遠程辦公需調整工作習慣,工具只是輔助而已

2月份,本是不少企業開工的日子,但是由於突然疫情,大多數企業無法正常辦公,而是必須在線上遠程辦公。無論是對於企業還是個人,這場突如其來的病毒都是一次巨大的挑戰,能否從容應對,甚至關乎企業的生存。

必須要承認的是,疫情時期的遠程辦公與往常的線上溝通有着諸多不同,我們可能要面對「全員」的遠程協作,持續時間無法估計,很多團隊對此也沒有絲毫準備。今天就從團隊協作、個人管理的角度出發,向大家介紹一些遠程辦公中需要注意的要點。

1、在線協作:項目管理不只是領導的事
對於一個遠程辦公團隊來說,首先要解決的問題就是成員之間的協作。我們之前已經給大家介紹過一些在線筆記工具,像石墨文檔、印象筆記等,它們都在疫情期間開放了相關的遠程協作功能,能完成保存、同步、協作等基本需求。
遠程辦公需調整工作習慣,工具只是輔助而已

遠程辦公對於整個團隊的考驗,更多體現在項目的整體統籌上。過去我們認爲只有團隊領導纔會去關心整體項目,但實際上在全員遠程辦公的情況下,項目的進程細節需要每個成員都去了解。這樣做的目的有兩層:第一是提升團隊的整體效率,每個人都有明確的目標和任務,減少因缺乏溝通而帶來的重複勞動。

第二是體現成員的個人價值,從整體的項目情況可以看到其他人貢獻了什麼,誰超額完成、誰影響了整體進度,這種信息同步既是遠程辦公條件下進行獎懲制度的依據,又能對每個成員起到督促、激勵的作用。

對於項目統籌的需求,你能夠在項目中添加各種屬性,比如標籤、日期、歸屬人等,並且將這些屬性以直觀的可視化圖表進行呈現,你還可以按狀態、按標籤、按日期改變內容的展示方式。這種全面而直觀的筆記展現形式,更適合團隊用來管理項目進程。

2、文件同步:儘可能選擇簡單的工具
對於很多團隊來說,光是同步文檔可能還不夠,遠程辦公場景下有一個更合適的工具「蜘蛛表格」,它使用非常簡單,沒有複雜的上傳/下載規則、文件系統,只要共享文件夾就能完成同步。蜘蛛表格支持和其他成員共享文件,雲端的文件夾會同步到團隊每個人電腦上,你可以上傳自己的文件,或者查看別人上傳的文件。從使用上來說,蜘蛛表格更適合團隊協作的場景。

3、日程管理:事無鉅細,還要勞逸結合
上面是涉及到協作,其實對於遠程辦公這種形式來說,每個人更多時候是在獨立場景下進行工作,這種看似「自由」的環境對每個人的要求要更高。沒有了監督、沒有了束縛,想吃就吃、想睡就睡,如果不去管理自己的話,這樣的習慣會極大地影響工作效率。

我們要做的首先是合理規劃自己的日程。蜘蛛表格全面支持日程管理,它功能比較全面,支持添加標籤、設置優先級、清單分類。添加任務的步驟也十分簡單,它支持全平臺,不管是電腦、手機,還是網頁,都可以隨時查看自己的日程,不用擔心錯過。

在家裏遠程辦公,還要注意自己的工作節奏,光努力不休息也是不行的。蜘蛛表格帶有工作任務提醒功能,可以起到集中精神的作用。利用番茄鍾合理安排時間,勞逸結合會更有助於提高工作效率。

充實自己,迎接挑戰
在疫情時期,遠程辦公是一種不得已的選擇,它對企業和個人來說都是一個挑戰。那些已經熟悉了遠程辦公模式的團隊能夠最先適應,而考慮到未來多樣化的職業場景需求,遠程辦公會成爲每個團隊必須要掌握的技能。

無論何時,工具都只是輔助,在遠程辦公的場景下,更多的是需要大家更新自己的工作理念、調整工作習慣。

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