理解 IBM Lotus Domino 郵件數據庫的限額

學習郵件限額的實現如何能顯著增強管理團隊控制郵件數據庫大小的能力 —— 管理 IBM Lotus Domino 環境的一個重要能力。學習實現限額所需的步驟和對用戶羣的影響。

郵件數據庫的大小以及它們在服務器上使用的資源是許多公司都非常關注的。郵件數據庫越大,管理團隊管理備份和維護環境就越困難。另外,由於對處理器、內存、磁盤輸入/輸出(I/O)和帶寬需求的增加,當用戶訪問數據庫時會發現服務器和他們的工作站性能降低了。理解這一點很重要,即簡單地維護郵件數據庫的大小不能確保最佳的用戶和服務器性能。除了大的郵件數據庫,視圖 —— 尤其是收件箱 —— 中文檔的數量太多也能降低性能。

由於法律上的原因,公司正面對日益嚴格的關於保留電子消息的法規,因此,確定適當的控制郵件數據庫大小的方案需要的是精確的權衡。本文集中論述使用限額來幫助維持合理的郵件數據庫大小。除了簡單的限額實現之外,實現正確的郵件日誌和存檔功能以符合法律的要求也是重要的。

IBM Lotus Domino 環境提供許多不同的配置設置以使在限額的實現方面更具有可伸縮性。郵件限額的基本配置是設置一個最大的限制值和一個警告門限,即使用戶達到他們的限額後仍允許他們發送、接收和管理消息。但是,不讓他們執行能影響郵件數據庫大小的操作,例如保存新發送的消息或草稿、把新消息複製過來或者向郵件數據庫添加新的設計元素。一種更高級的配置包括一些設置,只要郵件數據庫超過它的限額時這些設置就會限制路由器發送和接收新消息的能力。

在設置限額之前,郵件數據庫的大小必須在預期的限額之下,否則將不應用限額。例如,如果在郵件數據庫的大小是 125M 時試圖對數據庫設置 100M 的限額,那麼直到郵件數據庫減少至小於 100M 之前,將不會應用限額。會收到錯誤提示,但仍舊可以增加數據庫的大小。

理解郵件數據庫限額的元素

本節複習數據庫限額過程的元素,包括郵件數據庫限額的標準配置以及通過使用郵件路由器提高限額的性能。另外,還提供關於郵件數據庫大小限制和數據庫的元素的信息,例如影響用戶體驗的軟刪除和壓縮,幫助管理團隊知道哪些郵件數據庫已經達到警告門限和限額的服務器日誌中的消息。

郵件數據庫限額的標準配置

默認情況下,當已經在郵件數據庫上放置了限額時,路由器還是繼續爲用戶傳遞郵件,包括髮送/接收消息。這可以確保用戶使用郵件數據庫查看新傳入的消息並相應地回覆它們。但是,用戶不能保存發送的郵件、保存草稿、添加日曆實體或創建新的數據庫元素,例如視圖。

對郵件路由的增強配置

可以使用服務器配置文檔來配置 Lotus Domino 環境,以便路由器限制用戶向他們的郵件數據庫傳遞消息的能力。用戶仍舊可以發送消息,但是不能執行能增加數據庫大小的功能,例如保存已發送的消息或草稿。可以定製這些路由器的設置以滿足組織的需要。

數據庫大小的限制

對 Lotus Domino 數據庫測試的最大大小是 64G,這實際上是由於底層操作系統的限製造成的。這是最大值;實際的大小取決於郵件文件所在的環境。服務器的大小與操作系統、處理器、內存和數據存儲等有關,這些因素決定實際的大小。更進一步的信息,包括大收件箱對服務器性能的影響,請參考 developerWorks Lotus 文章 “對於大 Lotus Notes 郵件文件的最佳實踐”。

軟刪除和減少郵件數據庫的大小

當在郵件數據庫中允許軟刪除時(根據郵件模板版本 7,對於郵件文件默認情況下是允許的),刪除消息並不能立即減小郵件數據庫的大小。在軟刪除所設置的一段時間內(默認情況下,消息設置爲 48 小時以後過期)郵件仍舊保存在郵件數據庫中。爲了立即刪除消息,必須打開郵件數據庫的 Trash 文件夾,選擇一條信息並單擊 Delete Selected Item 按鈕,或者單擊 Trash 按鈕以刪除所有的消息。

LOG.NSF 中與限額有關的消息

當數據庫到達與數據庫限額有關的某個門限時,下面的消息被放置在服務器的 LOG.NSF Miscellaneous Events 視圖中(打開數據庫時也顯示它):

  • “Cannot allocate database object - database would exceed its disk quota.(不能分配數據庫對象 —— 數據庫將超過它的磁盤限額。)”
    這不會阻止用戶訪問數據庫;如果沒有可以使用的空間,它只是阻止用戶添加任何能使數據庫變大的元素。
  • “Warning, database has exceeded its size warning threshold.(警告,數據庫已經超過它的大小警告門限。)”
    僅僅警告用戶接近超過限制,並在收到前面的警告前給用戶一個減小數據庫大小的機會。

 





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在郵件數據庫上設置限額

本節論述消息管理團隊在配置郵件服務器的限額方面可以使用的不同選項。這些選項包括註冊和/或創建郵件數據庫後手工操作階段的槓桿策略。

通過策略在註冊時設置限額

當在 Lotus Domino 環境中創建用戶時,通常利用註冊策略來簡化註冊過程,並在註冊策略文檔包含一項來管理郵件數據庫限額。

第一個選項是設置實際數據庫限額,這是在限額錯誤發送給用戶之前數據庫可以獲得的最大空間。第二個設置是郵件數據庫的警告門限,它觸發發送給用戶的警告消息。設置一個合理的警告門限是重要的(通常爲限額的 75%-90%),以便在達到限額之前用戶有足夠的時間去減少他們的郵件數據庫的大小。如果警告門限太接近於限額,一條消息就可能同時觸發門限警告和超限額動作。更多有關配置註冊策略的信息,請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Creating a registration policy settings document” 主題。

爲了查找這些設置,在 Lotus Notes 客戶機上打開 Domino Directory。在 Configuration 文件夾的 Policies/Settings 視圖中,單擊 Add Settings 按鈕。從按鈕下拉列表中選擇 Select Registration。在 Registration Settings 文檔中,選擇 Mail 附籤。在 Advanced Mail Options 部分,啓用 Set database quota 和 Set warning threshold 選項,填入適當的值(參見圖 1)。單擊 Save and Close 來關閉 Registration Settings 文檔。



圖 1. 註冊設置文檔的高級郵件選項
註冊設置文檔的高級郵件選項

通過 Register Person 過程設置限額

當通過 Domino Administrator 客戶機註冊一個用戶時,可以在 Register Personyou 對話框中配置郵件限額和警告門限。如果選擇 Advanced 選項,則 Mail 附籤會顯示在左側的導航條上;單擊它來查看如圖 2 所示的對話框。選擇 Set database quota 和 Set warning threshold 選項並填入適當的值。在用戶註冊以後,應用限額。



圖 2. Register Person 對話框
Register Person 對話框

在創建郵件數據庫之後設置和更改限額

爲了在郵件數據庫上設置和更改限額,按以下的步驟進行操作:

  1. 在 Domino Administrator 客戶機上,單擊 Files 附籤,然後查找郵件目錄。
  2. 選擇一個或多個郵件數據庫,然後在 Tools 域,單擊 Database 並選擇 Quotas。
  3. 在 Set Quotas 對話框中,選擇 “Set database quota to” 選項,然後輸入限額值。
  4. 選擇 “Set warning threshold to” 選項,然後輸入門限值。參見圖 3。


    圖 3. Set Quotas 對話框
    Set Quotas 對話框

  5. 單擊 OK 繼續;新限額應用到郵件數據庫。




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用戶對限額的體驗

當用戶達到了他們郵件數據庫的門限或最大限額時,會看到要求他們採取措施來減少郵件數據庫大小的錯誤對話框。

超過限額警告

如果郵件數據庫設置了警告門限,當用戶打開數據庫或者試圖保存草稿或新的已發送消息時,會顯示以下的錯誤:

“Your mail file has exceeded the warning size threshold of 51200 Kb.
You should delete messages, empty the trash and compact your mail file or contact your Administrator for help.
(您的郵件文件已經超過了警告大小門限值 51200 Kb。您應該刪除消息、清空垃圾並壓縮郵件文件,或者和您的管理員聯繫以獲得幫助。)”


在 IBM Lotus Domino Web Access 中就少了一些強制性;客戶機具有一個標識您的郵件數據庫大小的指示器,並用顏色變爲紅色來表示警告門限(參見圖 4)。



圖 4. Lotus Domino Web Access 警告門限指示器
Lotus Domino Web Access 警告門限指示器

超過限額警告

當郵件數據庫的大小已經超過它們的門限值時,當用戶試圖發送並選擇保存消息時會顯示以下的錯誤:

“Unable to write to your mail database which is currently 84492 KB. Saving this message would exceed the disk quota of 76800 KB by 7694 KB.
You should delete messages, empty the trash and compact your mail file or contact your Administrator for help.
(不能寫入郵件數據庫,郵件數據庫當前的大小是 84492 KB。保存此消息後將超過 76800 KB 的磁盤限額 7694 KB。您應該刪除消息,清空垃圾並壓縮郵件文件,或者與管理員聯繫以獲得幫助。)”


如果用戶試圖使用 Lotus Domino Web Access 客戶機發送郵件,將顯示以下的錯誤消息:

“Domino Web Access Warning
Problem: - Unable to write to database because database would exceed its disk quota.
Solution: Click here to close this window and return to the main window.(Domino Web Access 警告
問題:— 因爲數據庫將超過它的磁盤限額而不能寫入數據庫。
解決方法:單擊此處關閉該窗口並返回主窗口。)”


用戶必須遵循下面描述的壓縮步驟來減小郵件數據庫,避免接收限額警告。





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壓縮郵件數據庫

當用戶刪除消息或者清空垃圾之後,他們必須壓縮服務器上的郵件數據庫。通常,壓縮任務在服務器空閒時間運行,因此用戶必須手動壓縮他們的數據庫。下面的幾節複習進行手動壓縮的過程以及基於服務器的壓縮任務。

用戶對郵件數據庫的壓縮

手動壓縮服務器上的郵件數據庫能調整它佔用空間的大小,使之降低到限額之下。可以通過以下的步驟完成手動壓縮:

  1. 在 Lotus Notes 中,選擇 File – Database – Properties 來打開 Database Properties 窗口。
  2. 選擇 Info 附籤,然後單擊 % used 按鈕來查看可以重新獲得的空間的數量(參見圖 5)。
  3. 單擊 Compact 按鈕來減小數據庫的大小。


圖 5. Database Properties Information 附籤
Database Properties Information 附籤

完成壓縮任務之後,就可以使用郵件數據庫了(只有通過完整的 Lotus Notes 客戶機,Compact 纔可以使用)。

啓用事務日誌時,手動壓縮操作的運行過程與禁用事務日誌時不同。特別地,當通過選擇 Server 文檔的 Transactional Logging 附簽上的 Quota enforcement 域中的 “Check space used in file when adding a note” 選項增強限額時,必須強制服務器忽略數據庫中的空白(參見圖 6)。



圖 6. Transactional Logging 附籤
Transactional Logging 附籤

在服務器上設置壓縮

在服務器上配置壓縮任務是管理郵件服務器和避免前面概述的手動操作步驟的最簡單的方法。下面的步驟概述了通過 Server Configuration 文檔來設置壓縮任務的過程:

  1. 在 Domino Directory 中,打開 Configuration 文件夾的 Servers/Programs 視圖,然後單擊 Add Program 按鈕。
  2. 用適當的值完成 Program 文檔,它的示例如圖 7 所示。根據下面的提示來操作:
    • Command line 域可以包含許多選項;例如參數 -B -S 10,表示當數據庫有超過10% 的空白時進行壓縮。
    • 設置 Run at times 和 Days of week 域以避免其他的管理任務。
  3. 單擊 Save & Close 來初始化 Program 文檔。


圖 7. Compact Program 文檔的示例
Compact Program 文檔的示例

-B 開關更改 DBIID。如果事務日誌用於備份,只在完全備份計劃(每週一次)之前使用此開關。運行不帶此開關選項(默認設置)的壓縮不會更改 DBIID;如果使用事務日誌,可以讓它每夜都運行,回收空白,但不減少文件的大小。

有關實現壓縮任務時可以使用的更多開關選項,請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help中的 “Compact options” 小節。





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使用路由器增強限額執行

爲了限制傳遞已經超過限額的用戶的郵件,可以修改一些與路由器有關的配置設置來確保嚴格執行限額。

設置路由器參數來執行限額

爲了從路由器執行限額,按以下步驟操作:

  1. 在 Domino Directory 中,打開 Configuration 文件夾中的 Servers/Configurations 視圖來編輯想要在其上控制限額的郵件服務器的 Configuration 文檔。
  2. 在 Configuration Settings 文檔中,選擇 Router/SMTP - Restrictions and Controls - Delivery Controls 子附籤(參見圖 8)。在 Configuration Settings 文檔的這一部分有許多選項可以使用。根據需要選擇適當的選項,有關內容請參考 Lotus Domino 7 Administrator Help 中的 “Setting quota controls for the Router section”。


    圖 8. 樣例 Configuration 文檔
    樣例 Configuration 文檔

  3. 單擊 Save & Close。

在下次路由器配置更新之後更改才能生效,這可以通過在服務器控制檯輸入tell router quit 來執行。在路由器停止以後,輸入 load router。這時路由器利用配置更改來執行限額。





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路由器執行的限額的用戶體驗

對於路由器執行的限額,當用戶到達他們的郵件數據庫的門限或最大限額時,將看到要求他們採取措施來減小郵件數據庫大小的錯誤對話框。用戶體驗的不同之處是會進一步收到一封通知他們超過限額的電子郵件。

超過門限警告

當郵件數據庫超過它的警告門限時,用戶打開郵件數據庫時會收到錯誤提示,然後會發現如圖 9 所示的主題爲 Quota Warning Report 的電子郵件。



圖 9. 限額警告報告郵件
限額警告報告郵件

如圖 10 所示,消息包含有關他們的郵件數據庫的當前狀態。



圖 10. 限額警告報告的示例
限額警告報告的示例

超過限額錯誤

同樣地,當郵件數據庫超過它的設置限額時,用戶打開數據庫時會收到錯誤消息。在郵件數據庫中,用戶能看到如圖 11 所示的主題爲 Over Quota Error 的消息。

消息中包含關於郵件數據庫當前狀態的信息,圖 11 所示是選中 “Deliver Anyway (Don’t obey quotas)” 選項時消息的示例(“What should you do?” 部分指出將繼續傳遞新消息)。



圖 11. 選中 “Deliver Anyway...” 選項時 Quota Error Report 的示例
選中 “Deliver Anyway...” 選項時 Quota Error Report 的示例

如果將 Configuration 文檔設置爲 “Non deliver to originator”,則不會把消息傳遞到郵件數據庫,但是如圖 12 所示的 Quota Error Report 將傳遞給接收者(“What should you do?” 部分指出將不傳遞新消息並會把 Non-Delivery Report 傳遞給發送者)。



圖 12. 選中 “Non deliver to originator” 選項時 Quota Error Report 的示例
選中 “Non deliver to originator” 選項時 Quota Error Report 的示例

發送者會在他的郵件數據庫中收到如圖 13 所示的發件人爲 Mail Router、主題爲 DELIVERY FAILURE 的 Non-Delivery Report。



圖 13. Non-Delivery Report 的示例
Non-Delivery Report 的示例





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實現限額的案例分析

每種環境都有不同的需求,知道這一點很重要,因此很難概括出可以應用到所有公司的一組標準或建議。下面的案例分析是要幫助您做出部署限額的成功的計劃。

XYZ 公司對郵件數據庫的存儲需求日益增長。最近,IT 團隊與法律部門合作部署一個捕獲通過環境傳遞的所有消息的消息日誌系統。團隊認爲解決方案中不包含自動存檔功能,由用戶管理郵件數據庫是最適合的做法。他們也決定實現基於 Lotus Domino 的限額以使數據庫減到最小。

IT 團隊對公司當前電子郵件的使用模式進行了一次調查,確定通過環境的郵件數據庫的平均大小是 234M。他們發現使用的數據庫有四組不同的大小:

  • 小於 150 MB
  • 150-250 MB (有 50% 的人使用)
  • 250-400 MB (有 40% 的人使用)
  • 400 MB-13 GB(有 10% 的人使用)

消息的平均大小相對較小,但是有許多大的圖像(平均大小接近 10M)通過環境。

IT 團隊去業務部門開發一個把用戶羣的風險減到最小的實現限額的計劃。業務部門卻認爲實現限額來限制通過路由器的消息的流動是不可接受的,會因此引起商業風險。他們認爲一一解決那些代表最大風險(超過 500M)的用戶是重要的,IT 小組獲得了對於業務很重要的用戶名單。

另外,業務部門同意 IT 團隊提出的用戶限額和限額 90% 的警告門限,要實現的一種四級方法如下:

  • 所有新用戶和當前小於 210M 的用戶的限額爲 250 MB (225 MB 的警告門限),以便限額的實現不會使他們立即達到警告門限。
  • 所有郵件數據庫的大小在 210-340 MB 之間的用戶的限額爲 400 MB(360 MB 的警告門限)。
  • 所有郵件數據庫的大小在 340-600 MB 之間的用戶的限額爲 600 MB(540 MB 的警告門限);決定逐一通知此類用戶,並且如果超過 540M 的警告門限,他們能收到警告消息。
  • 所有郵件數據庫的大小超過 600M 的用戶的限額爲 X+100 MB(X+50 MB 的警告門限);即,他們的限額設置爲他們當前郵件數據庫的大小加上 100 MB,警告門限設置爲當前郵件數據庫的大小加上 50M。

業務部門同意任何從低限額到高限額的變化都需要正當的商業理由和管理人員的同意。象徵性的退費將應用到限額的變化上。

IT 團隊建立一個爲所有新註冊的用戶設置 250M 限額(225M 的警告門限)的註冊策略。團隊把服務器上的所有用戶分爲前面的四類,並公佈推出新限額系統的時間表。在應用新限額並生效六個月之後,IT 團隊、業務部門與法律部門再次開會以確定限額適合公司。





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結束語

控制郵件數據庫的大小是管理 IBM Lotus Domino 環境的一項重要功能。實現限額能顯著增強管理團隊控制郵件數據庫大小的能力。本文概述了實現限額所需的步驟和對用戶羣的影響。與任何新實現的策略一樣,確保實現以一種有效的、謹慎的方式完成是很重要的。另外,要參考 IBM Lotus Domino Administrator's Help 數據庫以確保這裏提供的信息適合您的環境。



參考資料

學習

獲得產品和技術

討論


關於作者

 

Joseph Anderson 是 IBM 認證的諮詢 I/T 專家,是 IBM Software Services Lotus 組的成員。從 20 世紀 90 年代的早期,Joseph 就開始從事 Lotus Notes/Domino、Lotus Sametime 和 Lotus QuickPlace 方面的工作,主要作爲顧問。目前他在 Competitive Software 組工作,主要致力於 Domino/Notes 管理、遷移/升級和安全方面的工作。在諮詢行業工作以前,Joseph 是法律行業的一名業務主管,發揮了他的丹佛大學法學院法律管理科學碩士學位的優勢。可以通過電子郵件 [email protected] 與他聯繫。

 
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