在KnowledgeWise中，對一個文檔條目，每一次操作都能用快照方式記錄一個版本，所謂快照方式，就是類似一個拍照功能，把該版本文檔的相關內容拍下來，以後只能看，不能改。當然，你可以設置不讓每次修改都保存版本，只修改一些關鍵地方的地方纔去保存一個版本，不然版本太多，以後比照起來也挺累人的。
對於保存下來的版本，主要有三個用處，
第一個當然是去看嘮，可以看看在過去某個時段，這個文檔是啥內容；
第二個內容就是回滾作用，就是說如果一旦我這個文檔修改了一下，覺得不對，想恢復到修改前的樣子，就可以回滾一下，當然你是可以回滾到任何已經保存下來的版本里的，那麼那個版本里的內容將會覆蓋當前內容，所以一般情況下如果想回滾的話，你可以先手動做個版本保存，這個在KnowledgeWise中是允許的，而且即使做了回滾，所有的已經保存的版本還是不會受影響的。
第三個作用就是兩個版本間的相互對比，有時候我們作了修改後，想對比一下兩個版本之間到底有什麼不一致，究竟改了多少地方，一旦我們用了對比功能以後，就可以把這個文檔的所有字段在不同版本間進行一一對比，有修改的地方會被自動標記，例如這個版本比那個版本就是刪除了一段話，這樣子的話，對比的時候，被刪除的這段話就會自動加上顏色，並且會加上一個刪除的線，一目瞭然。（關於對比這個功能，有些版本控制管理軟件其實做得更好，類似Subversion，所以KnowledgeWise也提供了跟Subversion集成的效果，有任何文件作爲附件放到一個文檔裏去的時候，可以同時被自動提交到Subversion中，這樣子，就可以對附件也進行對比了）
下面的圖就是版本保存的地方。
4. 類似FAQ這些文檔，其實最終我們做完後是給我們的客戶用的，也就是給他們看的，作爲幫助文檔的方式，所以放在系統中的話，就不太適合他們去看，可看性不好，所以KnowledgeWise提供了一種Wiki功能，可以將指定的文檔用Wiki方式給用戶看，下面就是一個典型的FAQ在線幫助的截圖。
5. 另外的話，KnowledgeWise還支持直接由Word或者PDF文檔中直接把內容導入到系統中作爲一個條目，甚至可以把Word/PDF中分段的內容導成幾個相關聯的條目，當然也支持導出功能和報表功能了。
6. KnowledgeWise的文檔管理支持服務器-瀏覽器形式的訪問，所以只要你能訪問你們公司的網頁，你就能訪問到你想要的文檔，局域網與廣域網訪問起來沒有任何區別。
總的來說，KnowledgeWise是一個非常棒的文檔管理系統，完全滿足了我們公司的要求，甚至超出了不少期待，因爲它能跟我們買的其他TechExcel產品做無縫的集成，也就是說一個文檔我可以在不同產品中都能看到，如果有更新我也能一下子看到，對於我們公司的軟件開發過程是相當有幫助的。
