一般來說，面試高層職位或獵頭公司推薦的候選人時，最好不要當場做筆記。
影響面試的心理效應
因此.專業的面試官在面試時會注意調整以下這些心理因素：
1.歸因效應：面試官認爲自己是全能的”上帝“，永遠正確，居高臨下的態度對待候選人，過分相信自己的直覺。
2.異性效應：面試官受異性吸引，尤其對外表氣質佳、言談舉止得體的異性容易產生好感。
3.首因效應(初始效應)：面試宮對候選人的第一印象作用很大，在面試開始3分鐘內，85%的面試官己做出決定。
4.暈輪較應(聯想效應)：面試官容易被候選人的亮點所吸引，忽視觀察其他方面，往往會忽略候選人的全部特點。
5.對比效應：面試官在連續面試多名候選人時，做出的面試評估會受面試的前一個候選人的影響，並會有無意識地對前後候選人進行比較的心理趨向。
6.序位效應：面試官在連續面試多名候選人時，會對最初和最後面試的候選人印象特別深刻。
7.中央趨熱效應：面試官對連續面試的多名候選人評分時，當對候選人的評估感覺沒有把握時，打的分數往往集中在中間段。
8.惺惺相惜效應：面試官傾向於認同自己的“同類”(例如：同愛好、同氣質、同校、同宗教、同族等等)，而更適合招聘職位的“異已“被拒之門外。
面試結果的評估分析
面試結果的評估主要通過面試筆記分析。面試官根據面試筆記，將收集來的信息歸納在各項能力之下，分析信息的內容和觀察到的情況，確認完整的“STAR”，並將“STAR”分類至不同的能力，決定有效和無效的“STAR”，衡量“STAR”的重要性，判斷與申請職位的相關程度、行爲的影響程度、行爲發生的時間，最後在每項能力下做出評價或評分。
對於面試結果的評分，外企普遍採用統一的、簡潔的評分系統，例如：以5分表示極好，遠超過職位的要求：4分表示很好，可以接受，超過職位的要求；3分表示可以接受，符合職位的要求：2分表示不可以接受，未達到職位的要求：1分表示完全不能考慮，遠未達到職位的要求。還可以加評分備註，例如：以N表示沒有機會觀察或無法評分；W表示觀察到了，但沒有足夠的信息加以評分；H表示評分太高等等。
最後，所有面試官根據各自的面試整體情況，對照招聘職位的要求，商討各項能力的評價，最終得出一致認可的評估結果，做出最終的聘用決定。
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