Excel數據分析系列（3）：Excel數據錄入與規範

作者 | CDA數據分析師

Excel 數據錄入

使用填充柄快速錄入數據

深入理解填充柄左鍵拖曳填充數據：

對於數值型數據，默認是複製填充方式；

對於文本型數據和日期數據，默認是順序填充方式。

如果按住Ctrl鍵進行拖曳，則默認方式會發生逆轉，

即複製方式將變爲順序填充方式，順序填充方式將變爲複製方式

常見應用場景：

1. 快速生成序列

2. 快速複製公式進行計算

3. 快速填充提取規律信息

   …

Excel 數據規範

Excel 數據類型

數據類型
文本	英文字母、中文字符、特殊符號、數字形式文本……
數值	0、1、2、3、4、5、6……
日期時間	1900-1-1、2019/1/1 12:00:00
邏輯值	TRUE、FALSE
錯誤值	#VALUE！、#DIV/0!、#NAME！、#N/A、#REF!、#NULL！、＃NUM!

Excel 自定義數字格式

在Excel 中可以通過設置數字格式或者自定義數字格式來改變數值的顯示方式，其格式代碼的語法結構分爲四個區段，區段之間用分號“;“隔開。四個區段分別用於設置特定數值的格式（即數值的顯示方式），語法結構如下：

正數格式；負數格式；零格式；文本格式

區段1	區段2	區段3	區段4
設置正數的顯示方式	設置負數的顯示方式	設置零值的顯示方式	設置文本的顯示方式

在實際使用中，自定義格式代碼的四個區段不一定全部使用，使用部分區段的規則如表所示：

區段數	代碼結構
1	格式代碼作用於所有類型的數值
2	第1區段作用於正數和零值，第二區段作用於負數
3	第1區段作用於整數，第2區段作用於負數，第3區段作用於零值
4	分別作用於：正數、負數、零值和文本

常用的格式代碼有如下表所示：

代碼符號	符號含義及其作用
G/通用格式	不設置任何格式，按原始輸入顯示。同“常規”格式
#	數字佔位符，只顯示有效數字，不顯示無意義的零值
0	數字佔位符，當數字比代碼的數量少時，顯示無意義的零值
？	數字佔位符，與“0”作用類似，但以顯示空格代替無意義的零值。可用於顯示分數
.	小數點
%	百分數顯示
,	千位分隔符
E	科學計數符
“文本”	可顯示雙引號之間的文本
！	強制顯示下一個字符。可用於分號(😉、點號(.)、問號(?)等特殊符號的顯示
\	作用與"!"相同。
*	重複下一個字符來填充列寬
_	留出與下一個字符寬度相等的空格
@	文本佔位符，同“文本”格式
[顏色]	顯示相應的顏色，常用顏色有：[黑色]/[black]、[白色]/[white]、[紅色]/[red]、[青色]/[cyan]、[藍色]/[blue]、[黃色]/[yellow]、[綠色]/[green]
[顏色n]	顯示相應顏色代碼的顏色，n的範圍在1-56之間
[條件]	設置條件。條件通常由">","<","=",">=","<=","<>"及數值組成
[DBNum1]	顯示中午小寫數字，如“123”顯示爲“一百二十三”
[DBNum2]	顯示中午大寫數字，如“123”顯示爲“壹佰貳拾叄”
[DBNum3]	顯示全角的阿拉伯數字與小寫中午單位的結合，如“123”顯示爲“1百2十3”

Excel 日期與時間的規範

日期和時間的存儲方式

在Excel 中，日期和時間是以一種特殊的數值形式存儲的。

Windows操作系統上所使用的Excel 版本中，日期系統默認爲”1900日期系統“，即以1900年1月1日作爲序列值的基準日（第1天），當日的序列值計爲1，然後向後累加天數。例如：1900年1月3日的序列值即爲3，即與1900年1月1日相差3天。

日期的序列值是用整數來進行表示的，一天的數值單位就是1，時間則是用小數表示，通過計算可得：

1小時 = 1天/24 $\approx$ 0.04 天

1分鐘 = 0.04天/24 $\approx$ 0.0017 天

因此，若想查看某個日期時間的序列值，可以將其數據類型轉換成數字進行查看。

規範日期

Excel 一般使用以下3種規範日期格式：

1. 使用短橫線分隔符”-“的輸入，如：2019-9-9
2. 使用斜線分隔符”/“的輸入，如：2019/9/9
3. 使用中文”年月日“的輸入，如：2019年9月9日

批量規範日期的方法有很多，在這裏主要介紹2種情況：

1. 使用查找替換：將”2019.9.9“格式的日期規範成正確格式
   斜線分隔符”/“的輸入，如：2019/9/9
2. 使用中文”年月日“的輸入，如：2019年9月9日

批量規範日期的方法有很多，在這裏主要介紹2種情況：

1. 使用查找替換：將”2019.9.9“格式的日期規範成正確格式
2. 使用TEXT函數：將”190909“格式日期規範成正確格式