01 先講結論
很多人在初入職場時，大都是在學校裏的說話方式：因爲什麼原因，所以怎樣。在學校裏這樣說很正常，但在職場上，不是寫文章、發郵件、做筆記和跟上級溝通，最好是先講結論。在最短的時間內把必要信息傳達給對方。
PREP 的原則：
- POINT =結論
- REASON =依據
- EXAMPLE =具體事例
- POINT =重申結論後結束
你可以試用 PREP 的原則 來舉個例子：
向領導彙報工作：
明年本部門需要新增3個人員纔行。
因爲本部門明年的KPI比今年增加45%，按目前部門每人的工作任務和強度來計算，是無法完成明年的計劃，而且當前的工作強度已經很大了，本來就處經常加班的狀態，必須增加新的人員才能完成計劃，經過計算之後，需要新增3人才行。
02 用數據、事實說話
對這一條印象深刻，我自己因爲工作需要，有段時間經常跟級別非常高的公司老總打交道，想在溝通中讓對方認可你的專業性，最好的方法就是用真實的數據說話。
少提個人的經驗和漂亮話。最能代表事實的是“數據”。 數據是誰也無法撼動和否認的，用數據說話最有效。
即便有點不情願或不太認可，但只要你能證明數字的真實和準確性，經過確認和思考之後，大多數情況下，都會接受事實，然後再根據實際情況進行討論。
03 邏輯先行
不管是演講、寫作、彙報，具備邏輯性是基本要求。剛入職場的新人，寫出來方案或做彙報裏，最常見的問題就是邏輯混亂，一旦其它人人發現，你的表達有邏輯問題。根本不會有人聽，連站在起跑線上的機會也沒有。
04 充分理解對方的期望值
“商務合作其實就是不斷地超越對方的期望值；不斷地超越顧客或消費者的期望值；不斷地超越上司的期望值 。”
在職場上千萬記住，不是是跟領導、同事還是客戶，能讓你對方認可你最好的方式就是不斷的超越對方的期望。
做到這一點很難，首先需要正確地理解對方真正想看到什麼。在充分了解對方的期望目標和期望程度上，不斷給出超出對方期望值的成果。
但要記住一點，當你不能滿足對方的期望時不要輕易許諾。
怎麼理解呢，要明確以下四個要點：
- 工作的背景和目的
- 具體的工作成果目標
- 質量要求
- 優先順序和緊急程度
05 “雲—雨—傘”：提建議的基本原則
“天上出現烏雲，眼看就要下雨，帶上傘比較好。”
這其實是對事實、分析和行動三者的比喻。
這是什麼意思呢？
要區別事實、分析、行動。
雲代表“事實 ”。是用眼睛實際觀察到的情況。誰都能看出來天上有沒有烏雲。
快要下雨，是從現狀推測出來的“分析 ”。也就是說從出現烏雲這個事實引出可能會下雨這個分析。
最後是雨傘。也就是說從“快要下雨”這個分析得出帶上雨傘這一“行動 ”。
進一步整理如下：
（事實）“天空出現烏雲。”
（分析）“因爲有烏雲，可能會下雨。”
（行動）“因爲要下雨，所以帶雨傘。”
這裏最重要的就是區分“事實”“分析”“行動” 。
如果將三者混淆或遺漏而得出結論的話，那麼結論就會不合邏輯。
報告時要區分現狀事實和意見建議。加入“事實”“分析”“推薦的行動方案”這三個標題
在報告中“事實現狀”“分析研究”和“行動方案”就十分容易區分，別人也能夠理解報告的內容。
如果提案沒有以上三項內容，那麼它就沒有太大的說服力。很容易被對方質問“你真正的意思是什麼？”“爲什麼要這麼做？”
對於所有的文件報告，都可以按這三個項目檢查內容是否貼切、合理。檢查之後再提交報告。
06 文書寫作的基礎——會議記錄法
會議記錄是新人必做的一項工作。相信每個公司都會把會議記錄工作交給新人來做。但是，會議記錄上要寫什麼？要怎麼寫？看上去沒有規律可循。所以很多新人在會議記錄上吃了不少苦頭。
因爲會議記錄是資料製作中最基礎的部分，包含了資料製作的基本方式和方法。
如果能夠做好會議記錄，那麼其他的資料製作也不會出現太大問題。
會議記錄：
- 記錄決策事項、確認事項，需要向相關人員確認決策的內容
- 記錄決策事項，作爲日後的證據
簡潔地記錄已定決策、需要確定的事項，傳閱給相關人員確認或決定某些事項 。這纔是會議記錄的作用。記錄未決定的事項，和下次應決定的事項。
列舉一下會議記錄中的必備項目：
- 日期時間
- 地點
- 參加人員
- 本日內容安排（論點·議題）
有以上幾條理所當然。以下四個是重點：
- 已決定的事項
- 未決定的事項（需要下次決定的問題）
- 需要確認的事項
- 下次會議之前的準備（負責人和截止日期）
只要將這四個項目簡單清楚地整理、書寫出來就是一份完美的會議記錄。
做會議記錄時，首先將以上項目作爲標題寫下來 。然後在標題下按條目列出 主要內容。
除了已決定的問題外，還要簡潔明確地記錄未決定的事項、需要確認的事項和下次會議之前的準備。