我們必定有這樣的經歷。當某個時刻需要某個文件時，找不到它。對於擁有大量文件的律師來說尤其如此。無論是個人知識管理還是團隊業務協作，統一文件命名是有效工作的唯一途徑。因此，建立有序的文件管理系統是非常必要的。
如果你只有個位數的文件，那桌面就是一個很好的存放地點；
如果你有兩位數的文件，建立單層級的文件夾就是不錯的選擇；
如果你有大量項目文件需要管理，那你就需要規劃一個清晰的文件管理結構。
文件的命名
♦ 文件命名最基本的作用在於辨識、區分、管理、定位：
辨識 通過文件名稱可知文件的基本信息
區分 區分此件與彼件
管理 保證文件項目分類固定，易統計、無遺漏
定位 可輕易定位到文件保存的位置
常用的文件命名方法爲：
文件夾名= 序列編號-文件夾名
如：01-常用軟件、02-合同資料
文件名=序列編號-文件名
如：01-會議紀要、02-聯繫人名單
♦ 但對於律師等日常生活中會接觸到大量文檔的人羣來說，單層級的文件命名已不適用。
多層級的文件簡單命名方法爲：
時間-所屬項目名稱-文件名稱-最終確認人or版本號
如：201604-民事裁定書-XX地產股權轉讓侵權糾紛-張三V2
♦ 在《律師職業基本素養》一書中也介紹過這樣的文件命名方式：
書中明確了文件命名的七個要素，分別是：
提供文件的事務所簡稱
提供文件律師代碼
歸屬卷宗
文件內容
完成時間
版次
文件使用的語言
要素標準可以根據實際使用情況進行確定，但只要按照固定的命名方式梳理過往所有的文件，你很快就會發現，無論是個人，還是團隊，整個知識架構體系就會清晰地顯現在你的面前。
♦ 完成文件命名後，根據自己的分類習慣歸檔進相應文件夾：
文件的歸檔、調用
通過文件夾管理時，根據文件夾的結構和層次結構對文件進行分類和管理。這樣做的好處是結構清晰，數量合適，而且很容易找到。歸檔分類文件夾時，可以根據文件夾的性質進行歸檔。
>>>>Mac電腦上
巧用Finder中自帶的標籤顏色來區分文件夾，快速找到相關品類文件：
>>>>Windows電腦上
按照C:D:E:F四個盤符標準規劃爲：
當有必要出差或與客戶見面時，我們習慣使用U盤複製相關信息隨身攜帶，但U盤的丟失或損壞可能會對你造成嚴重損害。你可以將所需數據上傳到雲端，以便您可以隨時隨地在所有移動設備上進行搜索，打開，查看和移動。
使用堅果雲同步網盤，除滿足移動辦公需求外，與同事進行協作時，只要建一個共享文件夾，協作者之間在這個文件夾內的任何修改都會即時同步到其他協作者的電腦裏，這就好比大家在用同一臺電腦辦公，無形中減少了文件傳送的時間，提高了工作效率，而時間和效率對於律師工作來說很重要。