how to do English Scientific Presentation

 怎樣做英文科技報告

今天去聽了一個關於軟件使用的講座。因爲經常使用這個軟件，同時也聽聞這個軟件兩週之前推出了最新版本，所以去的時候對這個講座很有期待。講座是由一個德國人用英語做的，整個過程讓我很是失望，讓我深刻的感受到一個好的話題被糟蹋了（呵呵，有點誇張，稍候我會做些解釋）。聯想到最近一直在上的一門課——How to do English Scientific Presentation, 想着把課程上的一些好的內容加上自己的理解和大家分享。首先必須感謝，給我上這門課程的老師，普瓦捷大學（Universite de Poitiers）的Marie-Hélène TOMLINSON 老師。我想把這個內容分兩次寫完，這裏是第一部分。實際上主要內容一方面是做報告的技巧，另一方面是英文表述方面需要注意的地方（主要是Spoken English和written English的區別）。
1. Introductions
聽衆總是很挑剔（應該說越來越挑剔），他們會在很短的時間決定是否喜歡這個演講者，是否想聽這個報告。而這個決定是受到演講者的外表、她或他的站立的方式和他|她說第一句話時和聽衆的目光交流。所以一開始的時候總是要特別注意，因爲大部分的講座在一開始就失去了許多潛在的聽衆。

It is essential to speak slowly at the beginning as nervousness speeds us up.

開始的時候總是要慢，不要着急，尤其是用英語作講座的時候更是如此。但是大部分人總是會不由自主的加快語速，這個也容易理解，因爲緊張，想着越快結束越好，直接的結果語速很快。You should begin a presentation in a cheerful way with a smile.
那麼具體怎麼開始，第一句話說什麼？

有一些選擇：比如說（1）考慮到內容比較難懂，先表示歉意；（2）因爲沒有足夠時間準備，先道歉；（3）介紹自己的一些相關的信息；（4）告訴聽衆不要用問題打斷報告；（5）開始之前講一個小的笑話；（6）告訴聽衆整個報告大概要持續的時間；（7）告訴聽衆是否會有散發材料（handout），等等。你會如何選擇？
簡單說一下我們和老師討論的結果：（1）和（2）絕對不允許，（3）注意到要提及自己的相關信息，那麼什麼是相關信息?比如說教育經歷、研究興趣、現在研究單位等等，不要太多；（4）可以考慮，但是注意以下兩個句子的表述：

1）
可以打斷：Please do feel free to interrupt me at any point.
2）
不希望打斷：I will be happy to answer questions after the presentation.

（5）這一點很有意思，因爲我們上課的是來自世界上不同的國家，結果發現一般來自歐洲的同學都比較贊同這點，但是來自亞洲的同學就覺得很奇怪，今天去聽的這個講座，報告人應該講了不下十個小笑話，我感覺很彆扭，但是周圍的同學和老師都覺得不錯。所以，如果你的演講對象主要是歐洲人話可以嘗試一下，但是注意笑話不能太長，更要考慮到文化、性別差異（儘量不要用國內的朋友間經常說的日本人的笑話和葷段子）。於我的想法：既然有這麼多選擇，而這個你又拿不準，所以最好放棄；
（7）也是靠一考慮，但是一個問題？如果你有相關的散發材料，你會在報告之前還是報告之後發呢？這個問題，仁者見仁，智者見智。可以提醒的一點是，我們做報告是希望通過語言告訴聽衆一些東西，而不是希望聽衆把有限的時間用來讀你的材料上（這裏有一個研究結果和一個直接的生活經驗：科學研究發現—人不可能同時用耳朵和眼睛接收信息；生活經驗也告訴我們一旦一個講座有點難懂，手頭上如果有相關文章的時候，絕大部分人都會選擇閱讀相關材料，必然同時停止通過聽來接收信息），從這點來說在報告之後再發是比較好的選擇；另一方面，如果分發材
料是重要的數據和圖表的話，在演講之前發更容易讓聽衆理解。
2.Introduction常用的句子

FRAMEWORK

Good morning/ afternoon, ladies and gentlemen.
My name is (………….) and I am currently completing a (………….) in (………….)
This morning/afternoon, I am going to be presenting/ reporting on/ talking about (注意這裏的表述方法，老師重點強調一定是這樣表述，和我們日常說的有點不一樣)
OR: The subject/ topic of this presentation is (………….)
I have divided my presentation into three parts
I will begin by outlining the main goals of my (our) project/research giving you an overview of the history of (………….)
filling you in on the background to the project
making a few observations about the issues in (………….)
Then I will going on to discuss the implications of (………….)
highlight the main advantages of (………….)
I will finish by looking at the application/ prospects of (………….)
making recommendations regarding (………….)

關於報告的持續時間的表述：

My presentation will last about 20 minutes.

關於控制報告的連接詞，下面兩套足夠了，但是不要用混：

1）
First of all/ Then/ After that/ Next /Finally, I am going to describe (………….)
2）
Firstly/ Secondly/ Thirdly/ Lastly I will take a look at (………….)

一些小提示：

Smile and establish eye contact with the audience
Speak clearly and not too fast
Use visual aids to emphasize your points—As you can see, …..
Use simple, short sentences and words
Throughout your presentation, make sure to pronounce the ‘’ French-looking’’ words in an English way—

因爲我在法國上課，大部分的法國學生因爲法語和英語接近，所以即使在日常生活中講英語的時候會把一些單詞發成法語的音，所以這條之對說法語的學生來說有效；
最後介紹兩個非常強大的專業詞典網站：merriamwester.com 和granddictionnaire.com 你很多英語長的專業詞語（很多複合名字等等），你拿不準發音，上這兩個網站查查，總能找到答案。
先寫到這裏，下一次我會主要寫一些關於Spoken English和Written English的區別（我們也稱之爲Language）; 具體怎麼使用simple, short sentences and words；另外的一些細節，比如說PPT的使用注意事項等等。
LANGUAGE
當我們準備報告內容的時候，我們習慣性的使用很多正式的詞語（formal words），常用一些我們寫科技論文的常用句子。這是一個很明顯的失誤，因爲這些句子有點晦澀難懂，拉大了我們和聽衆之間的距離。
正確的做法：You should think of a presentation in English as a conversation, a little one-sides,but a dialogue nonetheless. Simple words are best.
當老師提出這點的時候，班上的法國人都很難以理解，因爲在他們日常生活中總喜歡說很長的句子用很正式的詞語，所以這點對以拉丁文（Latin-based）爲基礎的語言爲母語的學生有點難，對我們亞洲人倒是無所謂。

下面左邊是一些常用的正式詞語，一般在報告中很少使用，都用右邊的詞語代替，大家自己選擇一下，以後記得在報告中儘量使用這些簡單用語。

1. additional	A. make
2. approximately	B. meet
3. assistance	C. enough
4. encounter	D. get
5. immediately	E. need
6. manufacture	F. extra
7. obtain	G. about
8. purchace	H. help
9. require	I. now
10. sufficient	J. buy

1-F 2-G 3-H 4-B 5-I 6-A 7-D 8-J 9-E 10-C


幾點忌諱：（１）當我們有比較大詞彙量的時候，總是想着用一些不常用的詞語；（２）使用一些行話（Jargon）來顯示你的能力
（３）用很長而且負責的句子。（Long, elaborate senteces are a sign of a good speaker?）NO!!!!
Written English vs. Spoken English
Marie-Hélène TOMLINSON 老師是一個英國人，但是一直在法國工作，聽了無數的英文報告，很多時候聽報告的感覺——表達方式和內容都沒有問題，但是就是不習慣，原因就是很多語言是用來讀而不是用來聽的。
我隨手拿起桌子上的一篇文章，寫下第一句話：The analysis of more complex flow physics has been required continuously with the development of aerospace industry and it has been also true in the field of computational fluid dynamics. 你會在做報告的時候說這麼長的句子麼？沒有必要，而且說了之後大家聽的也費勁，用長句是做英文科技報告中最吃力不討好的事。簡單把上面的句子分成幾個短句：The analysis of more complex flow physics has been required. This is beause of the development of aerospace industry. And the field of computational fluid dynamics also need.
大家可以看看下面的幾個句子，有沒有問題？
1.  ……and then I am going to give some examples of …….
2.  …….secondly, I’d like to talk abouthe issures related to…..
3.  …….finally, I will look at the possible application of ……
當我們說講座的計劃表（schedule）是，將來進行時（the future continuous）常常用到（I will be ….ing / I am going to be …ing），但是我們往往用錯，比如說上面1. 的正確的表述應該是：……and then I am going to be giving some examples of …….，你也可以把其它兩個句子進行類似改正。當然，你也可以用更爲簡單的說法：today, I will present……
一個原則：You do not have to use it but it is quite common.所以你可以不說，但是你聽到了也不要奇怪哈。
Passive VS. Active
Written English 和 Spoken English的一個重要區別： Spoken English多使用主動語態，而Written English 多使用被動語態。–In active senteces, the subject performs the action. Examples: The technician repairs the machine. –In the passive, the subject is not important or is not know. What counts is the result, the action itself, and not the person who performs the action. Examples: The machine is repaired.
COMPOUNDS
1. COMPOUND NOUNS（複合名詞）
A centrally-located fifty-eight floor two hundred and ten metre high glass and concrete office building–這是一個詞哦，有點長吧？注意兩點：這個複合名字最重要的詞語是哪個？ 怎麼讀？（我好像不能給出標準答案，大家自己想吧）
Plurals in compound nouns, 複合名詞的複數，這點也很重要，我想下面的這個例子和規則可以幫很大的忙。
A 4 piston engine = an engine with four pistons; Two 4 piston engines = two engines with four pistions；規則：Only the last noun in a compound noun can be in the pural form.
2. COMPOUND ADJECTIVES（複合形容詞）
A compound adjective is a group of words that qualifies a noun. 常見的有兩種形式：
—ING form in compound adjectives: active form. The noun that is qualified produces an effect. For exmaple, a sound-absoring device: a device which absords the sound.
—ED in compound adjectives: passive form. The noun that is qualified is submitted to an action. For exmaple, A hand-operted tool: a tool that is operated by hand.
解釋起來還比較麻煩，最好的辦法就是記住兩個例子，估計大部的問題都能解決，實在不行就只能再查查資料了。
這是《怎樣做英文科技報告》第二部分，還剩下第三部分近期總結完，主要內容將會包括：常用的書面語的代替表達；Signposting的活用；（先簡單說明一下：大家知道道路上有各種標誌，簡單的一個詞語就足以讓我們怎麼走，這和我們口語表達的實質是相同的 ——使用簡單用語）；Visual AIDS and boundy language（輔助工具和肢體語言）；TIPS FOR POWERPOINT PRESENTATIONS.
有衆多研究者研究了對演講的聽衆的影響因素：內容（content）、語調（tone of voice）和肢體語言（body language）。其中一個著名的模型Dr Albert Mehrbian’s communication mode給出了各部分的影響比重，估計這個結果會讓你有點吃驚。

Three elements	Impact
Content	7%
Tone of voice	38%
Body language	55%

受過科學訓練的聽衆相對應未受過訓練的聽衆更加註演講的內容，但是語調和肢體語言的重要性還是非常突出。
Body Language and Voice

• 站直，兩腳稍微分開，總是面朝聽衆。你可以扶着講臺（lectern），如果有的話；但是不能坐在上面，靠着也不行。
• 手勢、身體的移動、臉部表情都可以幫助你抓住聽衆的注意力。
• 不做手勢的時候，雙手怎麼樣？兩手可以握着放在肚子前方，但是不要太緊。
• 避免身體習慣（physical mannerisms）如玩筆、pointers、口袋裏的硬幣，擺弄頭髮等等。
• 眼神。這點非常重要，通過和聽衆的眼神交流可以幫助演講者評估演講的效果。如果聽衆看起來很困惑或不太肯定，演講者就需要慢下來，並重復重點。儘量做到整個演講90%的時間眼神是放在聽衆身上的。
• 用一種談話的語調演講，注意不要說的太快。有人認爲說的快可以顯示自己對內容的熟悉，實際上說的太快只能別人感覺你很緊張且缺乏自信。注意停頓（Plauses are essential to a strong delivery）！介紹一個新的要點和展示了一個新的圖片的時候都需要停頓，讓聽衆有時間思考和過渡。
• 微笑。A smile at the opening and here and there in the presentation sends a powerful nonverbal signal to the audience that you are comfortable, self-assured and in control. An occasional smile also help you to relax.

 

Visual Aids (輔助工具)
一個好的報告，輔助工具必不可少，如一種常用的一種輔助工具——幻燈片（slides）。（其實這個不是很流行現在，大部分的報告都用PPT，但是正規的學術會議上還是經常可以看到）。使用注意幻燈片時候要注意三點，

• 聽衆不能同時聽和讀！這裏再次提及這點，因爲這點真的很重要。
• 規則——每三分鐘最多使用一張幻燈片。
• 規則——每張幻燈片最多隻有八行文字，儘量中核心詞語，力求保持簡單。（keywords）

另外一個經常使用的輔助工具——POWERPOINT
使用PPT的主要問題：字體大小和字體類型，背景和文檔的背景顏色，數據太多，每頁的內容太多。

• 字型和大小:避免全部使用大寫字母；字體大小可以爲18號字或者大些，如果是參考文獻 用14號字；用Sans Serif字體（如，Arial）
• 顏色：Dark letters against a light background are best for smaller rooms or for teaching; Light letters against a dark blue or black background work better in a large room;Avoid red/green combinations;choose colours carefully.
• 佈局：Keep the layout and style as consistent as possible; Every slide should have a heading; Keep text blocks short and simple;Keep text blocks short and simple: try to limit text blocks to two lines each;it is often effective to ‘unveil’ a list point by point; Do not overuse animations and do not have any screeching sounds as text enters; Do not cram too much information into one silde; try your best to include a simple image on every slide;But do not use too many slides.

Signposting
路上有很多標誌和指示語，簡單的一個詞語就能讓人知道怎麼走；做科技講座的時候是同樣的道理，在過渡的時候，下面一些詞語會非常的有用：to move on; to go back; to summarize; to expand on; to recap; to turn to; to digress; to conclude; to elaborate on.
這三部分都是我上課時候的筆記，我也沒有很多做英文報告的經驗，也希望在以後不斷進行實踐。個人認爲一個成功的報告就是讓別人知道和理解報告者想表達的東西，只要有助於幫助理解的方法和細節都應該採用。