| 電話行銷--桌上天地 左右護法 |
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左手接電話,右手寫記錄是一個非常重要的習慣,電話和備忘錄就是你的左、右護法。 在進行商務電話溝通前，需做好一些物品上的準備，這樣能幫助我們做到更有效率地接打每一通電話。 （1）三種不同顏色的筆 1、削好的鉛筆。通常用來書寫日常的備忘錄，或者記下傳真的收件者姓名。鉛筆字隨時可以擦掉，方便作常規更新。 2、紅色的筆。工作人員一天可能會接到很多電話，輕重緩急各有不同，特別重要的或緊急的電話用紅筆標識，就非常醒目。厚厚的電話記錄裏我們很容易找到紅色標識的顧客。 3、藍或者黑色的筆。作平常記錄用，通常在每一次電話過程中都會或多或少得到一些客戶的信息；記錄下來對後續展開的服務及溝通非常有幫助，好記性不如爛筆頭，隨時記錄，能保留很多客戶的潛在信息。 （2）便箋紙 可供粘貼的便箋紙往往是一個不錯的提示，電話中客戶可能會要求當時寄信件或是E-mail等，便箋紅會提醒你做這些事情，讓你成爲一個不健忘的人，及時快捷的服務會讓客戶感覺到你的不同之處；另外，便箋紙還便於給同事留口訊。 （3）電話記錄本 電話記錄本，通常是業務人員日常的電話名錄索引，同時又有利於公司人員內部的交流。格式如下： 1、標註時間日期。當我們在後續跟蹤時，能夠準確無誤地瞭解客戶當時打電話的時間，不僅可以充分理解客戶當時打電話的動機和原因，促成雙方的溝通；而且客戶也會因爲你的額外的關注而與你保持良好的關係，更願意聽你的電話。 2、電話號碼編號。這樣可以清楚地知道每天打電話的次數，有利於公司掌握處理事件的次序及重要性，並制定相應的策略。 3、空5～10行。每次和客戶的溝通，細心地的總會有一些新的資訊加註到記錄裏，這樣更容易掌握對方的消費心理和行爲。 （4）鐘錶 鐘錶可以讓我們以最快的時間做好工作，掌握通話時間，實現撥打電話的掌控性。客戶的每一分鐘都是很富貴的，鐘錶可以幫助我們隨時做好時間管理。一般情況下，問候電話不超過1分鐘，預約拜訪電話不超過3分鐘。 （5）在電話中，客戶看不到我們的形象和面部表情以及肢體動作，但他會想象電話線另一端的人的樣子。聲音傳遞的不僅僅是說話的內容，更重要的是客戶對你的感覺和構思。所以你需要提醒自己，隨時調整自己的狀態，讓客戶有正面的聯想。 （6）備忘錄 備忘錄隨時提醒我們及時處理客戶的需求，以此建立良好的客戶關係，而良好的客戶關係可以提升我們接打電話的效率。 設想一下這樣一種情況，電話鈴響了，在雜亂無章的文件堆中終於費盡力氣找到了電話。“喂！喂！”話還沒說出口，就一不小心推倒了放在一旁的香醇咖啡。頓時一大堆文件被那些烏漆麻黑的東西（這時咖啡在你心中早已是一灘污水）所糟蹋，令你忙中添亂，萬分沮喪。 所以我們在做事情之前，上述所有資料皆應準備齊全，尤其是桌子上的各種擺設。首先要把桌面整理得乾乾淨淨，再擺上電話、文具用品、各種資料、備忘錄等。否則，一面歪着腦袋夾住電話，一面找資料，一面又得忙着記錄電話內容，豈不手忙腳亂。 最佳放置方位——電話放在左邊，備忘錄放在右邊。 接電話時，到底是右手拿聽筒，還是左手拿聽筒？有些人會覺得奇怪：“只要好拿就行！”其實不然，電話機的正確安放應該是在左前方，以坐着的姿勢順手出去正好可以拿到聽筒爲佳（而左撇子的人則相反），爲什麼呢？因爲電話太近容易干擾工作，而太遠了又容易推翻東西，起身彎腰的話又怕耽誤了接電話。 接電話時可能要做相當多的記錄，所以，應該在右手邊伸手可及的地方放置備忘錄。在左手拿聽筒的情況下，右手可順利地取出紙記下重點，而不至於右手持聽筒，要記錄時，匆忙地說：“對不起，請稍等。”再慌張地放下聽筒，尋找資料或找筆記錄，這樣，事情進行的程序，一下子被中斷，不僅思緒混亂，也會給對方留下不好的印象。 商務電話最重要的就是準確敏捷，如果沒有做好備忘錄，打電話來的人究竟是誰，很容易忘記或搞錯。沒有備忘紙，一些事情勉強記在腦袋裏，而人的記憶力經常會有模棱兩可的意外發生，當放下聽筒時很容易對自己的記憶產生懷疑，“剛纔到底是張先生還是李先生？”重要的一個字聽錯，就很可能鑄成大錯。 電話鈴一響，應迅速地用左手接電話、右手寫記錄是一個非常重要的習慣。商務電話講究的是效率，只有從容應對快速無誤地記住重點，纔會有精湛的表現。電話和備忘錄就是你的左右護法。 |
