昨天被一個下屬氣着了,和他交代了一個很重要的事情,反覆確認“清楚了嗎?”,反覆回答“清楚了”,可結果仍不是自己想要的。
平靜下來反思自己,能給員工一些什麼建議,如何精確的理解leader佈置的任務。
站在員工的角度,可能有哪些困惑?
(1)不敢問。怕leader覺得自己理解能力不行,心想先按自己的理解做出來再說,如果不是leader想要的,leader屆時肯定會指正;
畫外音:按自己的理解做,是職場大忌!
(2)leader講了很多,信息量很大,腦子記不全;
(3)帶了紙和筆,卻不知道記什麼;
(4)記了很多,卻不知道是否和leader達成共識;
這些困惑大夥會不會有?
畫外音:最常見的,就是不敢問。
如何精準理解leader佈置的任務?
不只爲留下一個“靠譜”的印象,更重要的是自身“職業性”的提升,個人的經驗,分三步走。
一,快速反饋
快速反饋,是否是停下手頭的事情,優先響應老闆的事情?
回答:不是。是快速反饋,不是快速響應。要讓leader知道,已經收到相關的信息:
“收到,馬上過來”
“收到,緊急麼,正在處理一個線上問題,30分鐘之後過來”
一般來說,leader詢問和佈置的工作是leader直接關注的,重要性會很高,緊急程度不確定的話可以直接向leader詢問,停下手中高優的工作,直接殺奔去leader工位,也是不可取的。
千萬不要因爲手頭有很重要的工作而不反饋,leader不清楚有沒有收到信息,而需要反覆提醒,這一點是很危險的。
二,傾聽記錄
要去leader工位,聽leader開始佈置任務了,是否需要帶紙和筆?
回答:需要帶紙和筆,不確定leader佈置的任務有多複雜,萬一腦子記不下呢,準備多一點肯定不會錯。
帶了紙和筆,要記哪些東西?
回答:工作任務安排,無非記錄5W2H2R。
5W-> why, who, when, where, what: 爲什麼要做,希望誰,在什麼時間,什麼地方,完成什麼事情。
2H-> how, how much: 希望怎麼做,做到什麼程度。
2R-> resource, result: 有什麼資源支持,希望獲得什麼結果。
三,複述確認
有不明白的,要不要提問?
回答:一定要。不敢問,是一個大問題,自己心中的疑問,一定要向leader提問,5W2H2R中未包含全面的要素,也可以向leader提問。
當然,有一些要素leader不一定提供,例如how,怎麼做這項工作,這是後續需要去解決的。
怎麼確認,和leader達成共識了?
回答:複述一遍。將自己記錄的,和自己理解的,複述一遍,再次和leader進行確認:
“因爲why的原因,需要who在when時間where地點(通過how方法)完成what事情(做到how much程度),有resource資源支持,期望達到result結果,是這樣麼?”
如果leader反饋了理解上的分歧,需要進一步消除分歧,最終達成共識。更正式的,可以將記錄的要點發出mail,一來正式,二來備忘,三來如果需要相關方支持起到通知的作用。
總結
精確理解leader佈置的任務,三個步驟:
(1)快速反饋;
(2)傾聽記錄,5W2H2R;
(3)複述確認;
這些話,職場未必有人和你說