蒼狼敏捷軟件開發團隊建設指南-3-干係人管理

本指南的組成結構

爲了便於博客閱讀，拆分成如下3部分：
1. 蒼狼敏捷團隊模型
2. 團隊建設
3. 干係人管理

干係人管理基礎

干係人管理是爲了幫助團隊在計劃階段識別組織內外部的干係人，在團隊全生命週期當中計劃並跟蹤干係人的參與活動，以保障團隊的成功。干係人又稱爲相關利益者。下文交待了干係人的基礎說明，列舉了潛在的干係人，給出了干係人管理策略和典型的干係人蔘與的活動。說明了如何識別干係人及其需要，制定干係人協作計劃和溝通計劃，並集成得到計劃，並根據計劃來開展干係人管理。 

基礎說明

干係人又稱爲相關利益者，是指其利益會受到團隊執行或完成情況影響的個人或組織，干係人會對團隊的目的和結果施加影響。在本方法中，團隊內部成員明確不被認爲是干係人。

團隊必須識別干係人，確定他們的需求和期望，盡最大可能地管理與需求相關的影響，以獲得成功。團隊是干係人識別的責任擔當方。在每一個階段，識別對該階段成功有重要影響的干係人及其角色（比如實施者、評審者、或顧問）

干係人管理包括了與干係人相關的所有活動，包括干係人識別、協作、溝通、跟蹤、問題處理等等。干係人協作是指干係人爲團隊提供某種工作產物或資源，干係人溝通是指團隊主動將相關信息通報給干係人，獲取干係人的反饋。
干係人管理主要包括瞭如下所示的5大步驟。

1. 識別干係人
2. 分析干係人的需要
3. 計劃干係人的參與和溝通
4. 跟蹤干係人的參與和溝通
5. 採取必要的調整措施

根據5大步驟發生的時間和工作產物，下文將5大步驟歸爲2個活動：
步驟1、2、3組成干係人管理計劃活動，步驟4、5組成干係人管理開展活動，分別見下
團隊應當決定干係人管理策略和制定干係人管理計劃，集成在計劃中。

潛在干係人列表

下表列舉了可能的干係人（不限於此表，根據實際情況來識別更多更恰當的干係人）
潛在干係人列表

1       GM、CEO
2       部門長
3       業務部門人員
4       人力資源
5       行政助理
6       客戶
7       供應商
8       供貨商
9       ……

干係人管理策略

根據干係人對團隊的影響力和關注度，得到如圖6-1的干係人影響力和關注程度組合二維圖。

圖1 干係人影響力和關注程度組合二維圖
根據上圖所示的4個區間，得到了如表6-2 所示的干係人策略。

區間序號	影響力	關注度	干係人策略
1	高影響力	很關注	緊密合作-必須盡力使其滿意
2	高影響力	一般關注	保持滿意-給以足夠的關注，保持其滿意，但不能因爲過多的信息而令其厭煩
3	一般影響力	很關注	保持暢通-給予其足夠的信息，與其對話以保證沒有重大不利問題發生，這類干係人對團隊具體執行是非常有幫助的。
4	一般影響力	一般關注	跟蹤-跟蹤這類干係人，但不要因爲過多的信息而令其厭煩

表1 干係人策略表

下表是典型干係人的推薦對應表

區間序號	管理策略	角色
1	緊密合作	客戶接口人，供應商接口人
2	保持滿意	GM，CEO，高層經理，客戶領導
3	保持暢通	相關團隊，供應商領導
4	跟蹤	HR，Admin

表2 典型干係人的推薦管理策略

典型干係人蔘與活動

根據團隊實際要求和管理目標，不同的干係人在生命週期有不同的參與活動，比如：
彙報工作進展
聽取工作進展彙報
實現工作產物（比如需求、設計、代碼等等）
驗證工作產物
支持資源和預算
得到狀態的通告
緊密監督狀態
給出工作產物的要求，並根據交付物來反饋
根據子合同執行
審查工作進展和產物

制定干係人管理計劃

進入條件

團隊領導者得到指派
團隊計劃開始起草

輸入

團隊情況和目標
組織團隊管理政策
團隊基本情況

活動

識別干係人

1.團隊成員都有責任來識別團隊的干係人；
2.從各個維度來識別干係人，包括但不限於如下維度：

誰會來驗收、使用、運行維護最終工作產物？
這個團隊向誰彙報？
哪位最高的領導需要了解本團隊？
誰爲這個團隊提供人力資源、設備資源等？
誰會在中間過程中參與或幫助這個團隊？
誰會來中間過程中評審中間產物？
誰會關注過程中的度量指標，比如成本、工期、質量等等？
還有誰會關心這個團隊的情況？

3.得到干係人列表。

識別干係人的需要

不是所有識別的干係人會成爲主要干係人。只有主要的干係人得到選擇來在團隊工作進展中交流溝通。

團隊負責在整個生命週期來分析干係人的需要，並且根據他們對於目標達成的影響力來排定干係人協作的優先級。

優先級分析應當關注：
1.干係人的利益或者要求
2.需求從干係人處得到什麼
3.干係人不滿意的風險
4.根據干係人的影響力和關注度參考圖1干係人影響力和關注程度組合二維圖，判斷干係人對於團隊的影響程度，選擇恰當的干係人管理策略。得到干係人列表，見下表示例。

干係人角色	干係人姓名	電子郵件地址	電話	干係人策略	干係人主要關注	團隊內部首要聯繫人
依賴團隊				1緊密合作
某客戶				3保持暢通
實驗室管理員	張三	[email protected]	5672	4跟蹤

表3 干係人列表示例

制定干係人協作計劃

根據團隊實際需要，制定干係人蔘與或承擔具體活動的計劃。協作計劃典型樣式如下：

協作事務	干係人	計劃時間
提供XXX設備	實驗室管理員	2011-3-10~2011-5-10
提供XXX模塊的源代碼和文檔	某兄弟團隊	2011-5-10前
提供XXX模塊的需求說明	某客戶	2011-4-12前

表4 干係人協作計劃示例
說明：常見的，爲了歸一化管理，干係人協作計劃一般不會單獨存在，而是與團隊本身任務集成在一起統一跟蹤管理。

制定干係人溝通計劃

根據以上干係人需要、協作等等的分析，並結合度量分析結果的溝通需求，制定干係人溝通計劃，溝通計劃一般分爲兩部分：1，定期溝通計劃，2，事件溝通計劃；
定期溝通計劃是更加重要，事件溝通計劃不是必需的。
定期溝通計劃的樣例如下：

時間	干係人	溝通內容	溝通形式
每週/每雙週	團隊領導者，客戶接口人	包括工期、成本、缺陷等的團隊週報	email傳遞
每月	總經理，部門長	包括工期、成本、缺陷等的團隊月報	email傳遞，在月度會議上展示膠片（slides）
每季度	總經理，部門長	包括工期、成本、缺陷、客戶反饋、銷量等的團隊季報	email傳遞，在季度會議上展示膠片（slides）

表5 干係人定期溝通計劃示例
事件溝通計劃樣例如下：

事件	干係人	溝通內容	溝通形式
團隊計劃徵求意見以及最後定稿	所有干係人	團隊計劃或者章程	Email，評審會議
需求說明書徵求意見以及最後定稿	客戶接口人	需求說明書	Email
設計說明書徵求意見以及最後定稿	架構師，專家組	設計說明書	Email，導讀會議
某模塊需求調研和需求說明書定稿	某特定客戶	某模塊需求說明書	訪談、email
源代碼評審	客戶	源代碼	離線評審
DEMO演示		DEMO	會議

表6 干係人事件溝通計劃示例

集成干係人相關計劃

1.將以上信息和計劃集成；
2.與相關干係人溝通，獲得各相關干係人的同意；
3.如果需要，將與特定干係人的約定以其它書面形式記錄，並獲得各方認可；
4.根據需要，修改干係人管理計劃；
5.【可選】評審通過包括干係人管理計劃的計劃。

輸出

包含干係人管理計劃的計劃

結束條件

得到包含干係人管理計劃的計劃；
【可選】包含干係人管理計劃的計劃得到批准。

開展干係人管理

進入條件

包含干係人管理計劃的團隊計劃得到批准

輸入

包含干係人管理計劃的團隊計劃

活動

團隊負責干係人管理計劃的執行，根據干係人管理計劃，：
根據溝通計劃來溝通干係人，將其所可能關係的信息告知他們；
從干係人處獲得與相關的信息；
管理干係人的期望；
開展與干係人的協作活動；
在所有關鍵決策中讓恰當的干係人蔘與；
如有需要，調整干係人管理計劃；
這個活動的目的是定期的根據不同的階段重新評估每個干係人的情況，以判斷接下來採取什麼樣的行動（如果需要）來保持干係人對於團隊的承諾和支持。如果執行出現了偏差，團隊應當立即採取糾正措施。

輸出

干係人活動跟蹤記錄

結束條件

各階段的干係人管理計劃得到執行