給IT人員支招：如何跟業務部門談需求分析？（上）

一提跟業務人員做“需求分析”，許多IT人員立刻就頭大了，要麼不在同一個“頻道”講話，要麼“變來變去，定不下來”。如何跟業務部門談需求分析呢，我們帶着這個問題，與聚冠因尚的諮詢顧問楊春波展開了討論。 1、 有的IT主管抱怨業務部門提出的需求，IT人員看不懂甚至根本不能稱之爲需求，您覺得爲什麼會出現這種情況？ 聚冠因尚楊春波： 這是比較常見的現象，“語言不通”是造成這種情況的主要原因之一。在企業信息化程度不高的情況下，業務人員的系統使用經驗較少，他們提出的需求往往用的是“業務語言”，比如說，“我需要在錄入這兩項數據之後，分攤成本能在這個窗口直接蹦出來……”。而我們IT人員熟悉的是“系統語言”，比如“能以這個字段爲關鍵字，按照結算時間順序排列，出個報表”。 從“業務語言”到“系統語言”，需要一個“翻譯”的過程。如果IT人員在公司時間不長、或者是對業務不熟的話，難度確實是不小的。我們的IT主管們也別上火、少抱怨，應該注意培養IT人員的業務知識、鼓勵IT人員經常與業務部門多交流。早就聽說財務人員要“走出賬房”了，我們的IT人員也應該不時地“遠離電腦”。 2、 業務人員與IT人員在需求分析階段的分工是什麼樣的？ 聚冠因尚楊春波： 在需求分析階段，IT人員切忌只做“聆聽者”，還要兼做“翻譯師”和“培訓師”。 “聆聽”業務人員的需求是第一步，但IT人員要儘量避免“你只管說，我只管做”的局面。“系統反正是按業部門提得需求做出來的，好不好用別怪我” ，這種想法看似很安全，其實是找麻煩，等到系統被改來改去的時候，才發現雙方都浪費了時間。 IT人員還應做好“翻譯師”。將業務需求整理並轉化爲“業務需求說明書”，並將整理好的文件與業務部門進行充分的溝通，來確認是否準確、完整地表述出業務部門的需求。 IT人員還應做好“培訓師”。在企業信息化程度不高的情況下，培訓工作尤爲重要。IT人員應建議業務骨幹參加有關信息化內訓或外訓課程，讓他們多聽“IT理念”、多瞭解“信息化案例”，促使雙方有更多的“共同語言”。 3、 您覺得該怎麼確保需求分析階段得出的項目需求，能充分反映業務部門的需求？ 聚冠因尚楊春波： 我們發現，業務人員在提需求的時候，經常是從個人的實際業務需要出發，非常關注與自己日常工作相關的內容。如果需求調研過程只找個別業務人員來問問，必然會出現需求不完整的情況。 在需求分析階段，應該“多方位”、“多層次”地選擇需求調研對象，不僅要找不同的業務管理人員瞭解業務管理需求，也要找多個業務執行人員瞭解操作需求。這樣的需求調研方式，纔有可能得到一個相對完整的業務需求。 4、 在需求分析階段IT部門與業務部門的溝通上，您有哪些經驗？ 聚冠因尚楊春波： 我對IT人員與業務部門的溝通方面的建議是，“以誠待人、學會傾聽、活潑一點”。 “以誠待人”是良好溝通的基礎。不管業務人員的職位高還是低、對信息化懂還是不懂，我們都要真誠、虛心地進行溝通。 “學會傾聽”不是說讓我們擺出一幅“專心聽講、認真記筆記”的姿態，更重要的是要“會聽”，要明白業務人員某句話背後實際是想說什麼想要什麼，這要求IT人員具備一定的業務經驗和領悟能力。 “活潑一點”是對那些平常較爲嚴肅的IT人員的建議。與業務人員特別是營銷人員交流時，溝通方式不妨活潑一點，更能拉近彼此距離、更能碰撞出火花。