編者語：Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業都是依靠Excel進行數據管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現在對數據的自動處理和計算，然而很多缺少理工科背景或是對Excel強大數據處理功能不瞭解的人卻難以進一步深入。編者以爲，對Excel函數應用的不瞭解正是阻擋普通用戶完全掌握Excel的攔路虎，然而目前這一部份內容的教學文章卻又很少見，所以特別組織了這一個《Excel函數應用》系列，希望能夠對Excel進階者有所幫助。《Excel函數應用》系列，將每週更新，逐步系統的介紹Excel各類函數及其應用，敬請關注！
Excel的數據處理功能在現有的文字處理軟件中可以說是獨佔鰲頭，幾乎沒有什麼軟件能夠與它匹敵。在您學會了Excel的基本操作後，是不是覺得自己一直侷限在Excel的操作界面中，而對於Excel的函數功能卻始終停留在求和、求平均值等簡單的函數應用上呢？難道Excel只能做這些簡單的工作嗎？其實不然，函數作爲Excel處理數據的一個最重要手段，功能是十分強大的，在生活和工作實踐中可以有多種應用，您甚至可以用Excel來設計複雜的統計管理表格或者小型的數據庫系統。
請跟隨筆者開始Excel的函數之旅。這裏，筆者先假設您已經對於Excel的基本操作有了一定的認識。首先我們先來了解一些與函數有關的知識。
一、什麼是函數
Excel中所提的函數其實是一些預定義的公式，它們使用一些稱爲參數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。用戶可以直接用它們對某個區域內的數值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數據類型、計算平均值、排序顯示和運算文本數據等等。例如，SUM 函數對單元格或單元格區域進行加法運算。
| 術語說明 |
 什麼是參數？參數可以是數字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯值、數組、形如 #N/A 的錯誤值或單元格引用。給定的參數必須能產生有效的值。參數也可以是常量、公式或其它函數。 參數不僅僅是常量、公式或函數，還可以是數組、單元格引用等： 1.數組--用於建立可產生多個結果或可對存放在行和列中的一組參數進行運算的單個公式。在 Microsoft Excel有兩類數組：區域數組和常量數組。區域數組是一個矩形的單元格區域，該區域中的單元格共用一個公式；常量數組將一組給定的常量用作某個公式中的參數。 2.單元格引用--用於表示單元格在工作表所處位置的座標值。例如，顯示在第 B 列和第 3 行交叉處的單元格，其引用形式爲"B3"。 3.常量--常量是直接鍵入到單元格或公式中的數字或文本值，或由名稱所代表的數字或文本值。例如，日期 10/9/96、數字 210 和文本"Quarterly Earnings"都是常量。公式或由公式得出的數值都不是常量。 |
函數是否可以是多重的呢？也就是說一個函數是否可以是另一個函數的參數呢？當然可以，這就是嵌套函數的含義。所謂嵌套函數，就是指在某些情況下，您可能需要將某函數作爲另一函數的參數使用。例如圖1中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函數，並將結果與 50 相比較。這個公式的含義是：如果單元格F2到F5的平均值大於50，則求F2到F5的和，否則顯示數值0。
圖1 嵌套函數
在學習Excel函數之前，我們需要對於函數的結構做以必要的瞭解。如圖2所示，函數的結構以函數名稱開始，後面是左圓括號、以逗號分隔的參數和右圓括號。如果函數以公式的形式出現，請在函數名稱前面鍵入等號（=）。在創建包含函數的公式時，公式選項板將提供相關的幫助。
圖2 函數的結構
公式選項板--幫助創建或編輯公式的工具，還可提供有關函數及其參數的信息。單擊編輯欄中的"編輯公式"按鈕，或是單擊"常用"工具欄中的"粘貼函數" 按鈕之後，就會在編輯欄下面出現公式選項板。整個過程如圖3所示。
圖3 公式選項板
二、使用函數的步驟
在Excel中如何使用函數呢？
1.單擊需要輸入函數的單元格，如圖4所示，單擊單元格C1，出現編輯欄
圖4 單元格編輯
2.單擊編輯欄中"編輯公式"按鈕 ，將會在編輯欄下面出現一個"公式選項板"，此時"名稱"框將變成"函數"按鈕，如圖3所示。
3.單擊"函數"按鈕右端的箭頭，打開函數列表框，從中選擇所需的函數；
圖5 函數列表框
4.當選中所需的函數後，Excel 2000將打開"公式選項板"。用戶可以在這個選項板中輸入函數的參數，當輸入完參數後，在"公式選項板"中還將顯示函數計算的結果；
5.單擊"確定"按鈕，即可完成函數的輸入；
6.如果列表中沒有所需的函數，可以單擊"其它函數"選項，打開"粘貼函數"對話框，用戶可以從中選擇所需的函數，然後單擊"確定"按鈕返回到"公式選項板"對話框。
在瞭解了函數的基本知識及使用方法後，請跟隨筆者一起尋找Excel提供的各種函數。您可以通過單擊插入欄中的"函數"看到所有的函數。
圖6 粘貼函數列表
三、函數的種類
Excel函數一共有11類，分別是數據庫函數、日期與時間函數、工程函數、財務函數、信息函數、邏輯函數、查詢和引用函數、數學和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數。
1.數據庫函數--當需要分析數據清單中的數值是否符合特定條件時，可以使用數據庫工作表函數。例如，在一個包含銷售信息的數據清單中，可以計算出所有銷售數值大於 1,000 且小於 2,500 的行或記錄的總數。Microsoft Excel 共有 12 個工作表函數用於對存儲在數據清單或數據庫中的數據進行分析，這些函數的統一名稱爲 Dfunctions，也稱爲 D 函數，每個函數均有三個相同的參數：database、field 和 criteria。這些參數指向數據庫函數所使用的工作表區域。其中參數 database 爲工作表上包含數據清單的區域。參數 field 爲需要彙總的列的標誌。參數 criteria 爲工作表上包含指定條件的區域。
2.日期與時間函數--通過日期與時間函數，可以在公式中分析和處理日期值和時間值。
3.工程函數--工程工作表函數用於工程分析。這類函數中的大多數可分爲三種類型：對複數進行處理的函數、在不同的數字系統（如十進制系統、十六進制系統、八進制系統和二進制系統）間進行數值轉換的函數、在不同的度量系統中進行數值轉換的函數。
4.財務函數--財務函數可以進行一般的財務計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或淨現值，以及債券或息票的價值。財務函數中常見的參數：
未來值 (fv)--在所有付款發生後的投資或貸款的價值。
期間數 (nper)--投資的總支付期間數。
付款 (pmt)--對於一項投資或貸款的定期支付數額。
現值 (pv)--在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現值爲所借入的本金數額。
利率 (rate)--投資或貸款的利率或貼現率。
類型 (type)--付款期間內進行支付的間隔，如在月初或月末。
5.信息函數--可以使用信息工作表函數確定存儲在單元格中的數據的類型。信息函數包含一組稱爲 IS 的工作表函數，在單元格滿足條件時返回 TRUE。例如，如果單元格包含一個偶數值，ISEVEN 工作表函數返回 TRUE。如果需要確定某個單元格區域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數對單元格區域中的空白單元格進行計數，或者使用 ISBLANK 工作表函數確定區域中的某個單元格是否爲空。
6.邏輯函數--使用邏輯函數可以進行真假值判斷，或者進行復合檢驗。例如，可以使用 IF 函數確定條件爲真還是假，並由此返回不同的數值。
7.查詢和引用函數--當需要在數據清單或表格中查找特定數值，或者需要查找某一單元格的引用時，可以使用查詢和引用工作表函數。例如，如果需要在表格中查找與第一列中的值相匹配的數值，可以使用 VLOOKUP 工作表函數。如果需要確定數據清單中數值的位置，可以使用 MATCH 工作表函數。
8.數學和三角函數--通過數學和三角函數，可以處理簡單的計算，例如對數字取整、計算單元格區域中的數值總和或複雜計算。
9.統計函數--統計工作表函數用於對數據區域進行統計分析。例如，統計工作表函數可以提供由一組給定值繪製出的直線的相關信息，如直線的斜率和 y 軸截距，或構成直線的實際點數值。
10.文本函數--通過文本函數，可以在公式中處理文字串。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度。可以將日期插入文字串或連接在文字串上。下面的公式爲一個示例，藉以說明如何使用函數 TODAY 和函數 TEXT 來創建一條信息，該信息包含着當前日期並將日期以"dd-mm-yy"的格式表示。
11.用戶自定義函數--如果要在公式或計算中使用特別複雜的計算，而工作表函數又無法滿足需要，則需要創建用戶自定義函數。這些函數，稱爲用戶自定義函數，可以通過使用 Visual Basic for Applications 來創建。
以上對Excel函數及有關知識做了簡要的介紹，在以後的文章中筆者將逐一介紹每一類函數的使用方法及應用技巧。但是由於Excel的函數相當多，因此也可能僅介紹幾種比較常用的函數使用方法，其他更多的函數您可以從Excel的在線幫助功能中瞭解更詳細的資訊。