曾經在2001年做CRM產品的時候，因爲CRM產品的客戶狀態升遷，每個具體用戶的升遷規則可能會不一樣，技術主管說要集成一個工作流軟件工具......，那是我第一次聽說工作流。當時很不理解，這工作流軟件如何能做到將業務流程定義進去呢？當然，那時候工作流軟件工具還不成熟和完善，也或者我們也沒有達到那個層次，後來終究還是沒有用上工作流。
工作流軟件，顧名思義，就是業務信息數據在多個環節模塊之間的流轉。按照工作流管理聯盟的定義，工作流指的是“業務過程的部分或全部在計算機應用環境下的自動化”。在實際應用過程中，爲了實現對業務過程的工作流管理，需要對業務流程及其各個步驟之間業務規則的抽象，概括，做成一個統一通用的流程管理軟件系統，這種軟件系統就是工作流管理系統。
工作流管理系統的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程工作之間以及羣體成員之間的信息交互。工作流管理系統將業務流程中工作如何組織協調在一起的規則抽象出來，從而分離了具體工作的邏輯和流程組織的邏輯。實現對業務過程的抽象建模、業務過程仿真分析、業務過程優化、業務過程管理與集成。從而最終實現業務過程的流程自動化管理。
開發人員或者流程的應用人員遵從工作流管理系統的規則或約定，設計和實現具體的業務流程。
流程管理和監控：主要指組織機構、角色，流程實例等數據的維護管理和流程執行情況的監控；
工作流軟件，顧名思義，就是業務信息數據在多個環節模塊之間的流轉。按照工作流管理聯盟的定義，工作流指的是“業務過程的部分或全部在計算機應用環境下的自動化”。在實際應用過程中，爲了實現對業務過程的工作流管理，需要對業務流程及其各個步驟之間業務規則的抽象，概括，做成一個統一通用的流程管理軟件系統，這種軟件系統就是工作流管理系統。
工作流管理系統的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程工作之間以及羣體成員之間的信息交互。工作流管理系統將業務流程中工作如何組織協調在一起的規則抽象出來，從而分離了具體工作的邏輯和流程組織的邏輯。實現對業務過程的抽象建模、業務過程仿真分析、業務過程優化、業務過程管理與集成。從而最終實現業務過程的流程自動化管理。
開發人員或者流程的應用人員遵從工作流管理系統的規則或約定，設計和實現具體的業務流程。
工作流系統結構圖：
天藍色藍色：軟件構件，完成工作流管理系統不同組成部分功能的實現；
黃色：系統控制數據，工作流管理系統中的一個或多個軟件構件使用的數據；
棕色：應用與應用數據，對於工作流管理系統來說，它們不是工作流管理系統的組成部分，而是屬於外部系統和數據，它們被工作流系統調用來完成整個和部分工作流管理的功能。
web工作流管理系統主要功能：
業務流程建模;
參與的用戶，權限，角色設計；
工作流測試運行；
業務表單模塊的建立；
流程發佈運行；
流程管理和監控；
流程出錯後的修復。
通常開發一個工作流管理系統主要包含如下幾個部分：
工作流引擎開發
工作流定義工具
自定義表單模塊
流程管理和監控
工作流引擎： 主要是實現業務流程的規則抽象，模型的建立，解釋，以及爲流程實例提供運行環境，並解釋執行流程實例。
工作流定義工具：主要是實現工作流的描述文件的定義和建立，通過可視化的方式把複雜的流程定義以圖形化的方式顯示出來，並加以操作。
自定義模塊：主要指自定義表單，實現業務模塊的工具。
流程管理和監控：主要指組織機構、角色，流程實例等數據的維護管理和流程執行情況的監控；
