在日常生活中，經常需要處理大量的通用文檔，這些文檔的內容既有相同的部分，又有格式不同的標識部分。例如，開會時要發通知，通知的內容都是一樣的，只有每個人的姓名和稱呼不同。最笨的方法是大量複製文檔，然後對小部分不同的內容進行修改。但Word 提供了【郵件合併】的功能，可以快速高效地處理這種文檔，Word 稱之爲合併文檔。
一般來說，任何形式的合併文檔都由兩個文件組成：一個主文件和一個數據源。主文件中包含着每個分類文檔所共有的標準文字和圖形，數據源中包含着需要變化的信息。當主文件和數據源合併時， Word 能夠用數據源中相應的信息代替主文件中的對應域，生成合並文檔。
要進行郵件合併，首先要創建一個主文檔，它將包括所有分類文檔都有的文字和圖形，可按如下步驟進行：
（1）如果已經創建了一個文檔，單擊【常用】工具欄上的【打開】按鈕，打開該文檔；如果還沒有創建文檔，選擇【文件】菜單中的【新建】命令，在【新建】對話框中選擇模板或嚮導，創建一個新文檔。
（2）輸入每個分類文檔都需要的文字和圖形，並設置好格式。
（3）單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕，保存該文檔。
（4）單擊【工具】菜單中的【郵件合併】命令，出現【郵件合併幫助器】對話框，如圖7-16 所示。
（5）單擊【主文檔】下的【創建】按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇【套用信函】，出現一個對話框，如圖7-17 所示。
（6）如果單擊【活動窗口】按鈕，那麼就將當前的活動窗口當作分類文檔的主文檔使用，至此主文檔已經創建好了。如果要新創建主文檔，那麼可以單擊【新建主文檔】按鈕，以創建分類文檔的主文檔。此時，【郵件合併幫助器】對話框的【主文檔】區將顯示合併的類型和主文檔的名稱，還增加了一個【編輯】按鈕，如圖7-18所示。
（7）如果要把主文檔還原爲原來的普通文檔，可以單擊【創建】按鈕，在彈出的菜單中選擇【還原爲普通Word 文檔】。
（8）如果要編輯主文檔，單擊【編輯】按鈕，從彈出的菜單中選擇合併的主文檔名稱，打開主文檔進行編輯。