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特殊時期，開工時間一再延長，絕大部分公司選擇了在家辦公，在家辦公並不意味着低效配合緩慢。針對員工的管理策略和利用線上的辦公協同軟件，在家辦公依然可以保證高效的產出。今天我爲大家總結了遠程協作辦公的操作手冊。
Part 1 ：公司不同員工管理策略（適用於遠程協作）：
1、高層員工管理：定規則，做計劃，拆戰略、強溝通
管理者不能簡單的依靠團隊成員的自學或者自覺自律來進行高效的遠程協作，
保障公司正常運作需要提前做一些評估工作。整個公司這期間的效率都依賴第一步的管理層判斷，選擇很重要，評估非常必要。評估工作包括三個方面：
① 業務影響評估：
• 哪些工作內容和業務可以通過遠程協同來解決？
• 你的業務目標有多少可以通過遠程協同來實現？
• 對於無法遠程協同來完成的業務你的備用方案是什麼？
② 工具成熟度評估：
• 你現在使用的工具滿足所有的協作需求？
• 你和團隊使用的工具是零散的組合還是統一的平臺？
• 你們使用的工具是否能保證數據和信息安全？
• 你打算如何與IT部門一起解決那些無法滿足的協作需求？
③ 技能成熟度評估：
• 如果工具的問題已經解決，你和你的團隊是否已經具備了很好的遠程協作技巧，尤其是文檔共享、協同編輯、遠程會議等基本技能？
• 你和你的團隊是否需要接受進一步的培訓來快速強化遠程協作技能？
• 你可以通過哪些渠道快速的獲取相關的知識技能並傳遞給團隊
1.高層的遠程協作流程
①定規則：到崗離崗的時間，工作響應時間，統一的通訊機制，信息流通模式（包括誰來發起、誰來監督，誰來驗收），記錄緊急聯繫人等等。
②做計劃：根據公司戰略確定計劃的優先級，確定可以進行遠程工作的具體崗位人員，分析人力資源是否存在缺口並進行臨時調配。
③拆戰略：定義公司的核心問題，制定一個明確的，可拆解的目標，是關鍵中的關鍵，並且落實到具體的部門或者中層管理者上。
④強溝通：高效會議，隨時糾正方向，統一目標很重要。每日早晚會制度，每週項目進度討論會制度。
⑤每日早晚會制度：除對齊目標外，會議的作用在於營造強烈的工作氛圍，讓成員意識到當前的時間是工作時間。每日會議每位成員回顧目標，並反饋當前的完成情況和明日計劃，同時要記錄在相應的協作文檔中。
⑥項目進度討論會：
提高效率的幾個小技巧
（1）小會&短會
• 儘量多開小會（7人以下的會議）和短會（30分鐘以內的會議），少開大會長會。
（2）會前準備
• 開會前會議組織者發出會議日程，讓每個與會人員都瞭解自己在會議中的角色和目標。
（3）推進計劃
• 開會後一定要及時地總結和跟進，尤其是行動計劃。
當然，原則就是保證每個人都能充分和高效的參與，做到彼此尊重對方的時間和努力。
（4）儀式感
開工儀式是進入工作狀態的一個很好的舉措。
可以發出開工紅包。向全員發送開工郵件，且說明公司的情況，並且針對疫情有一定的說明。
瞭解員工假期情況，同時宣佈一下協同的紀律。
這對遠程協作工作會有很大幫助。這個也適用每天、每週、每次收假
2、中層管理：拆任務，做協調，看進度
中層鏈接管理和執行之間，對目標做可行性的任務拆解並安排到具體個人，是目標提出到實現之間的橋樑，要做好協調、跟進度、指導執行的工作。線上遠程協作對溝通、協調、跟進度提出了更高的要求，就要活要做細，任務要安排明白。
①拆任務
根據高層管理的戰略目標，進行任務拆解，定義部門或者小組核心問題，定義核心指標，並且把指標分解爲每個人的具體工作。
②做協調：在遠程的條件下，溝通肯定不如見面，所以需要中層管理時刻關注員工，營造員工的歸屬感，關注員工的狀態、心情。同時確定員工的授權範圍，什麼事情可以獨立自主，什麼事情需要確認。避免因爲授權不清晰，導致任務出現問題或者打擊員工的積極性。
③看進度：制定並優化遠程協作工作流程，不要讓員工來個性化的調整工作流程，且需要讓員工記錄每個工作任務的消耗時間。另外需要加強對流程瓶頸的員工進行輔導，比如很多工作，一到這個員工這裏就卡住，或者就拖延，那麼一定是要加強對這個員工的單獨輔導的。
要避免踩以下幾個“坑”：
①任務和人不匹配；合適的人做正確的事才能事半功倍，否則純屬浪費時間，造成企業內耗。
②協作順序混亂；理清思路，項目纔能有序進行，否則出現任務斷檔和任務擁擠的情況。
③安排任務後，等成果；固定時間對齊進度，做好及時調整，才能保障任務的高效及時完成。主動溝通，“等”、“靠”、“要”都是拖慢工作效率的大坑。提前協商固定溝通時間，才能讓工作效率有提升。
④等溝通 任務要提前安排，每個人都有“時差”，甚至作息習慣和家庭習慣不同都會導致溝通“時差”的存在。
3、普通員工：管時間，做執行，常彙報，有氛圍
對於團隊成員來說，如同正常上班一樣，即使遠程協作辦公，
工作中也要對齊目標和任務清單
可以參考SMART原則：
Specific 具體，
Measurable 可衡量，
Attainable 可達到，
Relevant 與大的業務目標有相關性，
Time-Bound 有明確截止日期
清晰地瞭解遠程工作期間——“每日工作”！
期望值和需要承擔的工作任務，做好確認工作，以備後續的總結回顧。
每日工作包含做到以下幾點：
①管時間
作爲員工一定需要和上級確認工作優先級，把工作分解爲具體的動作、任務，記錄各任務工作時長，並彙報。區分工作時間和休息時間。
（1）工作時間
在家辦公不僅考驗執行力，同樣也考驗自己的時間管理能力。區分這兩個時間，則是爲了防止讓自己出現一會兒洗手間、一會喫零食、一會兒客廳溜達的情況，提高效率。
（2）休息時間
只有清晰地區分好工作時間和休息時間，遠程工作，纔會既有效率，又能勞逸結合，
這對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。
②做執行
創造適合在家工作的場景，對抗干擾，提升自己的效率。區分辦公區和休息區。當辦公環境內有一張牀，再加上有手機，基本上拖延症也就來了，將休息區和辦公區分開可以緩解很大程度上的拖延症；
③常彙報
保持規律的總結匯報，不要超出授權範圍自作主張，每日例會，主動介紹、回顧當天工作。彙報內容要包含以下內容：
• 這段時間做了什麼
• 取得了什麼成果
• 碰到了什麼困難
• 需要的幫助和支持
• 下一個階段的計劃
彙報不僅是督促工作進度，也是將自己遇到的困難及時主動地總結匯報，快速獲得幫助的一種的方式。
④有氛圍：自覺結束假期模式，做好自我心理建設，
1、準時起牀，穿戴整齊。
像正常上班一樣，爲自己的辦公營造儀式感；
先緩解節後綜合症，再快速適應遠程協作辦公，提高效率。
2、和家人達成共識。
每個人都需要工作，更需要家人的支持。因此，在正式開啓遠程協同辦公的時候，一定要和家人說清楚，現在是在正式工作期間，和在單位上一樣，獲取家人的理解。這同樣適用於管理者的自我管理。
Part 2:遠程辦公所需軟件：
在選擇工具的時候需要注意，管理是根本，工具是輔助。沒有任何一款工具能夠解決你100%問題，你需要做的不僅僅是工具的選擇，而是對於遠程協同理念的理解，一步一步的把流程制度的落實。
第一種：協同辦公
一、釘釘(https://www.dingtalk.com)
釘釘是阿里巴巴集團打造的溝通和協同的多端平臺，幫助中國企業通過系統化的解決方案(微應用)，提升溝通和協同效率。疫情期間政策：釘釘對1000萬家企業組織發佈了支持“在家辦公”的全套免費解決方案。據瞭解，“在家辦公”主要功能包括遠程視頻會議、羣直播、DING功能、日程共享、任務協同、在線文檔協同、遠程打卡功能。
二、企業微信(https://work.weixin.qq.com)
企業微信是騰訊微信團隊打造的企業通訊與辦公工具，具有與微信一致的溝通體驗，豐富的OA應用，和連接微信生態的能力，可幫助企業連接內部、連接生態夥伴、連接消費者。疫情期間政策：企業微信將視頻會議人數提升到300人，支持企業隨時隨地發起百人音視頻會議。此外，企業微信在其發佈的免費遠程高效辦公指南中還介紹了幾個便於遠程辦公的免費能力，包括：
1、全員羣支持最高10000人即時溝通，進行4G的大文件傳輸;
2、一鍵發送公告，無論是延遲上班、值班安排還是疫情動態，都可以迅速傳遞給員工;
3、支持多人線上協同編輯，並支持設置打開和編輯權限，保障文檔安全;
4、上傳工作文件到微盤，文件在雲端實時同步，可隨時隨地打開最新版本。
三、華爲雲WeLink
(https://www.huaweicloud.com/product/welink.html)
華爲雲WeLink是面向政企用戶的智能工作平臺，支持實時互動溝通、高效協作、聯接各種智能終端、沉澱企業智力資產等。用戶可以隨時、隨地、通過各類終端設備(手機、電腦、平板、電子白板等)實現協作辦公。疫情期間政策：2020年1月25日至6月1日期間，華爲雲WeLink智能工作平臺免費提供1000賬號及100方不限時長會議。1月29日，華爲雲WeLink上線“健康打卡”功能，並向所有企業和組織免費開放，協助企業快速瞭解員工去向以及身體健康狀態。
四、飛書(https://www.feishu.cn)
飛書是一站式的溝通與協作平臺，將即時溝通、日曆、在線文檔、雲盤、應用中心等功能整合在一起，提升企業協同工作的效率。疫情期間政策：2020年1月28日至5月1日期間，飛書將爲所有用戶免費提供遠程辦公協作等商業版服務，並且所有在此期間註冊申請的湖北地區醫院、學校、公益機構等組織，可享有長達三年的飛書商業版免費服務。
據瞭解，此次飛書提供的免費服務包括但不限於：商業版完整辦公套件、不限時長的音視頻會議、無限量在線文檔、審批管理等。此外，在1月30日，飛書還上線了健康管理服務，並向學校、企業等組織免費開放，幫助其實現疫情監測的數據化管理。
五、蘇寧豆芽(http://im.suning.com)
蘇寧豆芽是蘇寧自主研發的一款協同聊天工具軟件協同辦公平臺，可幫助企業內或企業間進行即時的、遠程的、高效的辦公協同。疫情期間政策：1月28日，蘇寧科技宣佈向全社會企業及組織免費開放一體化協同辦公平臺，助力企業遠程辦公和協同工作。蘇寧豆芽開放的功能包括即時消息、羣組管理、音視頻在線會議、企業宣傳與服務號、OA移動流程起草與審批、工作日程與適時提醒、虛擬團隊與生態圈協作等。據瞭解，免費開放時間截止到2020年12月31日。
第二種：視頻會議
一、Zoom(https://www.zoom.cn)
Zoom是一款多人手機雲視頻會議軟件，爲用戶提供兼備高清視頻會議與移動網絡會議功能的免費雲視頻通話服務。用戶可通過手機、平板電腦、PC與工作夥伴進行多人視頻及語音通話、屏幕分享、會議預約管理等商務溝通。疫情期間政策：從2020年1月27日起，Zoom面向中國用戶的視頻會議服務將全部免費。
二、TalkLine(https://www.talkline.cn)
TalkLine是一款實時視頻互動交流軟件，全終端支持企業辦公、遠程招聘、企業培訓、在線教育、遠程會診、視頻客服等多種場景，提供清晰流暢穩定的音視頻體驗。疫情期間政策：TalkLine爲所有用戶提供遠程辦公支持，贈送5000分鐘會議時長。
三、小魚易連(https://www.xylink.com)
小魚易連是一款企業辦公軟件，提供電話會議，雲端協助、硬件視頻會議、企業級直播等解決方案，服務於提供視頻會議、遠程教育、遠程醫療、遠程金融及遠程政務等領域。疫情期間政策：2020年1月26日起至疫情結束，向全國政府機關、醫療機構、教育機構、企業單位免費提供100方雲視頻會議，
保障政府機關疫情指揮、醫療機構遠程會診、教育機構線上授課、企業單位在家辦公。
四、MindLinker(https://www.mindlinker.com)
MindLinker是一款針對企業開發的會議整體解決方案，支持多方高清視頻會議、會議快捷預約、會中高效協作、會後決議持續跟進等功能，能夠極大的提升企業會議效率，從而提升企業整體運營效率。疫情期間政策：MindLinker 面向企業和個人免費提供100方視頻會議服務，需要開視頻會議的單位或者團隊可以直接免費使用。
五、科天雲(https://www.ketianyun.com)
科天雲由TCL和思科共同創立，是一個主營企業溝通協作解決方案的雲平臺，提供高清視頻通訊協作服務。疫情期間政策：科天雲會議面向所有用戶免費開放，幫助企業遠程辦公，幫助學校復課雲中課堂，幫助醫療機構遠程會診。
六、全時雲會議
(https://meetnow.quanshi.com/onemeeting)
全時雲會議是全時雲商務服務股份有限公司基於雲計算架構開發的網絡視頻會議產品。
疫情期間政策：從2020年1月26日起直至疫情結束，全時雲會議免費使用。
視頻會議平臺功能對比：
第三種：文檔協作
一、石墨文檔(https://shimo.im/welcome)
石墨文檔是一款支持雲端實時協作的企業辦公服務軟件，支持多人同時對文檔編輯和評論，多端實時更新，具有協作撰稿、方案討論、會議記錄和資料共享等功能。疫情期間政策：石墨文檔針對在家辦公場景推出了“遠程辦公”產品新版本，並搭建了企業遠程辦公解決方案，幫助企業組織高效協同運轉。疫情期間，石墨文檔個人版賬戶將會自動升級爲遠程辦公版，用戶可免費使用。
二、騰訊文檔(https://docs.qq.com/index.html)
騰訊文檔是一款可多人協作的在線文檔。支持Word、Excel和PPT類型，打開網頁就能查看和編輯，雲端實時保存;可多人實時編輯文檔，權限安全可控。疫情期間政策：2020年1月27日，騰訊官方宣佈，騰訊文檔結合目前疫情防控的社會需求，在春節期間緊急進行以下幾項針對性升級：1、上線6類疫情統計模板;
其中，六類疫情登記統計模板包括：春節假期員工健康信息報備表、春節假期學生健康信息報備表、武漢返鄉人員統計表、學生每日健康信息上報、2020春節返工時間統計、員工健康信息收集表。
2、免費開放會員服務，同時在線編輯人數提升至200人;
3、支持遠程協同辦公。
同時，騰訊文檔將同時在線編輯的人數上限，從20人提高到200人，方便更多人發佈疫情相關的緊急信息。另外，騰訊還爲需要用到更多會員功能的組織，開放了免費會員的申請通道，填寫申請即可。
三、印象筆記(https://www.yinxiang.com)
印象筆記是一款支持多終端同步的雲筆記軟件，用戶可以在多種設備和平臺間無縫同步每天的見聞、思考與靈感。一站式完成信息的收集備份、永久保存和高效整理，提升工作、學習、生活效率。應用場景包括：記錄會議記錄、管理名片、製作購物清單、計劃一段旅行、策劃和管理項目、記錄課堂筆記等。疫情期間政策：2020年1月30日起至2月29日，凡成功填寫申請表單http://evernote.mikecrm.com/M7yVmLu並通過的中小微企業和團隊，即可免費使用印象筆記企業版全部權益。免費使用期至2020年5月1日(屆時將視疫情情況酌情考慮延期)。
四、WPS+雲辦公(https://plus.wps.cn)
WPS+雲辦公是金山辦公面向企業客戶推出的高效、安全的雲辦公解決方案，
不僅提供全平臺WPS Office產品，還有文檔雲存儲、在線協作文檔、企業管理後臺、文檔安全服務以及周邊辦公應用;滿足企業文檔集中管理、團隊高效協同、數據安全管控、隨時隨地移動辦公的訴求。疫情期間政策：WPS+爲企業用戶免費提供遠程辦公、會議等服務。從2020年1月31日起至5月1日，凡3人及以上協作辦公的，可免費獲得WPS+協作版高級權益。
五、Tower(https://tower.im)
Tower是一款團隊協作軟件，支持多設備查看文檔，可以自由創建團隊，分享項目及文檔，有在線討論，文件共享，日程安排等多個功能。疫情期間政策：自2020年1月18日起至3月1日，Tower的高級版和專業版功能，對全社會免費開放，所有新註冊團隊均可免費使用。對於已經在使用Tower的醫療團隊免費將續費期限推遲到5月1日。
六、TeamViewer
(https://www.teamviewer.cn/cn)
TeamViewer是一款遠程桌面工具，提供工業級遠程控制、桌面共享、在線會議、網絡監控、惡意軟件保護，以及計算機之間安全的文件傳輸等功能。疫情期間政策：1月28日，TeamViewer發佈消息稱，將提供免費的遠程辦公方案，讓需要在非常時期堅守崗位的人更安全地完成工作。
七、聯想企業網盤(https://box.lenovo.com)
聯想企業網盤是聯想集團下聯想雲存儲的一個企業級網盤產品，針對企業網絡文件存儲和管理需求的解決方案，提供安全可靠的在線企業文件管理，提高企業辦公效率。疫情期間政策：從2020年1月31日至7月31日，向湖北省國家機構組織及事業單位、學校(普教、高教)、醫院及醫療機構提供公有網盤協作版全功能免費服務。
八、Zoho(https://www.zoho.com.cn)
Zoho爲提供企業運行和管理的一站式雲平臺，已陸續推出40多款在線SaaS軟件產品，包括CRM、在線Office、郵箱、項目管理、團隊協作、人事管理、財務管理、BI商業智能、應用開發平臺等。疫情期間政策：免費開放8款在線協同工作軟件，包括：網絡會議、遠程支持軟件、企業郵箱、企業網盤、在線Office套件、在線聊天工具。
九、ProcessOn(https://www.processon.com)
ProcessOn是一個在線作圖工具的聚合平臺，支持在線畫流程圖、思維導圖、UI原型圖、UML、網絡拓撲圖、組織結構圖等。
十、有道雲筆記
(http://note.youdao.com)
有道雲筆記是網易旗下的有道推出的個人與團隊的線上資料庫。主要功能特色包括：紛繁筆記輕鬆管理、文件同步自動完成、路上創意隨手記錄、精彩網頁一鍵保存、增量式同步技術、手機端富文本編輯、白板拍照智能優化、手寫輸入、塗鴉等。
十一、爲知筆記
(https://www.wiz.cn/zh-cn)
爲知筆記不僅是一款記錄生活、工作和學習的雲服務筆記軟件，也是一款可以共享資料、基於資料進行溝通的協作工具。用戶可以隨時隨地記錄和查看有價值的信息，所有數據在電腦、手機、平板、網頁可通過同步保持一致。因文檔協作工具較多，現選出4款工具進行對比，如下圖所示：
工具很多，企業在選擇時要集合需求選擇能夠讓自己高效、安全的方式持續運作的工具，不求求功能全而多。
（1）遠程協同辦公規則
（2）週報模板
（3）遠程辦公項目清單
Tips
此外，當我們把自己的注意力都集中在企業如何保障業務上時，很容易忽視團隊的關懷。他們會擔心：疫情會不會讓自己失業，公司以後的計劃會不會調整、薪資待遇會不會變化、復工後的工作環境是否安全有保障等等問題，可能因爲距離、因爲契機他們不會表達這些擔憂，只會在心理焦慮。團隊的穩定也是生產力，尤其很多企業的團隊成員都來自全國各地五湖四海，不同地區的情況不同，針對當前遇到的特殊情況，對於員工的心理建設工作要同樣重視，做好員工關懷，才能保障更加高效的工作。
Part3 員工關懷
企業管理者可以從以下幾點着手，做好員工關懷的工作：
（1）物資準備
爲復工做好相應的物資準備工作，採買相應的消毒液和口罩，減輕成員對復工後的擔憂心理；
（2）健康管理
遠程協作期間，建立相應的健康彙報制度，通過對成員的健康表示關心，讓成員感覺每天的信息不僅僅是不斷上漲的人數，網絡各種信息，建立信心；
（3）共享規劃
將公司工作目標、計劃和未來方向與員工充分溝通，坦誠溝通，讓他們清晰地知道下一步的工作安排和可能會遇到的變化。
雖然是遠程協作，團隊的情緒和士氣也是影響協作效率和質量的重要因素，我們不能忽視。
今天的分享就到這裏，下面是我的個人介紹。我在產品經理入門、求職技巧、面試總結，產品完整工作流都有自己的真實經驗，會持續毫無保留的輸出。感謝大家的關注！
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