淺談檔案數字化建設的意義

　　隨着社會信息化進程的加快,信息已經成爲人類社會活動和經濟活動的必要資源。信息技術的高速發展和推廣應用使得信息產業成爲國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一。而檔案做爲一種原生的信息資源,其重要性正日益凸顯出來,檔案數字化建設是信息技術發展的必然需求,另一方面國家對信息資源開發重視程度的提高推動了檔案數字化建設發展。檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求,是檔案工作者目前一個非常重要和緊迫的任務。 
　　檔案數字化建設的意義主要有以下幾個方面 
　　 
　　一、 檔案數字化建設是實施並拓展現代信息資源共享的必然要求 
　　 
　　把用戶的需求放在第一位一直是檔案工作的目標,但傳統的檔案服務主要侷限於閱覽室,然而到檔案館的用戶只是所有用戶中很小一部分比例。做爲一種不可替代的社會信息資源,檔案信息不僅被傳統的習慣於利用紙質檔案原件或複印件,習慣於到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要,也是熟練掌握各種信息工具,習慣於輕點鼠標在網上衝浪的信息用戶應該享有的寶貴財富。英國曼徹斯特大學的檔案同仁對於檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向:越來越多的檔案利用者可能是檔案網站的在線用戶,越來越多的檔案信息服務將通過數字化、網絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數字檔案館。 
　　對於已經將互聯網作爲主要的信息獲取和利用方式的用戶而言,如果沒有數字化檔案的支持,就無法通過網絡搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識和查閱資料,那麼他們的檔案信息需求將無法滿足。毫無疑問,未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉向內容,從紙張型轉向數字化、多媒體,從到館查閱原件轉向搜索和點擊檔案網站。只有尊重新型檔案利用需求的出現,重新定位利用者類型,並對未來利用需求進行理性判斷和預測,才能在社會變化中仍然較好地發揮檔案的信息價值。 檔案數字化變革對未來檔案利用有着深遠的意義,是現代資源共享的必然要求。 
　　 
　　二、檔案數字化建設是提高檔案的可利用性,開拓檔案發展前景的基礎 
　　 
　　傳統的檔案給人的印象是隻有研究類學者纔會去閱讀,檔案枯燥的內容和高深的理論似乎只有學術研究人員才能去利用,對於那些不想利用原始檔案資料的網絡用戶來說,檔案信息形態的單一是對他們的需求習慣和方式的輕視,是對他們利用的權利的剝奪,這也造成了檔案信息的利用長久以來處於尷尬的困境之中。從國家檔案局1994-2003年的統計數據中顯示出館藏檔案利用與99%以上的人不相關、檔案利用與90%以上的館藏檔案不相關。 檔案信息利用本質的複雜化是造成這一窘迫局面的一個非常重要的原因。對於檔案信息的本質特點所導致的利用障礙,我們可以通過轉換檔案信息形態或載體性質,組織和深度加工檔案信息內容,可以來彌補和相對弱化,這正是“檔案信息數字化”可以完成的任務。 
　　另外隨着社會的發展,信息的開放,許多時尚的人也渴望對檔案的利用,他們希望在任何時候任何地方都能獲取針對自身獨特需要的有價值的信息。尤其是互聯網技術的迅速發展,網絡用戶的信息需求層次也逐漸提高,越來越多的人對個性化的要求不斷提高,個性化信息服務是指基於信息用戶的信息使用行爲、習慣、偏好和特點,向每一個用戶的獨特信息需求進行有針對性的服務。個性化信息服務是人類社會生產力發展到一定程度,在信息服務領域內所呈現的一種社會特徵,是信息服務的發展方向。數字化檔案信息就爲他們個性化服務的提供了基礎。對於信息服務機構來說,是否能提供經過篩選、整合、優化後的“個性化服務”將是未來衡量信息服務水平的指標之一。檔案信息數字化將爲個性化的檔案信息服務提供基礎條件,它對於檔案利用活動中各參與主體會產生積極影響,在一定程度上會提高檔案的利用率。檔案數字化建設是提高檔案可利用性的需求,是開拓未來檔案發展前景的必要基礎。 
　　 
　　三、 檔案數字化建設是增加檔案的保存性,完善檔案管理的迫切需要 
　　 
　　甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質這些信息的載體,在檔案史上經歷了幾千年,記錄下了人類文明史。而近年來,他們迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,形成了現在的電子檔案。電子檔案的應用不但能提高檔案管理工作效率,優化館藏,也能減少檔案的體積,緩解庫房緊張的狀況。然而有許多檔案館的電子檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應,利用紙質檔案的管理經驗及較原始的檢索利用水平來管理電子檔案,使得絕大部分電子檔案無法採集、收集和提供利用,甚至造成電子檔案的清洗、丟失,這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。另外從檔案的管理來說,目前檔案的管理正從檔案的保管和利用職能向信息採集、管理和服務職能轉變,向檔案信息資源的合理配置、科學管理,爲社會提供高效、優質的服務方向轉變。傳統的管理模式不能適應信息巨大的電子檔案的管理要求。電子檔案的出現給檔案的保存、管理提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數字化。檔案數字化是檔案載體的更新換代的迫切要求也是提高檔案管理工作必然趨勢。 
　　檔案數字化建設是一項長期而又複雜的任務,它對檔案標準化、規範化水平,系統的整體水平都有較高的要求面對這種挑戰我們檔案工作者應積極應對,我們要開拓視野,不斷學習檔案管理及相關知識,利用現代化技術爲檔案工作,進一步開發檔案的潛能和可利用性爲檔案的需求者提供更好的服務。