淺談項目需求變更管理

“項目一旦啓動，變更也就隨之而來。”

變更是無法避免的，作爲一個合格的項目經理，我們應該有有效的方法來管理項目變更。

先來看一個小案例：

A公司正在實施一個業務系統項目，該項目包括人事行政部、信息部、業務部、財務部、生產部等多個部門人員。

系統採取外包的形式，僱傭了某知名軟件B公司的10名開發人員。

系統實施時，出現了下述情況：A公司一個系統的用戶向他所認識的B公司一個項目開發人員抱怨系統軟件中的一項功能問題，並且表示希望能夠進行修改。於是，該開發人員就直接對系統軟件進行了修改，並告訴A已經解決了該項功能問題。

在分析案例的問題前，我們先看看，什麼是項目變更。

當項目的某些基準發生變化時，項目的質量、成本和範圍等隨之發生變化，爲了保證項目目標實現，就必須對項目發生的各種變化採取必要的應變措施，這種行爲就是項目變更。

項目變更產生的原因是多樣的。以下是一些常見原因：

（1）項目外部環境發生變化；

（2）項目總體設計，項目需求分析不夠周密詳細；

（3）新技術的出現、設計人員提出新的設計方案或者新的實現手段；

（4）建設單位由於業務變化、機構重組等原因造成業務流程變化。

（5）其它原因

我們再來仔細分析一下，上面的案例中的做法，會出現怎麼樣的問題

開發人員在聽到用戶的口頭抱怨後，就直接對系統軟件進行了修改，解決用戶的問題，顯然是不符合流程的。下面列舉三條不合理的地方：

首先，開發人員沒有書面記錄用戶的變更需求，可能會導致對系統軟件變更的歷史無法追溯；

其次，沒有認真評估用戶的變更需求是否合理，這樣可能會導致與項目現有的工作可能不一致，導致影響成本、進度或者項目質量；

再次，進行變更時，沒有與其他項目相關成員進行溝通，可能會導致其他項目成員的工作不一致。

那麼我們應該怎樣來處理項目中出現的變更需求呢？最好的辦法是建立一套正規的程序對項目的變更進行有效的控制。

簡單地說，管理變更的程序包括以下幾個步驟：

　（1）識別變更：分析項目中出現的問題是否屬於變更需求，區分是否爲變更需求的標準就是，某項工作是否不在項目工作基準中；

　（2）評價變更對項目的影響：如果屬於變更需求，進行分析，變更會對項目成本、進度、質量等因素產生哪些影響；

　（3）設計變更的備選方案：列出幾種可能的變更處理方案，比如說非常緊急的變更需求馬上批准，而對項目影響較少的變更可以稍後再處理；

　（4）提出變更申請：正式提出書面的變更申請需求；

　（5）徵求項目干係人的意見:所有與變更有關的項目干係人（注：項目干係人指所有與項目有正面與負責利益的人之和）都應該參與項目變更；

　（6）批准或否決變更:提交相關項目管理人員，批准或者否則項目變更；

　（7）追蹤變更的實施情況:變更批准後，我們需求跟蹤變更的執行情況，並且要記錄在案。

更多項目管理知識，請關注我的個人視頻教程：