Exchange日常管理之二十一：管理郵件歸檔

文章出自http://www.exchangecn.com/exchange2010/20150619_3257.html

在exchange 2010的版本中，提供了新personal article的功能，這樣可以讓我們集中管理和設置用戶的歸檔郵件。我們知道在exchange以前的版本，如果想實現郵件很好的集中存檔，需要藉助第三方的歸檔產品，比如symantec、mimosa等。而如果我們藉助outlook的PST個人文件夾的功能進行郵件歸檔的話，又不方便我們的集中管理和策略配置。如果使用outlook的歸檔功能，將存在下面的缺點：

下面框中文字來自technet

• 非託管文件 通常 .pst 文件由用戶創建，並駐留在用戶計算機或網絡共享中。它們不由組織管理。因此，用戶可以創建若干包含相同或不同郵件的 .pst 文件，並將其存儲在不同位置，而不受組織控制。

• 發現成本增加 訴訟以及某些業務或法規要求有時會產生髮現請求。查找駐留在用戶計算機上的 .pst 文件中的郵件數據可能會非常消耗人力。因爲跟蹤非託管 .pst 文件可能很困難，所以在很多情況下可能無法發現 .pst 數據。這可能會使組織面臨法律和財務風險。

• 無法應用郵件保留策略 郵件保留策略無法應用於 .pst 文件中的郵件。因此，組織可能不符合業務規定或適用法規。

• 數據失竊風險 存儲在 .pst 文件中的郵件數據容易受到數據竊賊的***。例如，.pst 文件通常存儲在便攜式設備（例如便攜式計算機、可移動硬盤驅動器）和便攜式媒體（例如 USB 驅動器、CD 和 DVD）中。

• 郵件數據的分段視圖 將信息存儲在 .pst 文件中的用戶不會獲得其數據的統一視圖。存儲在 .pst 文件中的郵件通常僅在 .pst 文件所在的計算機上可用。因此，如果用戶使用其他計算機上的 Outlook Web App 或 Outlook 訪問其郵箱，無法訪問存儲在其 .pst 文件中的郵件。

而對於exchange的個人存檔功能，則對上面的缺點進行了改進和增強：

在 Microsoft Exchange Server 2010 中，個人存檔向用戶提供了一個存儲歷史郵件數據的備用存儲位置。個人存檔是對郵箱用戶啓用的其他郵箱（稱爲存檔郵箱）。Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web App 用戶可以無縫訪問其存檔郵箱。通過使用其中任意一個客戶端應用程序，用戶可以查看存檔郵箱，並在其主郵箱和存檔郵箱之間移動或複製郵件。個人存檔向用戶提供一致的郵件數據視圖，省去了管理 .pst 文件所需的用戶開銷。不使用 .pst 文件可大大降低組織對前面部分中概述的風險的暴露程度。

在 Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) 中，您可以在某用戶的主郵箱所處的郵箱數據庫、相同郵箱服務器上的其他郵箱數據庫或相同 Active Directory 站點的其他郵箱服務器上的郵箱數據庫上設置該用戶的個人存檔。這爲使用分層存儲體系結構以及在不同的存儲子系統（如近線存儲）上存儲存檔郵箱提供了很大的靈活性。在跨界 Exchange 2010 部署中，還可以爲位於內部部署郵箱服務器上的郵箱設置基於雲的存檔。

對於exchange 2010的歸檔來說，我們既可以將用戶郵件歸檔到服務器的同一個郵箱數據庫，也可以歸檔到同一服務器的另外一個數據庫，或者不同服務器的數據庫中，實現歸檔郵件的安全統一存儲，如圖所示

瞭解exchange的存檔郵箱之後，其實當你爲用戶啓用存檔的時候，你會發現啓用的過程是非常簡單的，下面我們就來簡單看看如何爲用戶啓用存檔郵箱。

如果爲某個用戶啓用存檔，只需要右擊該用戶，選擇【啓用存檔】，如圖所示

注意：如果啓用多個用戶的存檔，可以在管理控制檯選中多個用戶，也可以使用powershell的方式。

選擇創建本地存檔，然後選擇要放置存檔數據的數據庫，如圖所示

啓用存檔之後，可以爲存檔設置一個名稱，如圖所示

還可以設置存檔配額限制，如圖所示

設置存檔配額可以更好地限制用戶對存檔的使用

設置存檔配額限制，已經達到多大的容量時對用戶進行警告，如圖所示

當設置完成後，可以在該用戶的郵箱中看到一個存檔郵箱，如圖所示

如果想訪問歸檔郵箱的話，可以通過outlook 2010、outlook 2007、OWA的方式來進行，不能使用outlook 2003、activesync。

另外也可以通過powershell的方式來創建和管理歸檔，也可以做保留策略來更好地進行管理。