以前參加過一些時間管理的培訓，也學習過一些方法，但沒有在日常工作中真正運用起來。近來，組織又給予了更多的職責，使得工作突然多雜了起來，時間也突然變得不夠用，於是乎實施了一些時間管理的方法，起到了一些效果，今日做一下小結：
- 目標->計劃->工作日程安排
- 免打擾的方法
- 對突發工作的記錄和追溯
- 把握效率規律，預設時間小片段
- 勤做記錄和總結，使時間最大化沉澱
目標->計劃->工作日程安排
我們都知道工作日程安排是時間管理的基礎性工作，每個人都會去做，但如何把雜亂的工作安排得合理可行卻是一件難事。檢驗一個工作日程安排是否合理很簡單，日程週期過後check一下實際工作中和先前安排的出路有多大，並是否取得好的結果就能看出一個日程安排的好壞。我最近結合一些工具提煉出一個簡單可行地安排工作日程的方法：
第一步：目標->計劃
首先我們得清晰認識到本季度需要達到的目標（目標週期不宜過長，以績效考覈週期爲時間段比較靠譜），如何確定目標有很多手段，可以參考績效考覈，也可以和老闆交談，當然自己的個人成長目標也是不能忽視的。然後，我們就需要對目標做逐層細化的計劃，這是一個比較艱苦的用腦環節，技術上可以用思維導圖的方式來實施，XMind是一個很不錯的畫思維導圖的工具，舉個實例：
工具的便捷能提升做這件事的興趣。這實際上就是個樹形結構，關鍵點在於葉子節點必須是可實施的工作項。
第二步：工作項排優先級
上一步已把下一個階段所需做的所有工作項都列了出來，現在需要做的是給這些工作項排一個優先級，這裏面方法就有很多，最經典是四象限法，如下圖所示：
按照緊急程度和重要程度兩個維度，給工作項分門別類，這個步驟目前還沒找到什麼好的工具，就暫時用excel來完成，其實也就是copy/paste的工作
第三步：按不同時間階段分配工作日程
這一步需要做的就是按照月、周、日逐層細化的方式做日程安排，這項工作會貫穿到每天當中。每個月頭需要安排這個月的工作項然後分攤到每週，然後每天早上需要從這周工作事項中取出需要當日完成的工作項，並用一些工具記錄下來，最好能做時間點的提醒。郵件客戶端一般都會提供比較好的日程安排功能，比如outlook。
通過上面三步做下來，會使得你是在以終爲始的方式來進行工作，不但能條理化日常工作，並且能保證一個預期的結果
免打擾的方法
雖然公司要求每天工作8小時，但我發覺自己常常保證不了這個量，每天花了很多時間在看無聊的網頁、羣消息和無關郵件上面，一天下來正經工作沒幹多少，因此必須對這些影響工作效率的害蟲治理一下：
1）通過Google Reader看新聞
這種方式能讓我聚焦在想看的信息上，而不是轉移目標到其他主題上
2）關掉所有聊天軟件的浮起功能
3）屏蔽工作無關的羣信息
4）增加郵件規則，並屏蔽無關郵件的提醒
增加郵件規則是件比較繁瑣的事情，大可不必絞盡腦汁想一堆規則出來，可以用即來即處理的方式，不過幾天郵件規則就會比較完善，例如，當收到一封新同事介紹郵件，可以想象的是會有大量的人來頂這封郵件，你可以頂完後，對這封郵件的主題添加規則到垃圾箱，outlook裏可以右鍵點擊這封郵件，然後“創建規則”，最後勾選主題規則即可，這樣你就不會受這封郵件的大批迴復的困惱了。outlook 2010的主題歸檔功能更加科學，可以把回覆郵件歸檔到最初郵件當中。
對突發工作的記錄和追溯
有些工作是沒法計劃到的，往往會是以郵件的方式來告知，爲了不漏掉任何一件需要關注的事項，需要用好郵件客戶端，使其不僅是收郵件的工具，更是任務安排和提醒的工具，當收到一個臨時工作郵件時，需要把它轉移待辦事務文件夾中，併爲這項工作添加提醒功能，這樣能清晰查看有哪些待辦事項，也能收到提醒通知，防止遺忘。outlook裏就是對郵件添加“後續標示”即可
把握效率規律，預設時間小片段
需要爲自己的每一天預設一些時間小片段，比如高效時間、垃圾時間和獨處時間。在高效時間段裏做當日最緊急最重要的事情，在垃圾時間裏集中看已屏蔽羣裏的消息或者看些娛樂新聞，在獨處時間段裏做一些思考和規劃。這樣做不但有松有馳，而且增加時間的含金量
勤做記錄和總結，使時間最大化沉澱
埋頭幹工作的同時，也需要回過頭看看已完成的事情，及時地做一些總結和記錄，這樣會避免讓自己感覺光陰似箭，無所作爲。寫寫日報、週報、blog能讓逝去的時間得到沉澱，也進一步提升自己的成就感