公用文件夾專爲共享訪問設計，爲收集、組織信息及與您的工作組或組織中的其他人共享信息提供了一種輕鬆、有效的方式。公用文件夾是分層組織的，存儲在專用數據庫中，並且可以在 Exchange 服務器之間進行復制。創建公共文件夾前首先先創建公共文件夾數據庫
首先創建公共文件夾數庫如下圖
在控制檯樹中，導航到“組織配置”>“郵箱”。空白處新建“公共文件夾數據庫”
公共文件夾數據庫與郵箱數據庫屬性基本相同，最大的區別是公共文件夾數據庫可以控制複製的間隔
在控制檯樹中，單擊“工具箱”。
在結果窗格中，雙擊“公用文件夾管理控制檯”，打開公用文件夾管理控制檯
在公用文件夾管理控制檯的公用文件夾樹中，導航到“默認公用文件夾”，然後 在操作窗格中，單擊“新建公用文件夾”。
填入文件夾名稱。
路徑：使用此只讀框驗證公用文件夾的路徑。如果此框顯示反斜線 (\)，則所創建的公用文件夾是頂級公用文件夾。
若要更改路徑，請關閉嚮導，然後在公用文件夾管理控制檯中選擇要在其下創建此公用文件夾的公用文件夾，並再次啓動向導。
爲公用文件夾啓用郵件功能
已啓用郵件的公用文件夾將用以下圖標表示。
未啓用郵件的公用文件夾將用以下圖標表示。
不啓用郵件功能並不影響公用文件夾使用，只是不能像文件夾投遞郵件
在屬性內的權限設置中可以設置此文件夾的授權、來授權用戶對文件夾進行編輯等權限
如不啓用郵件功能屬性顯示如下
像此文件夾發送郵件測試
打開outlook 即可看到公共文件夾，可以看到裏面的內容
右鍵空白處可以創建文章、等其他東西
如某賬號後期加入到公共文件夾內，是可以看到以前文件夾裏面的內容