編者語：Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業都是依靠Excel進行數據管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現在對數據的自動處理和計算，然而很多缺少理工科背景或是對Excel強大數據處理功能不瞭解的人卻難以進一步深入。編者以爲，對Excel函數應用的不瞭解正是阻擋普通用戶完全掌握Excel的攔路虎，然而目前這一部份內容的教學文章卻又很少見，所以特別組織了這一個《Excel函數應用》系列，希望能夠對Excel進階者有所幫助。《Excel函數應用》系列，將每週更新，逐步系統的介紹Excel各類函數及其應用，敬請關注！
所謂文本函數，就是可以在公式中處理文字串的函數。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度；可以替換某些字符或者去除某些字符等。而日期和時間函數則可以在公式中分析和處理日期值和時間值。關於這兩類函數的列表參看附表，這裏僅對一些常用的函數做簡要介紹。
一、文本函數
（一）大小寫轉換
LOWER--將一個文字串中的所有大寫字母轉換爲小寫字母。
UPPER--將文本轉換成大寫形式。
PROPER--將文字串的首字母及任何非字母字符之後的首字母轉換成大寫。將其餘的字母轉換成小寫。
這三種函數的基本語法形式均爲 函數名（text）。示例說明：
已有字符串爲：pLease ComE Here! 可以看到由於輸入的不規範，這句話大小寫亂用了。
通過以上三個函數可以將文本轉換顯示樣式，使得文本變得規範。參見圖1
Lower（pLease ComE Here!）= please come here!
upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE!
proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here!
圖1
（二）取出字符串中的部分字符
| Excel函數應用回顧 |
| ● Excel函數應用之邏輯函數 ● Excel函數應用之數學和三角函數 ● Excel函數應用之函數簡介 |
您可以使用Mid、Left、Right等函數從長字符串內獲取一部分字符。具體語法格式爲
LEFT函數：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符數。
MID函數：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置。
RIGHT函數：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符數。
比如，從字符串"This is an apple."分別取出字符"This"、"apple"、"is"的具體函數寫法爲。
LEFT("This is an apple",4)=This
RIGHT("This is an apple",5)=apple
MID("This is an apple",6,2)=is
圖2
（三）去除字符串的空白
在字符串形態中，空白也是一個有效的字符，但是如果字符串中出現空白字符時，容易在判斷或對比數據是發生錯誤，在Excel中您可以使用Trim函數清除字符串中的空白。
語法形式爲：TRIM(text)其中Text爲需要清除其中空格的文本。
需要注意的是，Trim函數不會清除單詞之間的單個空格，如果連這部分空格都需清除的話，建議使用替換功能。比如，從字符串"My name is Mary"中清除空格的函數寫法爲：TRIM("My name is Mary")=My name is Mary 參見圖3
圖3
（四）字符串的比較
在數據表中經常會比對不同的字符串，此時您可以使用EXACT函數來比較兩個字符串是否相同。該函數測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數 EXACT 能區分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數 EXACT 可以測試輸入文檔內的文字。語法形式爲：EXACT(text1,text2)Text1爲待比較的第一個字符串。Text2爲待比較的第二個字符串。舉例說明：參見圖4
EXACT("China","china")=False
圖4
二、日期與時間函數
在數據表的處理過程中，日期與時間的函數是相當重要的處理依據。而Excel在這方面也提供了相當豐富的函數供大家使用。
（一）取出當前系統時間/日期信息
用於取出當前系統時間/日期信息的函數主要有NOW、TODAY。
語法形式均爲 函數名（）。
（二）取得日期/時間的部分字段值
如果需要單獨的年份、月份、日數或小時的數據時，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數直接從日期/時間中取出需要的數據。具體示例參看圖5。
比如，需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日數及小時數，可以分別採用相應函數實現。
YEAR(E5)=2001
MONTH(E5)=5
DAY(E5)=30
HOUR(E5)=12
圖5
此外還有更多有用的日期/時間函數，可以查閱附表。下面我們將以一個具體的示例來說明Excel的文本函數與日期函數的用途。
三、示例：做一個美觀簡潔的人事資料分析表
1、 示例說明
在如圖6所示的某公司人事資料表中，除了編號、員工姓名、身份證號碼以及參加工作時間爲手工添入外，其餘各項均爲用函數計算所得。
圖6
在此例中我們將詳細說明如何通過函數求出：
（1）自動從身份證號碼中提取出生年月、性別信息。
（2）自動從參加工作時間中提取工齡信息。
2、身份證號碼相關知識
在瞭解如何實現自動從身份證號碼中提取出生年月、性別信息之前，首先需要了解身份證號碼所代表的含義。我們知道，當今的身份證號碼有15/18位之分。早期簽發的身份證號碼是15位的，現在簽發的身份證由於年份的擴展（由兩位變爲四位）和末尾加了效驗碼，就成了18位。這兩種身份證號碼將在相當長的一段時期內共存。兩種身份證號碼的含義如下：
（1）15位的身份證號碼：1~6位爲地區代碼，7~8位爲出生年份(2位)，9~10位爲出生月份，11~12位爲出生日期，第13~15位爲順序號，並能夠判斷性別，奇數爲男，偶數爲女。
（2）18位的身份證號碼：1~6位爲地區代碼，7~10位爲出生年份(4位)，11~12位爲出生月份，13~14位爲出生日期，第15~17位爲順序號，並能夠判斷性別，奇數爲男，偶數爲女。18位爲效驗位。
3、 應用函數
在此例中爲了實現數據的自動提取，應用瞭如下幾個Excel函數。
（1）IF函數：根據邏輯表達式測試的結果，返回相應的值。IF函數允許嵌套。
語法形式爲：IF（logical_test, value_if_true,value_if_false）
（2）CONCATENATE：將若干個文字項合併至一個文字項中。
語法形式爲：CONCATENATE(text1,text2……)
（3）MID：從文本字符串中指定的起始位置起，返回指定長度的字符。
語法形式爲：MID(text,start_num,num_chars)
（4）TODAY：返回計算機系統內部的當前日期。
語法形式爲：TODAY（）
（5）DATEDIF：計算兩個日期之間的天數、月數或年數。
語法形式爲：DATEDIF(start_date,end_date,unit)
（6）VALUE：將代表數字的文字串轉換成數字。
語法形式爲：VALUE(text)
（7）RIGHT：根據所指定的字符數返回文本串中最後一個或多個字符。
語法形式爲：RIGHT(text,num_chars)
（8）INT：返回實數舍入後的整數值。語法形式爲：INT(number)
4、 公式寫法及解釋（以員工Andy爲例說明）
說明：爲避免公式中過多的嵌套，這裏的身份證號碼限定爲15位的。如果您看懂了公式的話，可以進行簡單的修改即可適用於18位的身份證號碼，甚至可適用於15、18兩者並存的情況。
（1）根據身份證號碼求性別
=IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")
公式解釋：a. RIGHT(E4,3)用於求出身份證號碼中代表性別的數字，實際求得的爲代表數字的字符串
b. VALUE(RIGHT(E4,3)用於將上一步所得的代表數字的字符串轉換爲數字
c. VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2用於判斷這個身份證號碼是奇數還是偶數，當然你也可以用Mod函數來做出判斷。
d. =IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")及如果上述公式判斷出這個號碼是偶數時，顯示"女"，否則，這個號碼是奇數的話，則返回"男"。
（2）根據身份證號碼求出生日期
=CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))
公式解釋：a. MID(E4,7,2)爲在身份證號碼中獲取表示年份的數字的字符串
b. MID(E4,9,2) 爲在身份證號碼中獲取表示月份的數字的字符串
c. MID(E4,11,2) 爲在身份證號碼中獲取表示日期的數字的字符串
d. CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))目的就是將多個字符串合併在一起顯示。
（3）根據參加工作時間求年資（即工齡）
=CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"個月")
公式解釋：
a. TODAY()用於求出系統當前的時間
b. DATEDIF(F4,TODAY(),"y")用於計算當前系統時間與參加工作時間相差的年份
c. DATEDIF(F4,TODAY(),"ym")用於計算當前系統時間與參加工作時間相差的月份，忽略日期中的日和年。
d. =CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"個月")目的就是將多個字符串合併在一起顯示。
5. 其他說明
在這張人事資料表中我們還發現，創建日期：31-05-2001時顯示在同一個單元格中的。這是如何實現的呢？難道是手工添加的嗎？不是，實際上這個日期還是變化的，它顯示的是系統當前時間。這裏是利用函數 TODAY 和函數 TEXT 一起來創建一條信息，該信息包含着當前日期並將日期以"dd-mm-yyyy"的格式表示。
具體公式寫法爲：="創建日期："&TEXT(TODAY(),"dd-mm-yyyy")
至此，我們對於文本函數、日期與時間函數已經有了大致的瞭解，同時也設想了一些應用領域。相信隨着大家在這方面的不斷研究，會有更廣泛的應用。
附一：文本函數
| 函數名 | 函數說明 | 語法 |
|---|---|---|
| ASC | 將字符串中的全角（雙字節）英文字母更改爲半角（單字節）字符。 | ASC(text) |
| CHAR | 返回對應於數字代碼的字符，函數 CHAR 可將其他類型計算機文件中的代碼轉換爲字符。 | CHAR(number) |
| CLEAN | 刪除文本中不能打印的字符。對從其他應用程序中輸入的字符串使用 CLEAN 函數，將刪除其中含有的當前操作系統無法打印的字符。例如，可以刪除通常出現在數據文件頭部或尾部、無法打印的低級計算機代碼。 | CLEAN(text) |
| CODE | 返回文字串中第一個字符的數字代碼。返回的代碼對應於計算機當前使用的字符集。 | CODE(text) |
| CONCATENATE | 將若干文字串合併到一個文字串中。 | CONCATENATE (text1,text2,...) |
| DOLLAR | 依照貨幣格式將小數四捨五入到指定的位數並轉換成文字。 | DOLLAR 或 RMB(number,decimals) |
| EXACT | 該函數測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數 EXACT 能區分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數 EXACT 可以測試輸入文檔內的文字。 | EXACT(text1,text2) |
| FIND | FIND 用於查找其他文本串 (within_text) 內的文本串 (find_text)，並從 within_text 的首字符開始返回 find_text 的起始位置編號。 | FIND(find_text,within_text,start_num) |
| FIXED | 按指定的小數位數進行四捨五入，利用句點和逗號，以小數格式對該數設置格式，並以文字串形式返回結果。 | FIXED(number,decimals,no_commas) |
| JIS | 將字符串中的半角（單字節）英文字母或片假名更改爲全角（雙字節）字符。 | JIS(text) |
| LEFT | LEFT 基於所指定的字符數返回文本串中的第一個或前幾個字符。 LEFTB 基於所指定的字節數返回文本串中的第一個或前幾個字符。此函數用於雙字節字符。 |
LEFT(text,num_chars) LEFTB(text,num_bytes) |
| LEN | LEN 返回文本串中的字符數。 LENB 返回文本串中用於代表字符的字節數。此函數用於雙字節字符。 |
LEN(text) LENB(text) |
| LOWER | 將一個文字串中的所有大寫字母轉換爲小寫字母。 | LOWER(text) |
| MID | MID 返回文本串中從指定位置開始的特定數目的字符，該數目由用戶指定。 MIDB 返回文本串中從指定位置開始的特定數目的字符，該數目由用戶指定。此函數用於雙字節字符。 |
MID(text,start_num,num_chars) MIDB(text,start_num,num_bytes) |
| PHONETIC | 提取文本串中的拼音 (furigana) 字符。 | PHONETIC(reference) |
| PROPER | 將文字串的首字母及任何非字母字符之後的首字母轉換成大寫。將其餘的字母轉換成小寫。 | PROPER(text) |
| REPLACE | REPLACE 使用其他文本串並根據所指定的字符數替換某文本串中的部分文本。 REPLACEB 使用其他文本串並根據所指定的字符數替換某文本串中的部分文本。此函數專爲雙字節字符使用。 |
REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) REPLACEB(old_text,start_num,num_bytes,new_text) |
| REPT | 按照給定的次數重複顯示文本。可以通過函數 REPT 來不斷地重複顯示某一文字串，對單元格進行填充。 | REPT(text,number_times) |
| RIGHT | RIGHT 根據所指定的字符數返回文本串中最後一個或多個字符。 RIGHTB 根據所指定的字符數返回文本串中最後一個或多個字符。此函數用於雙字節字符。 |
RIGHT(text,num_chars) RIGHTB(text,num_bytes) |
| SEARCH | SEARCH 返回從 start_num 開始首次找到特定字符或文本串的位置上特定字符的編號。使用 SEARCH 可確定字符或文本串在其他文本串中的位置，這樣就可使用 MID 或 REPLACE 函數更改文本。 SEARCHB 也可在其他文本串 (within_text) 中查找文本串 (find_text)，並返回 find_text 的起始位置編號。此結果是基於每個字符所使用的字節數，並從 start_num 開始的。此函數用於雙字節字符。此外，也可使用 FINDB 在其他文本串中查找文本串。 |
SEARCH(find_text,within_text,start_num) SEARCHB(find_text,within_text,start_num) |
| SUBSTITUTE | 在文字串中用 new_text 替代 old_text。如果需要在某一文字串中替換指定的文本，請使用函數 SUBSTITUTE；如果需要在某一文字串中替換指定位置處的任意文本，請使用函數 REPLACE。 | SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) |
| T | 將數值轉換成文本。 | T(value) |
| TEXT | 將一數值轉換爲按指定數字格式表示的文本。 | TEXT(value,format_text) |
| TRIM | 除了單詞之間的單個空格外，清除文本中所有的空格。在從其他應用程序中獲取帶有不規則空格的文本時，可以使用函數 TRIM。 | TRIM(text) |
| UPPER | 將文本轉換成大寫形式。 | UPPER(text) |
| VALUE | 將代表數字的文字串轉換成數字。 | VALUE(text) |
| WIDECHAR | 將單字節字符轉換爲雙字節字符。 | WIDECHAR(text) |
| YEN | 使用 ￥（日圓）貨幣格式將數字轉換成文本，並對指定位置後的數字四捨五入。 | YEN(number,decimals) |
附二、日期與時間函數
| 函數名 | 函數說明 | 語法 |
|---|---|---|
| DATE | 返回代表特定日期的系列數。 | DATE(year,month,day) |
| DATEDIF | 計算兩個日期之間的天數、月數或年數。 | DATEDIF(start_date,end_date,unit) |
| DATEVALUE | 函數 DATEVALUE 的主要功能是將以文字表示的日期轉換成一個系列數。 | DATEVALUE(date_text) |
| DAY | 返回以系列數表示的某日期的天數，用整數 1 到 31 表示。 | DAY(serial_number) |
| DAYS360 | 按照一年 360 天的算法（每個月以 30 天計，一年共計 12 個月），返回兩日期間相差的天數。 | DAYS360(start_date,end_date,method) |
| EDATE | 返回指定日期 (start_date) 之前或之後指定月份數的日期系列數。使用函數 EDATE 可以計算與發行日處於一月中同一天的到期日的日期。 | EDATE(start_date,months) |
| EOMONTH | 返回 start-date 之前或之後指定月份中最後一天的系列數。用函數 EOMONTH 可計算特定月份中最後一天的時間系列數，用於證券的到期日等計算。 | EOMONTH(start_date,months) |
| HOUR | 返回時間值的小時數。即一個介於 0 (12:00 A.M.) 到 23 (11:00 P.M.) 之間的整數。 | HOUR(serial_number) |
| MINUTE | 返回時間值中的分鐘。即一個介於 0 到 59 之間的整數。 | MINUTE(serial_number) |
| MONTH | 返回以系列數表示的日期中的月份。月份是介於 1（一月）和 12（十二月）之間的整數。 | MONTH(serial_number) |
| NETWORKDAYS | 返回參數 start-data 和 end-data 之間完整的工作日數值。工作日不包括週末和專門指定的假期 | NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) |
| NOW | 返回當前日期和時間所對應的系列數。 | NOW( ) |
| SECOND | 返回時間值的秒數。返回的秒數爲 0 至 59 之間的整數。 | SECOND(serial_number) |
| TIME |
返回某一特定時間的小數值，函數 TIME 返回的小數值爲從 0 到 0.99999999 之間的數值，代表從 0:00:00 (12:00:00 A.M) 到 23:59:59 (11:59:59 P.M) 之間的時間。 |
TIME(hour,minute,second) |
| TIMEVALUE | 返回由文本串所代表的時間的小數值。該小數值爲從 0 到 0.999999999 的數值，代表從 0:00:00 (12:00:00 AM) 到 23:59:59 (11:59:59 PM) 之間的時間。 | TIMEVALUE(time_text) |
| TODAY | 返回當前日期的系列數，系列數是 Microsoft Excel 用於日期和時間計算的日期-時間代碼。 | TODAY( ) |
| WEEKDAY | 返回某日期爲星期幾。默認情況下，其值爲 1（星期天）到 7（星期六）之間的整數。 | WEEKDAY(serial_number,return_type) |
| WEEKNUM | 返回一個數字，該數字代表一年中的第幾周。 | WEEKNUM(serial_num,return_type) |
| WORKDAY | 返回某日期（起始日期）之前或之後相隔指定工作日的某一日期的日期值。工作日不包括週末和專門指定的假日。 | WORKDAY(start_date,days,holidays) |
| YEAR | 返回某日期的年份。返回值爲 1900 到 9999 之間的整數。 | YEAR(serial_number) |
| YEARFRAC | 返回 start_date 和 end_date 之間的天數佔全年天數的百分比。 | YEARFRAC(start_date,end_date,basis) |