讓ERP成爲企業成本控制的利器
本人調研過很多應用ERP的企業，無論是用到什麼樣的ERP，基本上都有一個共同的特點，就是目前的應用還侷限於將企業的數據輸入系統，然後將這部分的數據加工應用，形成一些簡單的統計分析報表，也就是說，還處於比較基礎的ERP應用階段。那麼，企業到底應如何更加充分地發揮ERP的作用呢？這裏我想主要從成本控制方面來加以說明。
首先，我們來了解一下企業生產產品的成本構成。產品的成本主要由材料成本、人工成本和製造費用等部分組成。其中製造業最主要的成本是材料成本，其次是人力成本，第三是製造費用成本。要控制好各項成本，首先得知道產品的成本是多少，其中各成本項目分別是多少。在沒有應用ERP的時候，通常成本會計計算成本方式很簡單，就是將本月生產的產品數量作爲基數，計算出材料、人工及制費後，按一定的規則將所有成本分攤到本月所生產的所有產品中，從總的成本來說計算是沒什麼問題，但由於是平均分攤的方式，相對每種產品而言，所看到的成本就不一定真實了，而且如果發現成本有異常，也比較難去追查問題的來源，也就很難去做改善了。但是，企業在應用了ERP以後，管理的精度和側重點就完全不一樣了，因爲ERP系統可以自動歸集材料成本，自動計算人工成本和製造費用的分攤，不再是吃“大鍋飯”，每一個產品甚至每一張訂單的成本都可以精確地計算出來。成本會計的工作重點不再是覈算成本，而是對成本產生過程的監控，對可能產生的異常情況進行預測和預防，並在成本計算完成後對成本異常的數據分析原因並解決，這樣一步步地降低成本。所以第一步就是要利用ERP來計算成本，只有有了這些數據才能發現問題和設定改善目標。通常，計算完成本我們就會發現很多的異常情況，比如有些訂單產品的材料按標準投入，產出卻遠遠高於預計的產量，有些訂單產品有材料投入卻沒有產出；或者有些訂單超產特別大，而有些訂單卻沒有生產數據。這些異常發生的原因就在於車間管理不規範造成的，車間存在挪料或不按生產計劃領料、不按生產任務單入庫的情況。如果ERP上線的時候顧問有特別的說明提醒或者成本會計有經驗，在一開始就嚴格要求車間規範作業，這種情況就會比較少發生，但很多企業做不到這一點。發現這些異常後，成本會計自然會去追查，在追查問題的過程中，一方面讓相關部門，尤其是製造部門更加熟悉瞭解規範化作業流程的重要性，同時也讓這些部門人員慢慢樹立起成本意識，養成節省成本的觀念和習慣。
ERP能精確計算產品成本，成本產生的過程ERP是否就無能爲力了呢？非也。ERP計算成本只是減少了人工計算的工作量和增加了計算的精確度，過程控制纔是ERP能產生效益的最大亮點。通常，材料成本在製造行業的產品成本中佔了絕大部分，而ERP用於控制材料成本卻是非常有效的。一方面，在材料領用的時候，ERP可以按產品BOM的標準用量控制材料的領用，不可以隨意超標領用；而對於因爲報廢等原因造成的材料超耗，ERP按設定的特殊流程處理，在這個流程中，所設定的審批和知會人員跟正常領料流程完全不同，非常的慎重。另一方面，當車間材料的領用都很規範後，我們就可以非常容易來檢討BOM數據的精度，因爲我們完全可以根據領料的數量和產出，及車間剩餘的庫存來檢驗BOM是偏大、偏小或者剛好。這樣一來，成本控制的源頭就更加精確。在此基礎上，再去分析各項材料是否還有壓縮的空間，配套相關的操作規程和工具、方法，進一步節省成本。我們有個客戶就做到了這一點，在該企業的車間領用材料中，有個材料就是我們常用的膠帶，通常很多企業認爲它的成本低，耗用也不是特別大，所以在管理上也不重視，但這家企業是這樣做的：在需要使用的工序上，劃出刻度，然後給相關的作業人員培訓，做什麼產品用多少釐米（甚至毫米）的長度，這樣做以後，一卷膠帶可以做多少個產品基本上都可以計算出來，可見其管理的深度。當然，這些改善的結果最後還是會反饋到ERP系統中，讓ERP來控制。
以上當然不是ERP控制成本的全部，在此只不過是“拋磚引玉”，將ERP的作用發揮到淋漓盡致是每一個企業的必由之路。