兩小時做好項目溝通計劃

你在執行項目時通常花費最多時間在什麼部份呢？跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟企業內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協調配合事項．．．對項目經理來說，每天大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。

    溝通，可以很簡單，也可以很複雜。對於部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什麼難的。可是在項目過程中有那麼多的人與項目有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在於「在什麼樣的時間，運用什麼樣的方式，將什麼樣的信息，傳達給什麼樣的人」。

    很多項目經理都是屬於「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什麼項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱着應付的心態來面對信息的供應。

    如果換個比較主動的角度來看，項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什麼，這些信息一定有重複的地方，然後將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動爲主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經理的工作管制之中，這樣對項目經理而言，也沒有任何的「意外」。轉貼於：中國項目管理資源網

    講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：

    (1) 認識項目干係人
    (2) 分析項目干係人的信息需求
    (3) 依照信息需求找出信息種類
    (4) 將信息種類歸類
    (5) 決定信息傳遞的週期
    (6) 決定信息傳遞方式
    (7) 蒐集信息
    (8) 傳遞信息
    (9) 檢討信息傳遞成效