文 | 鄂攀
從近期做過的RPA項目中,對企業對賬類的自動化流程做一期總結。
第一類:銀企差旅薪酬等費用的對賬。(銀行與企業)
第二類:銀行有關應付應收往來業務中總行與分行對賬。(企業內部總行與分行)
第三類:銀企網銀上報對賬
第一類:銀企對賬業務流程圖
銀企對賬的時候,需要關注以下點:
1、因爲銀行單據下載的時候需要插入U盾才能登上網頁版×××端,所以如果客戶能夠保證信息安全。
那麼這一部分是可以做成無人值守的模式,在覈對期設置日期自動觸發進行對賬,而會計期間也可以根據設置的運行日期進行自動配置。
如果不能保證信息安全或者客戶覺得沒必要,那就是有人值守的模式來進行人工前期的配置,畢竟有時候並非就一定是上一個財月的對賬。
2、進行數據處理對賬的時候,因爲銀行單據和企業單據沒有一個唯一的ID可以去進行匹配。
所以需要根據銀行裏面的賬戶信息和企業ERP單據中的文本進行模糊匹配來進行對賬,在此之前也需要對借貸和日期先進行基礎覈對。
3、因爲上一步已經說了,沒有唯一ID去匹配結果,所以即使經過層層篩選覈對,也有沒有核對上的。
尤其是一筆賬分幾筆支付的,難以統一彙總成一筆賬來進行覈對,覈對結果沒有對上的仍需要人工進行二次效驗。
但總體來說,覈對率在百分之八十以上,和之前相比仍節約了大部分時間。
第二類:銀行總行與分行對賬流程圖
銀行總分行對賬的時候,需要關注最重要的一點就是:
十幾個分行的應付應收信息裏面有些是業務人員手動處理製作的,可能隨時因爲分行手動寫的原因,有匹配不上的,因此,需要設計一個靈活的信息配置表,來進三級模糊匹配。
以上視圖裏面的三級模式,是客戶本來只有一個連接在一起的字符串,但是因爲手動寫的緣故,匹配的時候經常因爲較小的變動而匹配不上,所以把一個字符串按三級原則進行拆分,然後根據模糊匹配的原則,解決了對賬繁瑣的問題。
以上可以看出,對金額進行覈對的話主要分兩類:銀行與企業以及企業內部。另一方面,也有系統內部直接打通不需要進行數據處理就可以對賬的,比如下圖:
第三類:銀企網銀上報對賬
這個對賬流程裏面是SAP系統內部自動對賬,所以不需要進行數據處理。
但是從銀行裏面下載的網銀明細,是需要進行格式處理的,包括列順序的調正和刪除,以及日期格式化等,處理完達到模板標準,才能成功導入SAP裏面進行對賬。
而數據格式處理是這個流程裏面人爲操作時最耗時的步驟,所以這一部分實現流程自動化是能節約大量時間的。