如何高效使用 Todoist — 完整指南
無論你是在完成一個大型的團隊項目、策劃一個比預期工作量更大的活動,還是跟蹤你的賬單到期時間,你都有目標要實現。
但問題是,僅有目標還不夠。你需要一個系統來真正完成任務。
這就是 Todoist 的用武之地。一開始,它很簡單:你添加任務並完成它們。但隨着時間的推移,你會發現 Todoist 表面下還有許多功能——從安排每週任務、設置提醒,到將重要的電子郵件變成任務。
現在就開始瀏覽這份關於 Todoist 的完整指南,並慢慢在你的日常工作流程中嘗試新功能吧。最終,你會找到一套功能組合,確保你總是在正確的時間做正確的事情,而不會遺漏任何重要的事項。這個系統爲更平靜、有條理、高效的生活奠定了基礎。
在本指南中,你將學習如何:
- 將事情從腦海中放下:每天添加和完成任務
- 通過爲任務設置截止日期和循環截止日期來保持進度
- 使用"收集箱"、"今天"和"即將"視圖來跟蹤你的任務
- 使用項目來組織更大的目標
- 通過設置任務優先級來專注於正確的事情
- 通過設置任務提醒確保不錯過任何事情
- 通過添加任務評論來上傳文件和補充信息
- 通過共享任務和項目來協同工作
- 使用瀏覽器擴展將網站添加爲任務
- 使用插件或轉發將電子郵件添加爲任務
- 通過將任務與日曆同步來掌控繁忙的日程
- 使用標籤標記和組織任務
- 使用搜索和過濾器找到正確的任務
- 將重要的項目、標籤和過濾器釘在收藏夾中
- 使用"效率"視圖回顧你的進度
- 使用 Karma 積分保持動力
- 使用多彩主題自定義你的 Todoist
- 通過集成在你已經使用的所有應用中使用Todoist
開始前:瞭解 Todoist 的工作原理
在你開始使用之前,先對基礎知識進行一個快速概覽:
- 將事情從腦海中放下:每天添加和完成任務
將所有事情從你的腦海中放到 Todoist 中。首先將你一直在擔心的所有任務從你的腦海中放到 Todoist 中,這樣你就可以專注於眼前的事情了。要添加新任務,只需在任何平臺上按 + ,輸入任務名稱,然後按"添加任務"保存即可。
養成一個習慣,無論你想到什麼,都要立即使用最近的設備將任務添加到 Todoist。
隨着一天的進行,使用左上角的"今天"視圖查看你必須做的事情。點擊任務左側的圓圈或在手機上從左向右滑動任務,將其標記爲完成。完成所有任務,達到 #TodoistZero,然後享受你的空閒時間。
- 通過爲任務設置截止日期和循環截止日期來保持進度
爲你的任務找到最佳時間。
不要試圖在今天完成太多任務,而是爲你的任務設置未來的截止日期,這樣你就有時間做最好的工作並在重要的期限內完成。
要給任務設置截止日期,只需使用自然語言將日期輸入到任務字段中即可。例如,今天、明天、6月15日或下週一。你還可以添加一個具體的時間,如 6月15日上午9點。當你保存任務時,Todoist 會自動檢測截止日期並將其添加到任務中。
爲了更方便地可視化你的日程,你還可以從日曆中選擇截止日期。只需在任何平臺上添加或編輯任務時點擊或點按日期字段或日曆圖標即可。從那裏,你將能夠從日曆手動選擇日期,或使用我們方便的日期快捷方式,如今天、明天或下週。
設置循環截止日期
有些任務不會只發生一次——倒垃圾、撰寫每週狀態更新、起草季度報告等等。使用循環截止日期來跟蹤重複的任務。
要設置循環截止日期,請像設置常規截止日期一樣使用自然語言將日期輸入到任務字段中。例如,每天、每週五、從下週一開始每 3 天等等。
當你完成一個循環任務時,它會自動重置爲下一次出現,這樣你就永遠不會錯過它。
更改截止日期
計劃常常會變(比我們希望的更頻繁),截止日期也需要更新。
如果你趕時間,想將任務推遲一天或推遲到下週,右擊任務(網頁版、Windows、macOS)或從右向左滑動(iOS、Android),然後使用菜單頂部的"明天"或"下週"快捷方式。
如果你需要將任務重新安排到特定日期,打開任務調度器,點擊/點按下面日曆中的新截止日期。點擊右箭頭可以查看更多日期。
當然,你也可以通過編輯任務並在任務字段中輸入新日期來更改日期。
一次性重新安排所有逾期任務
當任務開始堆積時,你可能會陷入"雪球效應",無休止地將任務推遲一天或一週,直到你有一堆逾期任務。
通過點擊"今天"或"即將"視圖右上角的"重新安排",可以一次性重新平衡所有任務。你也可以選擇性地一次重新安排幾個任務。只需選擇多個任務,點擊"安排",然後選擇一個不那麼忙碌的日期即可。
- 使用"收集箱"、"今天"和"即將"視圖來跟蹤你的任務
當你添加和安排越來越多的任務時,保持條理和知道首先要做什麼就變得更加困難了。
這就是爲什麼 Todoist 會將你的任務整理成左上角的三個有用視圖:"收集箱"、"今天"和"即將"。
收集箱:新任務的默認位置
"收集箱"是你添加到 Todoist 中的任何新任務的集合,你不確定如何組織這些任務。最好快速將任務從腦海中放到"收集箱"中,然後再回來立即完成它或將其重新組織到新項目中以供以後使用。
今天:查看今天所有項目中到期的每個任務
不確定接下來要做什麼?只需打開"今天"視圖,即可查看當天所有項目中已安排的每個任務。繼續逐一完成任務,或在必要時推遲任務,直到你達到 Todoist Zero。
即將:查看將來到期的每個任務
使用"即將"視圖可以全面瞭解未來幾周、幾個月或幾年內到期的所有任務。你將看到每個即將到來的任務的日常分類。此外,你還可以在不同日期之間拖放任務。
- 使用項目來組織更大的目標
每個項目都應該有自己的空間。
單個任務有時還不夠。如果你正在工作中準備團隊演示文稿或計劃多站旅行,你需要一個項目來跟蹤所有細節。
要在 Todoist 中創建項目,請滾動到項目列表的底部並單擊"添加項目"(在 Android/iOS 上,轉到左側導航菜單並點擊"項目"右側的 +)。給你的新項目起一個名字(可能還有一個有說明力的表情符號✈),然後點擊"添加任務"開始列出所有相關步驟。
你可以通過在任務字段中輸入 # 來快速將任務分配給項目,從而調出所有現有項目的列表。繼續輸入項目名稱可縮小列表範圍。
何時使用項目?💡
- 與團隊成員協調工作
- 跟蹤副項目
- 制定實現目標的具體計劃
- 保存以後要閱讀或觀看的內容
- 與親人分享待辦事項清單
創建一個項目,開始一段新的冒險吧。
將更大的任務拆分爲子任務
不要害怕向項目添加較小的任務。例如,要完成"撰寫視頻腳本"這樣的任務,你需要很多小步驟。爲完成更大任務的每一步添加子任務。
假設你正在編寫 #Video 項目的腳本:你可以添加名爲"初稿"、"二稿"和"最終稿"的子任務。將大任務分解成更小的任務可以減輕開始的壓力,而且一路上檢查清單可以增加完成任務的動力。
要創建子任務,請將常規任務拖放到父任務下方(網頁、桌面、Windows)。對於 Android 和 iOS,長按任務並將其向右拖動,拖到父任務下方。
完成子任務就像完成普通任務一樣:單擊左側的圓圈(網頁、Windows、macOS)或從左向右滑動(iOS、Android)。爲了幫助你可視化你的進度,已完成的子任務將保持明顯的刪除線,直到父任務完成。
使用分區將項目組織起來
通過將任務組織到分區並在每個分區下添加任務,可以保持項目整潔有序。
例如,如果你正在計劃一個跑馬拉松的項目,你可以爲與你的裝備相關的任務(如購買新鞋和運動服)、你的訓練(如明天跑 5 英里)和你的營養(如瞭解不同類型的飲食)設置一個分區:
如果你喜歡批量處理事情,例如一次性購買所有裝備,那麼分區就很有用。
要創建新分區,只需將鼠標懸停在任務列表的底部,即可顯示"添加分區"操作。然後,你可以選擇在分區下添加新任務,或將現有任務拖放到分區中。
你還可以通過在"快速添加"或任務編輯器中輸入"/"來快速將任務添加到任何項目的任何分區。例如,鍵入"#Big Ideas/Work"會將你的任務添加到"Big Ideas"項目的"Work"分區。在搜索分區或將它們添加到過濾器時(稍後會詳細介紹),這個斜槓也同樣有效。
最後,你還可以單擊或點擊分區名稱左側的灰色箭頭來摺疊或展開分區,從而可以輕鬆地一次只關注項目的一部分。
使用子項目將相關項目組合在一起
使用 Todoist 一段時間後,你的項目列表往往會增加。
首先,儘量將項目數量保持在最低限度。你只有這麼多時間和精力,你越能集中注意力,就會越快樂,工作效率也越高。
但如果你需要項目,請使用子項目保持整潔。
假設你要開始新學期的學習,想把所有的課程作業都放在一個容易找到的地方。創建一個"作業"項目,併爲每門課程創建項目:數學、英語、化學等。然後將這些課程拖放到"作業"項目下面,將它們變成子項目:
你的子項目在導航菜單中組合在一起,這樣你就可以輕鬆找到它們。
你可以通過單擊父項目名稱左側的箭頭來摺疊父項目下的子項目,以便在不需要查看時將其隱藏。
人們經常使用子項目來圍繞他們生活的主要領域組織列表。例如,你可以只有兩個父項目——"工作"和"個人"——這樣你就可以一次只關注一個領域。在工作時,你可以隱藏你的個人項目;在家裏,你可以隱藏你的工作項目。嘗試你的項目組織,找出最適合你的方式。
將常用項目保存爲模板
當你發現自己一遍又一遍地重新創建相同的項目時——例如度假打包清單、新客戶清單、員工入職等——請將項目保存爲模板以供以後重複使用。
模板將保存項目中的每個任務。以後,你可以將模板導入新項目並進行任何需要的更改。
一些模板可能對你的朋友、隊友或同事也很有用。你可以通過發送文件或鏈接與他們分享。
你還可以在 todoist.com/templates 上瀏覽數十個 Todoist 模板,爲你的下一個項目提供靈感。
5. 通過設置任務優先級專注於正確的事情
好了,現在你知道要做什麼任務以及什麼時候做了。接下來你需要弄清楚先做哪個任務。
"喫青蛙"意味着直面你今天必須完成的艱難而重要的任務,並首先完成它們。你將以一些動力開始一天,並消除任何拖延的機會。
在 Todoist 中,用紅色標記你最重要的任務,方法是將其任務優先級設置爲 p1。你的"今天"和"即將"視圖將根據優先級自動排序,因此你的 p1 任務將始終顯示在頂部。這樣,你總是知道在一天開始時要喫哪隻青蛙。
Todoist 提供了四個優先級:1 是最重要的(標記爲紅色),4 是其他所有內容(無顏色)。要設置優先級,請在任務字段中輸入 "p",後跟你想要的優先級,例如 "喫青蛙 p1"。
- 通過設置任務提醒確保不錯過任何事情
不要忘記重要的事情。
如果你忘記完成重要任務,那使用任務管理器還有什麼意義?幸運的是,當任務即將到來時,你可以讓 Todoist 通過電子郵件或推送通知向你發送提醒。
自動提醒
當你爲任務設置截止日期和時間時,Todoist 會在任務到期前 30 分鐘自動向你發送提醒(你可以在"設置">"提醒"中更改默認提醒時間)。
手動提醒
當你絕對不能錯過一個任務時,設置手動提醒,它可以在你想要的任何時間(或任何地點)觸發。
要設置提醒,請單擊任務,然後單擊右下角的時鐘圖標,並通過以下三種方式之一設置提醒觸發器:
- 爲提醒指定日期和時間,如"明天上午 10 點"。
- 如果你的任務有截止日期和時間,你可以選擇爲提醒設置相對時間,例如任務到期前 1 小時。
- 如果你的移動設備上有 Todoist 應用程序,你可以選擇設置基於位置的提醒,並選擇觸發提醒的特定位置。
- 通過添加任務評論來上傳文件和補充信息
當你很忙時,你不想浪費時間搜索與任務相關的文件和信息。養成在任務評論中將相關筆記和文件附加到每個任務的習慣。
例如:
- 如果你要出差,請在你的出行任務中添加一條評論,附上地址和地圖鏈接。
- 如果你要提交報告,請將工作文檔附加到任務中。
- 如果你正在進行設計工作,請在評論中添加你最新的模型。
- 如果你正與團隊合作演示文稿,請附上幻燈片,以便每個人都可以在評論中討論它。
要添加評論或上傳文件,請將鼠標懸停在網頁上的任務上(或點擊 Todoist 移動版上的任務),然後單擊語音氣泡圖標以打開評論視圖。然後將文件拖放到輸入框中,並/或輸入你的評論。
- 通過共享任務和項目來協同工作
將任務委派給團隊成員,這樣每個人都可以專注於自己的專業領域。
完成任務會變得更容易,當你不必自己完成所有工作時。無論你是在分配家庭差事還是在協調團隊項目,Todoist 的共享項目都可以將任務、截止日期、評論和文件組織在一個每個人都可以訪問的地方。
要在 Web、macOS 或 Windows 上共享項目,請右鍵單擊要協作的項目,然後單擊"共享項目"。要在 Android 或 iOS 上共享,請打開要共享的項目,點擊三點圖標,然後點擊"共享項目"。然後使用他們的電子郵件地址邀請所有人。
通過給別人分配任務來委派工作
你已經與所有人共享了你的項目,現在該做什麼?弄清楚誰在做什麼,並向人們分配任務。
要在共享項目中將任務分配給某人,請單擊任務右側的灰色人物圖標(Web、macOS、Windows)或任務下方(iOS、Android),然後從項目中的所有人員列表中選擇一個名字。
史蒂夫·喬布斯認爲只有一個人應該負責完成工作,並將他的方法稱爲"直接負責人"。因此,你只能在 Todoist 中將任務分配給一個人。如果你有一個需要多人完成的任務——比如要求你的團隊提交他們的費用報告——爲每個相應的團隊成員複製該任務。
在評論中討論和分享信息
在共享項目中,評論成爲討論任務細節、共享文件和保持相關信息井然有序的重要協作空間。你可以指定要通知誰有關評論,他們將在通知中收到評論。
- 使用瀏覽器擴展將網站添加爲任務
當你瀏覽網頁時,你並不總是有時間立即閱讀內容。通過使用適用於 Chrome、Firefox 和 Safari 的瀏覽器擴展,將網頁另存爲 Todoist 中的任務,以便以後閱讀(或購買)。
它的工作原理如下:
- 下載擴展程序(安裝後,你會在瀏覽器窗口的右上角看到一個 Todoist 圖標)。
- 在瀏覽要添加到 Todoist 的網頁時,右鍵單擊並選擇"添加到 Todoist"。
- 將創建一個新任務,鏈接回該網頁。稍後,只需單擊任務名稱即可重新訪問該頁面。
從移動設備將網站另存爲任務
在 iOS 和 Android 上,你也可以使用瀏覽器的共享選項將頁面另存爲 Todoist 任務。只需在瀏覽器應用中找到"共享"選項,然後選擇 Todoist 的"添加爲任務"操作即可。
- 使用插件和轉發將電子郵件添加爲任務
你不能立即回覆每封電子郵件。這就是爲什麼你的收件箱不斷堆積的原因。但在某個時候,你會忘記跟進重要的電子郵件。讓 Todoist 通過將重要電子郵件另存爲任務來幫助你記住需要回復的內容,而無需離開電子郵件客戶端。
通過安裝 Gmail 和 Outlook 電子郵件插件,你只需點擊幾下即可將電子郵件添加到 Todoist:
當你在電子郵件客戶端中時,單擊頂部的 Todoist 圖標。將創建一個新任務,其中包含一個直接鏈接回電子郵件,只需單擊"添加任務"即可保存它。
轉發電子郵件到 Todoist
不使用 Outlook 或 Gmail?別擔心。將電子郵件轉發到 Todoist 以將其添加爲任務。
以下是設置方法:
- 打開網頁版、macOS 版或 Windows 版 Todoist。
- 打開要將任務通過電子郵件發送到的項目。
- 單擊三點圖標。
- 選擇"通過電子郵件將任務發送到此項目"。
- 單擊"複製到剪貼板"以複製提供的電子郵件地址。
- 返回電子郵件客戶端,將任何電子郵件轉發到該地址。
- Todoist 中將出現一個任務,電子郵件主題爲任務名稱,電子郵件正文在任務的評論中。電子郵件附件也將在評論中。
如果要將電子郵件附加到現有任務,也可以直接將電子郵件轉發到任務評論中。要獲取評論轉發電子郵件地址,請打開任務視圖,單擊三點圖標,然後選擇"通過電子郵件添加評論"。
- 通過將任務與日曆同步來掌控繁忙的日程
日曆是從宏觀角度瞭解你的日常、時時工作的好方法。使用 Todoist 的日曆源和集成使你的日曆與任務保持同步,你就不會錯過任何事情。
你可以選擇在日曆中查看所有 Todoist 任務,或者只查看特定項目中的任務。
從 Google 日曆添加和編輯 Todoist 任務
如果你使用 Google 日曆,你可以直接從日曆中添加和編輯任務,並通過雙向同步將這些更改反映回 Todoist。瞭解有關 Google 日曆集成的更多信息。
- 使用標籤標記和組織任務
有時你會想查看某些類型的任務,即使它們分散在不同的項目中。你可以通過爲所有相關任務分配標籤來實現這一點。
例如,你可能想在一個列表中查看每個與電子郵件相關的任務。只需用 @email 之類的標籤標記每個任務,你就可以在需要時調出它們:
以下是一些使用標籤的方法:
-
要跟蹤任務需要多長時間,請使用 @5_分鐘、@15_分鐘 和 @30_分鐘 之類的標籤。這樣,當你只有 5 分鐘的空閒時間時,你就可以調出你的 @5_分鐘標籤,這樣你就不會浪費任何時間了。
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如果你在等待某人完成任務,請使用 @waiting 標籤,以便知道在該人回覆你之前無需採取任何行動。如果你沒有收到回覆,你可以調出你的 @waiting 列表,快速跟進你正在等待的人。
要添加標籤,只需在添加或編輯任務時輸入 @。你將看到一個可用標籤的列表,你可以選擇一個或輸入一個新的標籤名稱。
要查看標籤的任務,請打開導航窗格中的"標籤"下拉菜單,然後找到你要查找的標籤。或者直接在搜索欄中輸入標籤,例如 @shopping。
- 使用搜索和過濾器找到正確的任務
隨着 Todoist 中任務的增加,你會想查看符合特定條件的任務,例如包含"演示文稿"一詞的每個任務或在接下來 30 天內到期的每個任務。
使用搜索快速找到任何任務、評論、項目或標籤
找到特定任務、評論、項目或標籤的最快方法是使用搜索。只需單擊 Todoist 頂部的"快速查找"欄,或在 iOS 或 Android 上點擊放大鏡,然後輸入要查找的關鍵字。你將看到包含該關鍵字的每個任務、評論、項目和標籤的列表。
使用過濾器查看你想要的任務
Todoist 提供的默認任務視圖——收集箱、今天、即將——可能並不總是足夠的。例如,你可能想查看在接下來 30 天內到期的每個任務,或沒有截止日期的任務,或分配給你的每個任務。
這就是過濾器派上用場的地方。
過濾器是基於你喜歡的任何條件的任務和項目的自定義視圖。例如,你可以有一個僅顯示以下內容的過濾器:
- 在接下來 14 天內到期的任務。
- 今天到期的 #Work 項目中的任務。
- 本週到期且優先級爲 1 的任務。
一旦你知道要查看哪些任務,就創建一個過濾器,以便以後可以輕鬆返回相同的視圖。首先單擊菜單中"過濾器"旁邊的 + 符號。輸入過濾器名稱,添加一個指定你需要的內容的過濾器查詢。以下是一些示例:
- 30 days 將向你顯示在接下來 30 天內到期的任務。
- assigned to: Jennifer 將向你顯示分配給 Jennifer 的任務。
- No date 將向你顯示沒有截止日期的任務。
你還可以在過濾器中組合兩個或多個條件。例如:
- Today & #Work 將顯示今天到期且也在你的 #Work 項目中的任務。
- 7 days & p1 將向你顯示本週到期且優先級爲 1 的任務。
- Assigned to:Jack & 30 days & #Work 將向你顯示分配給 Jack、在接下來 30 天內有截止日期且在 #Work 項目中的任務。
輸入查詢後,點擊或單擊"添加"進行保存。要查看其任務,請單擊或點擊導航窗格中的"過濾器"下拉菜單,然後單擊或點擊要查找的過濾器。當你添加與過濾器查詢匹配的任務時,過濾器會自動更新。
你可以在我們的幫助中心找到更多查詢示例以及有關過濾器的所有信息。
- 將重要的項目、標籤或過濾器釘在收藏夾中
如果你有一個對你的工作流程特別重要的項目、標籤或過濾器,請將其保存在你身邊,以便隨時訪問。
收藏的項目將始終顯示在導航窗格的左側,就在"即將"下面。
你的收藏夾會跟隨你使用 Todoist 的任何地方,你的手機、平板電腦、電腦、手錶等等,所以你總能快速訪問你需要的內容。
- 使用"效率"視圖回顧你的進度
你到底有多高效?使用"效率"視圖找出答案。
你將看到本週完成了多少任務,在實現每日和每週目標方面取得了多大進展,以及獲得了多少 Karma 積分(有關 Karma 的更多信息,請參閱下一節)。
要打開"效率",請單擊你的每日計數目標(網頁、macOS、Windows)、點擊你的效率圖標(iOS)或點擊更多圖標(Android)。
首先設定每日或每週任務目標,看看你在一週或一個月內的表現如何。嘗試連續多天和多周實現目標,建立一個連勝記錄——然後儘可能長時間地保持這個連勝(並在此過程中變得越來越高效)。
- 使用 Karma 積分保持動力
當你在 Todoist 中完成任務時,你會獲得 Karma 積分。它們是效率的陰陽:完成任務的一點認可,以及繼續前進而不打破連勝的動力。隨着積分的增加,你將獲得更高的 Karma 等級,也許有一天會加入 Todoist 開悟者的行列。😇
從"效率"視圖的 Karma 選項卡中查看你的 Karma 等級以及距離下一個等級還有多遠。
- 使用多彩主題自定義你的 Todoist
向組織大師 Marie Kondo 學習,通過爲 Todoist 披上色彩,讓它成爲一個鼓舞你的空間。從"設置">"主題"中選擇從向日葵到紫水晶的主題。你的主題將在你使用的每個設備上同步。
如果你是夜貓子或喜歡調暗燈光的類型,可以嘗試深色主題:
- 通過集成在你已經使用的所有應用中使用Todoist
有時,你的生活似乎分散在一堆應用程序中,很難掌握正在發生的一切。
通過從各種應用程序中提取信息,讓 Todoist 成爲你的中心樞紐,這樣你就可以一目瞭然地檢查所有內容。有 100 多個 Todoist 集成可以讓你做到以下事情:
- 使用 Google Assistant 集成將任務口述到你的手機(或 Google Home)中。
- 將你的 Dropbox 或 Google Drive 文件導入任務和任務評論中。
- 使用你最喜歡的 Zapier Zap 或 IFTTT Applets 從數百個應用程序中將信息拉入 Todoist。
現在你有了一份使用 Todoist 捕獲和組織任務的完整方法列表,但提高效率的真正關鍵是建立一個簡單且可持續的、你可以信賴的系統。堅持下去,也許其中一些功能會成爲通向你最佳個人效率系統的墊腳石,無論是全面的工作流程還是幾個簡單的條理規則。