會計年度和過賬期間概念
根據維基百科,財政年度(fiscal year),又稱會計年度,是指公司或國家每年制定預算或計算收入的統計時間。但每個國家或其法例所轄的組織各有不同,大抵分成兩類:一是歷年制,一是跨年制。
根據中華人民共和國會計法第二章第十一條:會計年度自公曆 1 月 1 日起至 12 月 31 日止。如果 fiscal year 和 calendar year 相同,配置較簡單一些。
過賬期間 (Posting periods):SAP 允許設置 12 個 posting periods 以及最多 4 個 special periods。Posting period 用來作日常記賬之用,special periods 用來作年度記賬調整之用。但爲什麼要 4 個special periods 呢,主要是爲了增加靈活性。比如將公司自已的調整記入 13 期,將審計調整記入 14 期,這樣如果看未調整的報表,看 12 期,看審計調整後的報表,看 14 期。
會計年度和過賬期間的配置
定義會計年度變式
IMG → Financial Accounting (new)
→ Financial Accounting Global Settings (new)
→ Ledgers
→ Fiscal Year and Posting Periods
→ Maintain Fiscal Year Variant (Maintain shortened fisc. Year)
T-code: OB29
因爲中國的會計年度與日曆年度相同,直接使用 SAP 提供的會計年度變式 K4 就可以了。K4 包括 12 個正常的過賬期間和 4 個 特殊過賬期間。下面是查看會計年度變式的界面:
主要字段說明:
向公司代碼分配會計年度變式
IMG → Financial Accounting (new)
→ Financial Accounting Global Settings (new)
→ Ledgers
→ Fiscal Year and Posting Periods
→ Assign Company Code to a Fiscal Year Variant
T-code: OB37
定義過賬期間變式
IMG → Financial Accounting (new)
→ Financial Accounting Global Settings (new)
→ Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods
→ Posting Periods
→ Define Variants for Open Accounting Periods
Posting period variant 的作用是控制會計期間的是打開還是關閉。一般可以基於公司來設置,如果是集團公司有多個公司代碼,也可以對多個公司代碼設置 一個過賬期間變式,簡化管理。
給公司代碼分配過賬期間變式
IMG → Financial Accounting (new)
→ Financial Accounting Global Settings (new)
→ Ledgers
→ Fiscal Year and Posting Periods
→ Posting Periods
→ Assign Variants to a Company Code
管理過賬期間
SAP 將 FI的過賬期間管理作爲一個配置項,每次改變會計期間都生成傳輸請求。
IMG → Financial Accounting (new)
→ Financial Accounting Global Settings (new)
→ Ledgers
→ Fiscal Year and Posting Periods
→ Posting Periods
→ Open and Close Posting Periods
T-code: OB52
每個公司代碼的期間都有 6 跳記錄,分別用於控制不同的科目類別:
A: 資產類科目
D: 客戶類科目
K: 供應商類科目
M: 存貨類科目
S: 總賬科目
+: 所有科目, 相當於總體控制了,如果 + 沒有打開,其他類型打開也沒用
SAP 是一個集成的系統,不能僅僅考慮 FI 模塊 OB52 這個事務碼。FI 的期間控制要與其他模塊的控制匹配。以下是 SAP 其它模塊或子模塊常見的期間控制:
MM 模塊的期間控制:
- MMRV:檢查 MM 期間
- MMPV:打開新的 MM 期間
一般情況下,MM 最多允許兩個期間同時打開,在沒有啓用物料分類賬的情況下,可以用事務碼 MMPI 打開已經關閉的期間,當然操作有些技巧(OSS Note: 487381),如果已經啓用物料分類賬模塊,就不能再打開關閉的 MM 期間了。
固定資產模塊提供了基於年度的期間控制:
- AJRW:打開新的資產年度
- AJAB:關閉舊的資產年度
- OAAQ:重新打開已經關閉的資產年度
CO 模塊也有期間控制的概念,但 CO 的控制方法與 FI 模塊不同:FI 的邏輯是沒有打開的期間就是關閉的,不能過賬。CO 的邏輯是沒有關閉的期間就是打開的,可以過賬。
CO 模塊的期間控制事務碼是 OKP1,在實務中用到比較少。下面是 CO 期間控制的界面:
另外,CO 模塊有版本控制的概念,用於管理計劃和實際的不同版本,版本定義是與年度相關的。當開啓一個新的年度時,要檢查在新的年度中是否設置了成本覈算版本,事務碼:T-CODE: OKEQ / OKEQN
與日曆年度不同的財政年度設置
如果財政年度(fiscal year)與日曆年度不同,比如英國和香港,企業的財政年度是 4 月 1 日 到 3 月 31 日,在這種情況下,會計期間變式設置稍微複雜一些。SAP 提供的會計期間變式 V3 正好是 4 月 1 日 到 3 月 31 日,我們來看看這個期間變式的要點。
在 Overview 界面中,我們可以看到 Calendar year 沒有勾上,表示 V3 變式的 fiscal year 跟日曆年度不同。
雙擊左邊導航區的 Period 文件夾
以 4 月爲例,4 月 對應的期間爲 1,4 月與 fiscal year 的年度相同,year shift 爲 0。到了 元月,對應的期間爲 10,但這個時候 fiscal year 跟日曆年度不同,所以 year shift = -1。舉例來說,2020 年 1 月對應財政年度 2019 年 10 期,year shift 基於日曆年度計算財政年度,比日曆年度少 1。