《高效PDCA工作術》讀書筆記4

       ---- 有時候看到書名,就知道要與此書結緣。

        常常遇到昨天打算做什麼,今天卻發現時間不知道哪去了。

       第五章講的是執行階段不可忽略的東西,時間管理。書中對時間管理提成了三大原則:割捨、替換、壓縮。

       第一個是割捨,割捨哪些呢?這個割捨應該與下一階段改善有關,經歷了一輪pki級別的PDCA循環後,就應該可以看出哪些是可以割捨的,說白了就是付出與得到的關係,付出的時間多少對於產出來說就那麼一點點,這時候就該考慮是否割捨這個行動措施。

       第二個是替換,這裏作者藉助四象限框架將行動措施進行分類,分類之後再將一些重要的行動措施在執行階段上的替換。

       第三個是壓縮,在我看來壓縮的本質也是割捨,不過是更次一級的割捨,是在對行動措施內的細節進行割捨,也就是俗話說的提高效率。

        其實時間管理頗有驗證與改善的意味,接下來的第六章講的就是驗證階段。

        這個階段決定了整個PDCA的質量問題,驗證做得不好後面的質量就沒法保證。驗證就有一定的主觀性,所以需要驗證是可能會一拖再拖,從而導致放任自流;主觀性也會造成爲了驗證而驗證的形式主義。

        那驗證如何做呢?書中從三個層次的量化標準來評價,KGL目標達成率,KPI子目標達成率,KDI行動措施達成率。

       達成率從字面上來理解就是現在完成度除以目標完成度,就是達成率,PDCA是個循環,循環套循環,所以不同層次量化標準驗證頻率就不一樣,書中建議KGL一個月一次,KPI一週或者兩三週一次,KDI一週兩三次。達成率的分佈書中沒有明確提出,書中有簡單提了一下,肯定不是均勻分佈,應該是開始多後面少,這樣容錯率會高一些,而且後期的提高比前期要難上不少,當然也可以均勻分佈,合適自己的纔是最好的。

       有達成率標準,必然有達到標準和未達到標準之分,未達到標準書中也是從KGI、KPI、KDI三個層次來討論的。

       KDI未達到標準,書中寫到首先應當考慮的因素是“時間”,所以第一個問題就是是否爲了這個目標花了時間,就此展開why與what的形式不斷提問,逼自己挖掘問題的深層次原因。

      KPI未達標準,書中提出四點原因:A、未能採取具體行動,B、採取行動不徹底,C、意外遇到了新的課題,D、建立假說時所確定的因果關係出現錯誤。A這個情況很容易發現,但往往有人有很大關係;B這種情況其實具備隱蔽性,比如不尋找 一手信息源以及挖掘二手信息源很容易造成誤導的情況,隨着而來的就是誤判。C這種情況其實蠻常見的,可能是目標內的課題也可能是目標外的課題,甚至突然出現一個緊急課題,都有可能。D這種情況沒什麼好講的,唯一值得一提的是,人啊,天生有自欺欺人的傾向,有時候明知道錯的,還是想試試,甚至死不承認,骨子裏有點執拗。

       關於C書中特意提了一些東西,其中有一段是我覺得非常重要的,如下:

       計劃階段,所有結論都無一例外地只能停留在假說的基礎之上———假設這樣或許會帶來那樣的結果。可是偏偏有一些人主觀地將這一假說錯誤的當成了顯示。正確的做法是,實施階段應當滿懷信心,大膽實踐。進入驗證階段後,那些對自己建立的假說充滿信心的人,就應當捫心自問,以示對這一假說抱有一絲疑慮。

       關於C書中更強調的是目標內遺漏的課題,書中認爲一部分是深度,另一部分是廣度,對課題不深入,視野不夠開闊。當人陷入一件事情中時,往往容易鑽入那個場景當中,也就是俗話說的當局者迷,如何破局呢?這個是值得思考的。

       KGI未達標準,書中建議優先考慮以下兩個原因:KGI與課題未能銜接、課題與KPI未能銜接。KGL、KPI、KDI是層層遞進的關係,當某個環節錯了差錯自然而然後面一系列都是錯誤的。

       未達成只能思考,同樣的達成也值得學習。達成過程中必然可以找到自己優秀的特質,也就是強項所在,在後續改善過程中可以嘗試揚長避短的方式。但也有人會認爲補短更重要,這個和個人理念有關吧,揚長避短更偏向於盡量發揮出自己的長處,補短更強調的是均衡。

       總結一下,兩個方面,一個是時間管理,一個是驗證。時間管理三大原則:割捨、替換、壓縮,緊急重要四象限框架來對課題或者行爲措施進行篩查。驗證KGI、KPI、KDI達成率,不同層次目標不同頻率,一個月一次,一兩週一次,一週兩三次越底層頻率應當越高。未完成達成率就要去尋找原因,KDI首先考慮是否花費時間,然後WHY與WHAT進行深入挖掘;KPI與行爲措施和課題有關,沒有行動或者行動不徹底,未發現視野外的課題和課題因果關係錯亂;KGI往往是KPI與KDI銜接之間的問題導致。一味的關注錯誤只會導致人壓力和負面情緒增長,所以也需要關注達成的情況,達成的情況也是對自己的一種認可,並且可以在這個過程中尋找到屬於自己的模式。

 

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