然而，事實並沒有我們想象的那樣簡單與一勞永逸。
伴隨經濟大勢的整體下行，一批批企業業績持續慘淡，裁員潮風波不斷，如何在現有的條件下，實現辦公效率的轉變將成爲企業所不得不面對的問題。
越來越多的軟件工具需要操作
長期以來，如何有效提高辦公室的工作效率，一直是企業主、管理人員以及各大軟件供應商所思考的問題。爲此，我們有了豐富的應用程序和系統，用以幫助我們更好的進行生產、成本、項目、財務、供應鏈、人力資源、客戶關係等一系列管理工作。通過OA（協同管理軟件）、ERP（企業資源計劃系統）、PDM（生產數據管理系統）、CRM（客戶管理系統）和其他應用程序集成，維持企業的日常運行。
企業也熱衷於在相關係統的投入與上新，似乎有了良好的系統平臺，就會獲得制勝的奧祕。
與過去相比，今天的辦公室員工則不得不使用更多不同的工具。
但現實的問題，依舊令人困惑。爲什麼我們應用瞭如此多的管理工具（軟件），而辦公室的效率依舊沒有顯著提升，或是沒能達到我們的預期狀態？
問題的關鍵出在業務流程的運行上。
業務流程的運行情況，對企業的效率提升意義重大。業務流程的良好運行，需要這些功能各異的系統或工具的來回切換與相互配合。但這一過程無法自動實現，它需要員工對此進行操作，以完成流程的運轉。
爲辦公軟件系統“流程化”所“拖累”
每天上班，員工們則不得不在這些工具間來回奔波。重複地做着諸如程序登錄、信息搜索、報表統計、賬單管理，或從一堆文檔中提取數據、向表單中輸入數據等單調、機械化的操作。如此的操作也構成了銀行、稅務、財會、證券、保險、零售等行業或領域的日常。
系統和平臺仍舊不斷推陳出新，但公司計算機上原有的舊系統卻無法實現與新系統的集成。雖然每個主要工具都有API（應用程序接口），但軟件供應商可能無法提供對API的開放訪問。如果沒有API訪問權限，用戶將被迫在各大程序之間頻繁、大量地轉移表格數據，或者使用其他複雜、繁瑣的方式進行數據搬運工作。
發明工具的初衷是爲了優化工作流程，提升工作效率，但現實則是我們一直在被這些帶給我們方便的工具牽着走。
是時候該迎來真正的辦公效率革命了
隨着更多工具的出現，我們需要一個軟件或平臺來幫我們操作這些繁瑣的流程，包括申請處理、報價到現金（Q2C）、採購到付款、數據遷移和輸入、定期報告的編制和分發等，以期實現流程的自動化。最關鍵的是，這個工具最好能在不需要改變原有IT系統的情況下，最好不需要原軟件廠商配合，可以像人工一樣去調動這些現有程序，同時還要在具體操作的過程中保證效率與準確性。
軟件機器人的出現，一定程度上解放了被困在各個系統孤島上的人類。隨着公司尋求新的業務效率，今後軟件機器人市場將會更快地增長。據德勤的一份軟件機器人調查報告顯示，當前已有超過53%的大型企業開始實施軟件機器人。預計2020年，將有超過72%的大型企業使用軟件機器人技術。對於越來越多的企業而言，軟件機器人正在成爲其自動化戰略的根本部分。
博爲小幫軟件機器人是基於既有的用戶界面操作，部署週期快，並且不受制於底層IT基礎設施。軟件機器人可以實現所有的數據處理，包括數據的複製和粘貼、合併來自多個來源的數據、從文檔中提取數據、向表單輸入數據、運算、將數據提取並重新格式化爲報告或儀表板。實現與企業原有工具的集成，讀寫數據庫、連接到系統API。
博爲小幫軟件機器人能有效解決企業常見的信息資源管理系統（如ERP、CRM等）及辦公軟件（Excel、word等）集成難等問題，彌補系統之間的差距。相比於人力手工操作，更爲安全、高效、精準，對數據傳輸的質量起到了更好的保障作用。