論項目的風險管理
[摘要]
2005年8月，我參加了中國聯通“紅草莓”手機郵箱業務系統的開發。該系統是我司爲聯通新時訊通信公司開發的手機郵箱業務系統平臺。中國聯通“紅草莓”業務是基於聯通彩e技術平臺開發的，支持文字、彩圖、音頻流、視頻流等多種文件格式，可輕鬆地發送和接收含5000字的正文郵件和100KByte的附件。該項業務的推出，使得移動用戶真正將郵箱帶到了身上，即便不能上網，只要能打手機，就可以隨時處理信件。
本人在項目中擔任項目經理負責項目的管理工作。爲了按照既定的進度、成本和質量完成項目的目標，在該項目中，我充分重視了風險管理，根據風險管理理論，結合自己的項目實踐，按照風險管理計劃、風險識別、風險分析、風險應對計劃編制、風險監控等過程，有條不紊地進行風險管理。加之進行了良好的配置管理，整個項目建設過程中，始終遵循了變更控制程序，使該項目順利完成了其目標。2006年4月，該業務系統建成投入商用。
[正文]
2005年8月，我參加了中國聯通“紅草莓”手機郵箱業務系統的開發。“紅草莓”手機郵箱業務系統使用Push Mail技術。所謂的Push Mail，就是用戶只要預先在郵件服務器上設定接收郵件的規則（如發件人、主題等），隨後當新郵件的內容符合先前所設定的條件，郵件服務器就會直接發送郵件的副本至用戶的設備端（例如手機、PDA），而不必再由用戶（客戶端）主動或定時發起檢查新郵件的行爲，從根本上改變了用戶以前須上網登錄郵箱服務器收發郵件的方式。“紅草莓”業務主要適用於不方便電腦上網獲取郵件，需要隨時隨地用手機直接收發郵件進行及時溝通、交流的商務人士和企業管理人員，方便他們隨時用手機與他人進行郵件溝通。
本人在項目中擔任項目經理負責本項目的項目管理工作，在項目組45個人的集體努力下歷時近7個月，耗資3百多萬完成。
國內的無線電郵市場巨大，當時各大移動運營商還沒有提供無線電子郵件自動接收業務，而“紅草莓”業務能否趕在競爭對手前投入商用，提前開吃這塊蛋糕，對充分展現中國聯通增值業務的技術領先性和差異性有戰略意義。甲方要求這個業務系統7個月內開發完成，時間緊，任務重。爲了按照既定的進度、成本和質量完成項目的目標，在該項目中，我充分重視風險管理，按照項目風險管理理論，結合自己的項目實踐，有條不紊地完成了該項目。具體來說，我是按照以下管理過程來進行風險管理的。
一、風險管理計劃的編制
項目啓動前，我們邀請甲方代表等項目干係人蔘加規劃會議，共同制訂了充分的風險管理計劃和風險模板。在計劃中，我們確定了基本的風險管理活動，根據項目管理理論和我公司的項目實踐，定義了項目中的風險管理過程，估計了風險管理的時間表和費用，並把風險管理活動納入了項目計劃，風險管理費用納入了成本費用計劃(我們拿出了項目預算的8%作爲風險儲備金)。
二、風險識別
我在項目網站上發佈了風險管理計劃、風險模板和公司項目風險庫，讓項目團隊成員有準備地參加風險識別的頭腦風暴會議，會議根據項目的實際情況，把項目中的風險劃分爲技術風險、團隊風險、外部風險三大類，採用風險分解結構形式列舉了已知的風險。通過風險識別，整理出可能發生在項目各個階段的70餘條風險。我還充分發揮溝通職能通過公司的BBS平臺，利用茶餘飯後的訪談來捕獲項目中隨時產生的新風險。在識別了上述風險後，我們還確定了這些風險的基本特性，引起這些風險的主要因素，以及可能會影響項目的方面，形成了詳細的風險列表記錄。在這裏我只列出引起風險的幾個主要因素：1、項目干係人沒有正確理解“紅草莓”手機郵箱業務；2、項目預算不能按時到位；3、項目開發關鍵人員的流動；4、與各大郵件提供商的溝通；5、“紅草莓”系統與各大門戶郵件系統的互聯互通；
三、風險分析
我們根據風險管理計劃中的定義，確定每一個風險的發生可能性，並記錄下來。除了風險發生的可能性，還分析了風險對項目的影響，包括對時間、成本、範圍等各方面的影響。其中不僅包括對項目的負面影響，還分析了風險帶來的機會。在這個過程中，我們還是採用會議方式來進行的。在確定了風險的可能性和影響後，接下來需要進一步確定風險的優先級。風險優先級是一個綜合的指標，其高低反映了風險對項目的綜合影響。我們採用了風險優先級矩陣來說評定風險優先級的。最後得出的結果是系統互聯互通風險排在第一位，該風險的可能性很高，影響也很大。
對已知風險進行定性分析後，我們還進行了定量分析，定量地分析了各風險對項目目標的影響。在這個過程中，我們採用了專家評估法，組織相關成員對項目進行樂觀、中性、悲觀估計，同時，也利用了我公司歷史項目的數據，用來輔助評估。進行定量分析之後，更新了風險記錄列表。
四、編制風險應對計劃
針對風險記錄表中的數十條風險，需要在項目執行前有切實可靠的應對策略。整體上，風險應對計劃編制步驟如下：1、分析風險發生原因；2、尋求防範或降低風險發生影響的措施；3、估計措施所需成本；4、評估二次風險或間接風險、5、選擇或組合最佳應對和防範措施。例如，前文提及 “紅草莓”業務系統的需求風險，我們採用了原型化設計原則，對外加強同客戶溝通、對內則爲項目成員提前進行相關業務培訓和應對方法；在開發過程中加強團隊培訓和建設應對關鍵人員短缺衝突；同各大郵件提供商加強溝通、爭取其派出技術支持以協助其郵件系統和“紅草莓”系統的互聯互通，提高系統的集成性。應對計劃編制的另外一個要點還要考慮應對措施的成本和帶來的間接風險。
五、風險監控
風險監控是執行風險應對措施，並連續對項目工作進行監督以發現新的風險和變化的風險。針對已識別的風險，我定時在項目里程碑選取相應階段的風險，做成新的風險記錄表，並將識別人、風險責任人、風險應對措施等要素寫在風險記錄表中，打印出來後貼在項目辦公室的牆上醒目位置，讓每個人對自己對風險中所處位置增加一份警惕和壓力，另外，我還在項目例會、績效報告、走查面談的連續瞭解風險的變化情況，協助項目成員正確處理風險。
另外，在風險監控中我及時發現並處理項目進行中產生的新風險，並把新風險錄入風險記錄表和更新風險管理計劃。在項目測試過程中，我發現有個別門戶網站的郵件系統和“紅草莓”系統出現對接問題，無法在後臺層面推送郵件。爲儘快解決上述問題，我們隨即與聯通公司磋商，請求聯通出面與這些郵件提供商溝通，進行系統接口的兼容性測試工作。通過上述應對步驟，有效的解決了“紅草莓”系統開發所遇到的風險，爲項目順利實施和驗收打下基礎。
六、把這些有關風險的資料和數據歸檔到組織過程資產中，爲以後的規劃和設計工作提供反饋，以便在規劃和設計階段就採取措施防止和避免風險損失，同時推動項目執行組織和管理團隊改進將來的項目管理。
七、結束語
通過以上措施，使得中國聯通“紅草莓”手機郵箱業務系統的主要風險都控制在萌芽階段，項目沒有因爲這些風險受到影響，最後系統如期於 2006年4月投入商用，獲得了中國聯通和廣大CDMA用戶的一致好評。