首先，在學習任何東西前都需要明確學習的目的，我們爲什麼要學習電郵溝通技巧呢？因爲電郵代表了個人職業形象，好吧，我們開始。
第一個問題是什麼情況下我們應該使用郵件。
在使用郵件前我們必須清楚郵件只是衆多溝通方式之一，既然是之一，那麼必然就有應用它的合適場景和不合適場景。
郵件溝通場景之一：知會對收件人必要的信息
這類場景包括了會議通知、事件周知、申請批准和信息分享。這類郵件幾乎沒有什麼好說的，重要程度也不會太高。
郵件溝通場景之二：溝通確認結果
正如會議，溝通的功夫永遠在線下，會議和郵件的目的只是確認溝通的結果。事情在發郵件之前一定是被搞定了，不要通過郵件來搞定事情。領導關注的只是結果而不是過程，好的下屬一定要領導省心。這類郵件包括了會議結論、行動計劃、項目總結郵件。重要程度很高。
郵件溝通場景之三：表揚和感謝
對跨部門項目或在項目取得階段成果時一定要多用郵件表示感謝。感謝一定要具體，要有具體事例支撐說明，要抄送收件人領導。
有了應用郵件的合適場景，不合適的場景基本上就對應起來，一句話：不要妄想使用郵件解決問題。任何問題的解決都是在線下，郵件只是確認結果。知道了郵件的使用場景，那麼第二個問題就是如何寫好郵件。
第二個問題是如何寫好郵件呢。
在具體寫之前還是必須先想明白一件事：我們爲什麼要寫這封郵件？我們的目的是什麼，要達到這個目的郵件內容應該包含哪些信息。想明白這件事，接下來的郵件形式就非常簡單了：
- 郵件收件人一定是具體辦事或需要回復的人，抄送則爲領導需要知曉郵件內容的人，一定要想明白郵件的發送範圍；
- 郵件標題前使用【】，例如【Anemoi項目】、【請審閱】、【請協助】、【很重要請回復】等；
- 郵件稱呼使用，Dear Michael、Dear all；
- 正文要樸實、明確、簡練，週期性郵件要建立模板，例如會議模板、進度彙報模板，如果使用圖形一定要圖形自己表達出意思不要讓一千個人眼裏有一千個哈姆雷特；
- 一定要有簽名；
- 出差、休假時設定郵件自動告知。
歸根結底，寫好郵件其實就是一句話：一定想清楚寫郵件的目的。
結論：不要妄想使用郵件解決問題，郵件只是確認結果；一定要想清楚寫郵件的目的。