人們組建團隊是爲了完成單個人無法完成的任務，而要使團隊發揮應有的作用，則必須加強團隊成員之間的協作。如果團隊成員之間溝通協作不暢，團隊各個成員的努力方向無法達成一致，就可能導致1+1小於2，甚至等於0的後果。
協作在團隊中的重要性不言而喻，而要在團隊中實現高水平的協作卻是不容易的。據統計，在造成項目失敗的原因中，團隊溝通不暢及團隊內耗等原因佔到了60%以上。隨着項目越來越複雜，項目成員越來越多，對項目管理人員的管理能力以及項目成員之間的協作水平提出了更高的要求，而傳統的團隊協作方式，如開會、白板等，逐漸暴露出其固有的缺陷。因此，我們急需一個全新的、互聯網時代的團隊協作工具。
通俗的來說，所謂“項目”，就是一羣人在一定的時間內完成特定的任務。由此看見，任何項目都涉及到三個基本要素:人(Person)、時間(Time)、任務(Task)，而項目管理的本質就是對這三個基本要素之間的相互關係的管理。PTT提供了一系列的功能，幫助項目管理人員方便地瞭解和處理三者之間的動態關聯，提高團隊內部信息透明度及流動性，從而提高團隊成員之間的溝通水平和協作水平。
1、一目瞭然瞭解項目信息-動態甘特圖
對項目管理者來說，及時準確的掌握項目的進度以及完成情況等信息是至關重要的。然而，在現實中，要快速瞭解項目當前的狀況，並不是很容易。在傳統的項目管理方式中，如果想要了解項目中各任務的執行情況，管理者需要詢問每一個團隊成員，以便能夠了解，哪些任務完成了，哪些正在進行，哪些任務需等待其他任務完成才能開始。這個過程不但需要耗費管理者太多的時間，而且會打擾團隊成員的工作節奏，影響他們的產出效率。
針對這個問題，傳統的解決方案一般是開會，將所有相關的成員拉到會議室裏，每個人輪流彙報自己的工作進展。這種方式的優點是能夠使參會人員共享各個成員提供的項目信息，對於模糊或有衝突的地方可以即時進行明確，從而保證每個人對項目的認知保持一致，這是團隊成員得以協作的基礎。但是，開會需要兼顧和協調各個參會人員的時間，對於一線員工來說，開會的時候就沒法幹活，擠佔了本就不富裕的產出時間。因此，開會的頻率不可能太多，特別是團隊全員參加的會議，一般來說最多隻能保持每週一次的頻率，這就導致項目信息在團隊成員之間無法及時同步和更新。
PTT使用動態甘特圖的形式展示項目信息。在甘特圖中，可以直觀地瞭解各個任務的狀態，哪些人的哪些任務正在進行中，哪些任務在等待其他任務完成才能開始，各個任務持續了多長時間等，這些信息都以動態甘特圖或數字的形式展示在項目信息頁面上。項目信息頁面作爲一個信息共享平臺，將原先的人與人之間的網絡狀信息流動模式轉變成人與平臺之間的星形信息流動模式，信息傳播的效率和準確性大大提高。在這種模式下，每個人都可以隨時更新和確認關於項目的最新信息，確保了所有項目成員對項目的當前狀況有一個統一的認識。此外，不需要團隊成員統一協調出一段特定的時間用於開會，每個人可以根據自己的時間安排，在項目信息頁面查看和更新項目的最新信息，減少了對員工產出時間的干擾，提高了員工的產出。
2、事事有反饋，件件有落實-依賴路線圖
在項目開始的前期，特別是開完第一次項目溝通會以後，通常出現的問題是職責不清，A認爲B應該先開始，B認爲A應該先完成，如果沒有及時溝通，兩人將陷入互相等待的循環中，項目遲遲無法開始，浪費了大量時間。造成這種現象的原因是因爲，項目分解出來的任務並不是簡單組合在一起的，而是存在着錯綜複雜的依賴關係。A要完成自己的任務，需要B和C提供的信息，而A和B產出的成果又成爲D完成工作必不可少的基礎。各個任務間的依賴關係在項目內部組成了一張複雜的依賴關係圖，項目越大，往往意味着任務間的依賴關係越多越複雜，對團隊成員間的協作水平要求越高。因此，理清項目中的依賴關係，規劃好任務之間的銜接，合理地規劃和分派人力，是提高團隊工作效率的關鍵。
在PTT中可以方便地設置項目內任務之間的依賴關係，並將所有的依賴關係顯示成一張依賴路線圖，可以實時顯示關鍵路徑，識別出需要重點關注的任務。分析哪些任務可以並行，從而更好地分配人力。
任務之間明確而清晰的依賴關係，減少了項目成員之間的推諉扯皮。每個任務從創建到結束都有一個負責人，任務的完成情況以及輸出成果在團隊成員之間可以實時共享。在衆人的監督下，漏掉的任務也可以很容易發現並補充進去。在PTT中，可以真正做到人人可監督，事事有反饋，保證了項目的順利進行。
3、預測項目延期，提前採取措施
項目管理中面臨的最大的挑戰就是項目延期，導致項目延期的原因有很多，但總的來說，一般都有一個共同的特點，那就是項目管理者往往在項目截止日期前幾天纔會？意識到項目將會延期，在此之前，他們可能一直覺得項目在順利進行。而當他們意識到項目將會延期，並打算採取措施時，卻早已爲時已晚。加班、增加人手等等措施，不但於事無補，反而可能影響團隊的工作效率，使項目延期的情況更加惡化。
造成這種現象的本質原因是由於項目管理員對於項目進度的把控不足，對於某個任務的延期是否會影響項目整體的進度沒有一個準確的判斷，結果若干個任務的看似微不足道的延遲不斷累計，最終造成項目的嚴重延遲。此外，由於沒能及時瞭解和預測項目的進度情況，因而無法及時採取相應的措施，由項目延遲引起的連鎖的影響將變得更加不可控。
在PTT中，可以設置每個任務完成所需的工時，PTT會根據任務之間的依賴關係及所需工時等信息實時計算任務的預期完成時間和最遲完成時間，當預期的完成時間晚於最遲完成時間時，表示這個任務的延遲將會導致項目整體的延期，這時，就需要項目管理者及時採取相應的措施以應對可能產生的延期。
首先需要做的是對項目中的任務進行重新的審視和規劃。一般來說，當預測到項目延期時，項目往往已經進行了一段時間，與項目初期相比，團隊成員對於需要完成的任務有了更清晰的瞭解。對於完成各個任務所需的時間也能夠估算的更準確。此時，可以重新審視任務是否可以進一步細化、任務的估時是否準確、任務之間的依賴關係有沒有變化、是否有可以同時進行的任務等等。如果有可以同時進行的任務，可以分派給不同的人。通過依賴關係圖檢查團隊成員是否有空虛的時段，以便合理的分配人力。如果預測延期時間過長，可能需要延長工作時間。在PTT中根據任務的延遲情況，按需加班或輪流加班，儘量避免不必要的全員加班。
即便採取了以上措施，也未必能夠保證項目不會延期。但在PTT的幫助下，可以儘早預知項目延期的長短，提前做好應對措施及相關工作計劃的跳轉，從而將延期的危害降至最低。
除了以上所述的功能外，PTT還有諸多個性化的功能，致力於將項目管理人員從紛繁複雜的項目管理中解脫出來，理清項目中的各種信息，提高團隊成員溝通和協作水平，保障項目按時高效地完成。如果你也面臨這些問題，或對現有的團隊協同工具不太滿意，不妨嘗試一下PTT這個新工具。
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