SAP FI 系列 007：會計科目主數據維護

手工維護科目主數據維護

SAP 項目上線的時候，會計科目一般是批量導入的方法來維護的，手工維護主要是應對日常零星會計科目變更的時候使用。批量導入的方法本系列博客後續專門介紹，本篇介紹手工維護的方法。

SAP 維護會計科目可以逐個維護 (individual processing)，也可集中維護 (collective processing)。維護可以分兩個層次，先在 Chart of account level 維護，再在 company code level 維護。也可以同時維護 COA 與 company code層次的數據。相關 T-code 如下：

以 FSP0 事務碼爲例，進入界面，左邊可能有導航區，也可能沒有。左邊的導航區通過菜單 Settings -> Hierarchy Display 來設置是否顯示：

設置後重啓 SAP GUI 生效。左邊導航區分類就是 OBD4 設置的科目組。這裏要注意的是我們在設置科目組的時候，要注意科目組 ID 的順序。比如按常規的資產、負債、所有者權益、成本類和損益類就比較清楚。初始化科目建議放在科目清單後面，因爲上線後就用不到了。

可以看到，FSP0 維護 COA 層級的會計科目，主要就是科目編碼、科目名稱、資產負債表科目還是損益科目，以及不同語言的科目描述這些字段。其他字段都是在公司代碼層級維護。下面是 FSS0 的界面。

FS00 綜合了事務碼 FSP0 和 FSS0 界面 ，可以集中維護好兩個層級的數據。下面以 FS00 界面來解釋會計科目主數據中重要字段。

科目主數據重要字段

科目組 (Account Group)

科目組是通過 OBD4 維護的科目分組 (請參照上篇)，用於對會計科目進行分類和控制每一組別科目的編號範圍和 F維護科目主數據時的字段狀態 (field status)。

科目是資產負債表科目還是損益科目

用於確定會計科目是資產負債表科目還是損益表科目。比如本例中的現金科目，是資產負債表科目。

科目性質是會計很重要一個區分，資產負債表科目是永久科目，科目餘額會帶到以後年度，損益科目則每個會計年度結轉到留存收益科目。所以這個字段非常重要，不能出錯，這個字段出錯修改還會很麻煩。

如果主數據保存後發現錯誤，默認情況下系統不允許修改。修改需要用 T-code: OBA5 將消息號爲 FH 602 改爲 warning ，默認是 Error 不允許修改。如果是將損益科目( P&L) 改爲 資產負債表科目 (Balance sheet account, B/S)，SAP 還會檢查是否有關聯的成本要素 (cost element)，如果有，要先刪除成本要素。OBA5 是修改 FI 模塊的消息控制 (message control)。

科目幣別 (Account Currency)

如果幣別設爲本位幣（local currency) 以外其它貨幣，則科目只能用該幣別過賬，如果貨幣設爲本位幣，則科目可用任何貨幣過賬。這種設置有時會有一些麻煩，比如有一個 現金-RMB 科目，如果 RMB 是本位幣，則不能限制這一科目只能輸入 RMB 。

本位幣記賬

如果設置此選項，SAP 對該科目只以本位幣更新和顯示，所有以外幣記賬的科目，按照交易發生時 M 類型的匯率轉換成本位幣金額。如果科目並不需要考慮分幣別的更新和顯示，並且不需要未清項管理，可以勾上這個選項。比如費用科目，主要的目的是歸集成本和費用，一般不需要統計不同幣別的費用，所以可以勾上。

哪些科目應該勾選這個選項呢？下面是常見的原則：

• GR/IR 科目必須勾選此選項，否則過賬時，系統會提示編號爲 F5672 錯誤。錯誤消息大致爲 G/L account 9000 XXXXX not consistent
• Vendor 和 Customer 類 Reconciliation account 不能設置
• 存貨科目、固定資產科目一般勾選
• 損益科目和初始化科目一般勾選

統馭科目

定義一個科目爲統馭科目 (reconciliation account )，可以理解爲這些科目有明細賬，系統保證總賬科目與明細科目的集成，即明細科目過賬時會同時過賬到總賬科目。統馭賬戶不能直接過賬，常見的如資產、供應商、客戶等。統馭科目自動具有未清項管理功能，而且主數據中不能勾選 Open item management。

設置爲統馭科目的科目修改也會受到限制，如果一個科目被設置爲統馭科目，並且發生業務交易，則修改爲普通科目很困難。統馭科目什麼時候可以修改？：有兩個條件：1）沒有交易; 2）餘額爲 0。

未清項管理

對設爲有 open item 管理功能的科目，系統會有一個清賬 (cleared) 狀態，並以紅燈、綠燈標記某一行是否清賬。只有在外幣、本位幣同時爲 0 時才能清賬。

重要：如果科目設爲普通科目，有業務交易後又想修改爲 有 open item 管理功能，SAP 系統不允許修改。也不能用 OBA5 更改消息控制; 如果想將有 open item management 管理的科目改爲普通科目，則要先清賬保證科目餘額爲 0 後再更改。

普通科目切換爲具有 open item management 的科目，在 ECC6 EHP3 版本之後，可以使用 FAGL_ACTIVATE_OP。如果是之前的版本，使用程序 RFSEPA01 (for 4.6c and earlier (SE38))

下面是可以參考的 OSS Note：

• note: 1770786 - Open item management - FIGL_ACTIVATE_OP
• Note 606977 - G/L accts: Change open item management despite of postings

排序碼

排序碼 (sort key) 決定憑證錄入時如果 Assignment 字段不輸入，SAP 則以 sort key 確定定的方式填充該字段。科目主數據的 sort key 影響會計憑證行項目的 assignment 字段，但是會計憑證行項目的 asignment 字段的除 sort key 外，還受三個因素影響（以下按優先級從高到低）：

• 開票憑證( billing document) 的複製控制（非必輸），如果把這個設置爲 E，則開票號碼客戶拷貝到會計憑證的行項目中。配置路徑：

IMG -> Sales & Distributions 
    -> Billing 
    -> Billing Document 
    -> Maintain Copying Control for Billing Document

• 會計科目的sort key （非必輸)
• 客戶主數據的sort key (必輸項）

Sort key 的配置

T-code: OB16.或者用 SE16N 直接改 TZUN 表

IMG -> Financial Accounting (New) 
     -> Accounts Receivable and Accounts Payable 
     -> Customer Accounts 
     -> Line Items 
     -> Display Line Items 
     -> Display Line Items without ALV 
     -> Determine Standard Sorting for Line Items

字段狀態組

• Field status 控制在輸入會計憑證的時候，哪些字段是必輸的，哪些是可選的，哪些是隱藏的
• 會計科目主數據（FS00）維護界面中哪些字段是必輸的等，是通過在定義會計科目組的時候控制的。另外，OB26 進一步定義了create、change 或者 delete 會計科目時的字段狀態
• 定義字段狀態的時候要考慮相關配置的匹配：以下三者要保持一致：
  • OBC4 設置會計科目的字段狀態
  • OB41 設置記賬碼 (posting key) 的字段狀態。OBC4 和 OB41 的匹配可以用事務碼 FBKP 來檢查和維護
  • OMJJ 主要設置物料移動相關的業務字段狀態
• 如要檢查 FI 和 MM field status 是否有衝突，可以通過代碼 SE38，運行程序 RM07CUFA。對移動類型的 field status 和 OBC4 的 field status 進行比較。

FI 和 MM 字段狀態常見兩個錯誤，錯誤描述和解決辦法如下

M7093 錯誤

有時 MM 與 FI 定義的字段狀態衝突，在 MM 模塊中操作時(比如 MB11)，系統提示錯誤：

Fld selectn for mvmt type / acct (G/L accnt no) differs for Business Area (Message No M7093)

解決辦法：運行程序 RM07CUFA 比較差異後修改

ME045 錯誤

創建 PR, PO, ML81N 都可能出現這個錯誤。錯誤的原因是 field status 設置不匹配（FI & MM)

解決方法：OME9 查看 Profit center 的字段設置，然後用 FS00 查看 55020110 科目的 Field status variant，再用 OBC4 查看Special Region 的字段設置，如果兩個地方的設置匹配則 OK。

僅允許系統自動過賬

如果此選項勾上，則不能在 FI 模塊手工過賬，只能從其他模塊通過業務的事務碼錄入後，SAP 用集成的方式自動記賬。比如存貨類科目，一般都是自動記賬科目。

會計科目與成本要素

S/4 Hana 版本之前，會計科目和初級成本要素是可以分開的，S/4 版本後成本要素整合成爲會計科目，按照科目主數據進行維護，成本要素主數據不再獨立存在。

S/4 之前版本，對損益科目要考慮與成本要素的關聯性。詳細部分在後續成本要素章節詳述。

會計科目的刪除

一般情況下，會計科目不能刪除，FS00 只能做刪除標記。如果需要刪除，使用事務碼 OBR2.

拷貝會計科目拷貝

除手工錄入會計科目外，SAP 提供一些方法從其他公司代碼或者樣本會計科目表進行拷貝。

從樣本會計科目表拷貝

SAP 預製不同國家的會計科目表，比如 CACN 是中國的會計科目表。可以作爲模板進行拷貝，這種方法整體拷貝所有會計科目。配置路徑：

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Chart of Accounts

從其他公司代碼拷貝

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Company Code

從一家公司代碼的會計科目拷貝到另外一家公司代碼，整體拷貝所有會計科目。如果兩家公司具有不同的 local currency ，拷貝的時候，SAP 自動進行幣別的轉換。

拷貝指定的會計科目

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Create G/L Accounts with Reference

T-code: OB_GLACC01

第一步：指定要拷貝的公司代碼。比如，下圖指定從 Z900 公司拷貝至 Z910 公司。也可以在同一個公司代碼下拷貝。

點擊 明細 按鈕，指定要拷貝的會計科目，需要手工填寫會計科目名稱

然後點擊工具欄上的 G/L Account 執行創建操作。

拷貝指定會計科目-方法 2

可以使用事務碼 FS15 ，在不同公司代碼間進行會計科目拷貝。

這種方法是基於批輸入的，完成本步驟後，再使用 SM35 執行批輸入。