對於時間管理初識--時間管理入門

在這個微信,QQ遍佈全球的世界裏,越來越多的人們迫切自己的時間得到充實,希望自己的話題能有人回覆,越來越多的人患有社交焦慮症。

但是在這個時間上,人們往往工作效率很低,你身邊是否有人這樣抱怨過:

我今天不知道做了什麼
我剛剛想起一個事情,然後被打斷了
這個項目我做不完,你得多給我點時間

人們往往不知道自己的時間花費在哪裏,永遠也提不高自己的工作效率,正好今天學習了一點時間管理的原則與方法,在這裏提出個人的看法與意見,希望大家看了共同進步。

對於時間管理這個定義的理解,百度百科是這樣說的

時間管理是指通過事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用,從而實現個人或組織的既定目標,EMBA、MBA等主流商業管理教育均將時間管理能力作爲一項對企業管理者的基本要求涵括在內。

我個人的看法是,對於時間管理,我們管理的不是時間,而是效率,我們只能夠提高你學習與工作的效率,才能節約很多時間,如何高效的去做很多事情,在這裏,不得不要提出幾個關鍵字

一、專注

這點很重要,你是否發現你不管是做什麼,閱讀,或者是學習,或者工作總是無法專心的去做好它,你總是被外界各種各樣的事情打擾,比如說qq,比如說微信。
有科學家統計,一個人每過8分鐘就會被打擾一次,一個小時就會有7-8次,如果說一次被打擾的時間是5分鐘,那麼你一天工作時間8小時,就會浪費4個小時被打擾,如何有效的屏蔽打擾,是專注的前提。

在這裏介紹一個時間管理方法——番茄時間管理

以下有些內容借鑑與百度百科詞條

番茄時間管理

簡要的說明該方法的使用法則

使用番茄工作法,選擇一個待完成的任務,將番茄時間設爲25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然後在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒。

使用番茄時間管理法有幾點原則一定要遵守

1)一個番茄時間(25分鐘)不可分割,不存在半個或一個半番茄時間。
2) 一個番茄時間內如果做與任務無關的事情,則該番茄時間作廢。
3)永遠不要在非工作時間內使用《番茄工作法》。(例如:用3個番茄時間陪兒子下的棋、用5個番茄時間釣魚,等等。)
4)不要拿自己的番茄數據與他人的番茄數據比較。
5)番茄的數量不可能決定任務最終的成敗。
6)必須有一份適合自己的作息時間表。

番茄時間管理

它的做法:

1、每天開始的時候規劃今天要完成的幾項任務,將任務逐項寫在列表裏(或記在軟件的清單裏)
2、設定你的番茄鍾(定時器、軟件、鬧鐘等),時間是25分鐘。
3、開始完成第一項任務,直到番茄鐘響鈴或提醒(25分鐘到)。
4、停止工作,並在列表裏該項任務後畫個X。
5、休息3~5分鐘,活動、喝水、方便等等。
6、開始下一個番茄鍾,繼續該任務。一直循環下去,直到完成該任務,並在列表裏將該任務劃掉。
7、每四個番茄鍾後,休息25分鐘。

在某個番茄鐘的過程裏,如果突然想起要做什麼事情——

a.非得馬上做不可的話,停止這個番茄鍾並宣告它作廢(哪怕還剩5分鐘就結束了),去完成這件事情,之後再重新開始同一個番茄鍾;

b.不是必須馬上去做的話,在列表裏該項任務後面標記一個逗號(表示打擾),並將這件事記在另一個列表裏(比如叫“計劃外事件”),然後接着完成這個番茄鍾。

在這裏向大家推薦一款軟件 forest ,它是專門爲番茄時間管理法則制定的一款軟件,25分鐘如果不被打擾完成一件事情的話,那麼你的樹將會被兌換成金幣,當你的樹達到一定的量級的話,那麼你的樹是可以兌換成真實的樹爲荒涼地區做出你的一份貢獻的。

番茄時間管理的經驗做法

根據個人實際情況,合理設置自己一個工作日內的番茄時間段,儘量將重要的工作放在頭腦高效的時段,比如上午8:30~11:00,下午15:00到17:00等;不一定所有工作都要納入番茄時間段裏,找到適合自己的工作節奏。

1、做好準備工作,明確各個番茄時間內對應的任務,最好將任務簡單寫到紙質便籤/日記本中,便於實施畫X,強化反饋。
2、每4個番茄時段內的task的上下文差別不要太大,儘量減少task間的切換成本(進入某個task的工作狀態是需要時間的)。
3、在番茄時間段內task沒完成咋辦? 這個估計經常發生,似乎只好在下一個番茄時間段裏繼續做了。其他task順延。必要情況下加班完成。一旦出現這種情況,就需要你加強task劃分能力,儘量做好task完成時間的預估,不斷提升精確估計能力。
4、打擾是不可避免的。電話、郵件都可能打斷你的工作。如果必要,可在你的番茄時間段中預留出一些處理打斷的時間,比如25+5,預留5分鐘。當然我們應該儘可能避免這種打擾,可用一些廣爲流傳的技巧:比如在允許的範圍內適當將mail接收的間隔延長;高掛“免戰牌”,顯式告知他人你已經“out of services”了;不啓動即時通信工具,或設置即時通信工具的狀態爲外出或極其繁忙狀態等等。

在你日常工作與生活中,你應當儘量的去避免你在集中精力做一件事情的時候來自外界的打擾,比如QQ,比如微信,你可以把這些外來的社交軟件設置爲接收消息但不提醒狀態,這樣可以使你減少或者避免許多幹擾。

二、計劃與目標

你是否發現你不知道自己當前的目標以及計劃是什麼,是不是突然來一件事情就做一件事情,總是在打斷與被打斷中度過每天要做的事情?

如果你現在是這個狀態的話,那麼你需要很好的對你的時間進行規劃了。

你需要有一個長期的計劃,這個計劃可能五年甚至十年之久,這個可以稱之爲理想或者夢想,你需要有一箇中期的目標 ,3年之內的計劃,隨之而來的是你的年計劃,季度計劃,月計劃以及每週計劃,每日計劃。

你是否發現你很難總結你今天做了什麼,沒關係,這個不難,你只需要對你當天的時間進行一個規劃。

每天早晨起來對自己當天要做的幾件事情進行大概的規劃,又稱爲

四象限法則

A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。
B.緊急但不重要(比如有人因爲打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等)——只有在優先考慮了重要的事情後,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實,許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無關大局。
C.重要但不緊急(比如學習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有前一類事的壓力,應該當成緊急的事去做,而不是拖延。

D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閒工夫再說。
時間四象限

 有了這個概念後,你可以把你當天劃分出7-8件比較重要的事情,用一個list給記錄下來,做完一項之後,你可以把它劃掉,這樣的話,你會非常有成就感。

這裏樓主使用的軟件是奇妙清單,比較好看一款軟件,適用於mac系統,在mac系統上google日曆是需要收費的,而且沒有越獄的iPhone也無法使用google日曆,所以樓主比較推薦使用奇妙清單這款軟件。

三、回顧和總結

如果你不至少每天或者只要你有時間就回顧檢查,那麼你的行動和提醒的列表將會變的毫無用處。以你當時擁有的精力,資源和時間,決定什麼是對你來說最重要的事情,然後做。如果你傾向於拖延,你可能會老是做最容易的事情,避免那些難的。爲了解決這個問題,你可以一個接一個地做列表上的事情,按照它們的順序,就象你處理你的收件箱一樣。
至少以星期爲週期,GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動”,“項目”和“等待”的事項,確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入你的系統,而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議製作一個難題檔案來幫助你更新你關於主要行動的記憶。

  • 這是時間管理很重要的一項,你每天花很多時間去做各種各樣的事情,那麼在做這些的過程中。

  • 你有沒有遇到什麼樣的困難呢,或者你被什麼事情打擾了呢,你又是如何去做的呢。

  • 如果你總是發現你的時間在浪費,卻總是不知道浪費在哪裏的話,你不妨可以記錄一下你每天花在每件事情上的時間,比如說見客戶多少時間,比如說早上起牀到洗漱用了多少時間,只有當你堅持記錄一段時間的話,你纔會發現你浪費的時間在那裏,才能找到解決的辦法,你才能夠更加高效的去進行學習與工作。

四、碎片時間管理

說起這個你是否發現你自己平時生活中有許多碎片時間,比如說擠地鐵的時間,比如說睡前,

比如說做家務的時候,你在平時生活和工作中你有許許多多的碎片時間,爲什麼你寧願明知一件事情很重要,卻不願意去做,而是去刷手機呢,這還有一個詞就是拒絕拖延,你只有拒絕拖延了,你才能夠高效的去完成很多事情,

比如說如果一件事情,2分鐘內可以完成的,那麼你一定要立馬就去做,不能夠拖,因爲去做這件事情和去推脫這件事情所花費的時間是差不多的,你有時間去推脫這件事情,那麼你還不如去快速把這件事情做完。

在我們平時生活中有許多時間是可以利用起來的,比如你平時早起,爲什麼許多成功的企業家都選擇早起,因爲早起的時候可以更加專注的去做某些事情,你早起,意味着你早上可以花一些時間來對自己當天所需要做的事情進行一些整理,你早起可以意味着你可以認真的閱讀報紙,再也不是一掃而過標題,你早起意味着你每天花費個10分鐘進行鍛鍊,你整個人一天都精神爽朗了。“`

在平時的時候有什麼事情是可以一心二用的呢,我們會發現,我們可以在平時做家務的時候,也可以把電臺打開,一遍做家務,一遍聽各種自己喜歡的電臺,時間不就這樣利用起來了嗎?

所以不要在抱怨,你的時間爲什麼這麼少,看起來別人很忙,但是他卻還有時間去報培訓班,去學習英語,去見客戶,而你什麼都沒做時間就沒有了,你只是需要一個好的時間管理罷了。

五、行動

這是時間管理最重要的一點了,行勝於言,如果你把所有的時間都花在如何去規劃上面,卻不付諸於行動的話,那麼你的這一切的時間管理都是白費,你需要do do do !最後廢話不多說了,看接下來的變化吧!

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