會議

探索需求中關於會議的一些筆記。

會議是一種工具

會議可能是可怕的。在我們生活的某些時刻，我們每個人都曾經發誓再也不會參加另一個會議了。我們抱怨會議的漫長和無聊，它偏離主題，它讓人受盡折磨，甚至於它們毫無效果。但是我們常常又變得溫和，因爲離開了會議我們無法生活。會議是一種工具——社會工具——如果離開了會議，我們就只能夠開發最簡單的產品，解決最小的問題。

會議本來被認爲是爲了完成工作的工具，但是它們常常看起來更像是一出出鬧劇，展示着人們的整個情緒範圍。會議是社交工具。和其他工具一樣，根據需要設計完成的工作不同，它們會有各種形式和規模。每一個會議都能夠達到的結果是度量公司管理的健康狀態。我們說，如果你們的會議是糟糕的，那麼你們的管理是不健全的。

注意會議中暴露的錯誤有助於幫助診斷在整個企業管理中的錯誤，並找出解決弊病的方向。

參與者

與會議相關的最常見的一些錯誤是有參會人員頻繁出去、重要人員無法參加或者是參加者身在曹營心在漢。這些行爲不僅僅是麻煩事，它們還是一種不穩定風氣的症兆。這種症兆暗示人們不需要完全參與需求過程。爲了獲得完全的參與，會議必須是穩定的。那麼該怎麼辦呢？

每個人都是不同的，因而讓一個人感到穩定的東西可能會讓另一個人感到不穩定。所以要儘可能地爲每個參與者建立一種輕鬆舒適的環境，在處理會議內容之前對一些最基本的原則達成一個協議。如參與者都同意該協議一樣，那些不參與者的特殊理由就會變得非常明顯。這種協議，經過一定時間的積累就成爲企業文化的一部分。

序號	協議名稱	內容解釋
1	建立打斷機制	我們大多人都有打斷別人的習慣，但是這會讓一些參與者在暢所欲言上感到不安全。絕大多數打斷者並不想打斷別人，同樣也不願意被別人打斷。 所以我們可以預先達成一個協定，即本次會議不允許中斷。這條規則適用於任何人，這也不會有人反對。有這麼一個協定在先，會議主持人就可以容易而文雅地讓插嘴的人安靜了。
2	設置時間限制	在時間限制上的協定會起到相同的效果，實際上，限制每個發言者的時間是建立在打斷協定之前的。打斷者常常擔心有人會永遠站在那裏浪費時間。 主持人可以限制每個發言人都只能說5分鐘，那麼會議環境對打斷者來說就變得安全，而且讓其他人感到安全就更容易了。
3	反對人身攻擊	在會議開始的時候，是沒有人會反對這一原則的。但是很多人會在激動的時候違反它。 先聲明這一規則，就可以由主持人以集體的名義介入到任何人身攻擊事態，這就能夠在其發展成激烈而無情的打架之前就能夠解決了。
4	緩解壓力	高壓氣氛將會很大程度上影響許多人的思想，因此會議需要設計一種遠離緊急狀況的策略。暫時休息就是一種重要的策略，這樣當參與者預先同意後，任何人都可以在任何時刻無需任何解釋提出1分鐘或5分鐘的暫時休息。他們可能需要獲得更多的信息，或需要時間來思考，或打電話回家以處理某件緊急事件，或者僅僅是上一趟洗手間。允許每個參與者的合理次數的無需解釋的個人暫停權，將幫助我們避免會議進入高壓狀態。
5	按時結束	完成所有工作都需要一定的時間——但沒有必要非在今天。換句話說，要堅持住時間限制，但是如果事情沒有處理完的話，要制定延續會議的時間表。 確定是否還有更多事情的一種方法可以是簡單的問每個人：“還有人認爲你們的意見沒有被滿意地處理了嗎？”其實每個人都會喜歡被問這樣的問題，他們並非每次都固執己見，但是當其感到意見沒有被公正地聽取時，他一定會把意見帶到另一個會議中去，直到意見被聽取了爲止。
6	處理額外問題	有些問題的確不是本次會議的一部分，該怎麼辦呢？我們可以記錄額外問題列表。在會議開始時，先協定所有與本次會議無關的問題將被記錄在一張大家都能看到的大白紙上：“額外問題”。 在一個看起來並不相關的問題出現之後，主持人就問：“本次會議是解決您的問題的合適時機嗎？”這樣一問，原本對參與者的觀點要進行的細節討論，就一下子提升到了該觀點適合在何時何地討論的層面上了。 如果他的觀點被記下來了，他們就會感到安全和滿意，另外，還應該在會議一結束就儘快爲每個問題指派一個負責人並把它送到正確的人手上。
7	逐步改進	無論什麼樣的會議規則，都應該把協定擺在前面，這樣第一個違反者就不會認爲是被捉弄了。可惜，有些事情總會不期而至。一旦有這種事情發生，應該在公平地處理好問題之後暫停會議過程，對最初的規則進行改進並達成一致。 出於這個原因，在一些沒料到的事情發生時，就需要改進原先協定中的規則。如果能在最初就認同這種改進過程不是爲一方控制另一方的政治工具的話，也會有所幫助的。

 

不參與者

會議應該儘可能地小——但不能過於小了。會議的一種最常見的問題就是參加會議的人太多——是那些對會議需要討論的事務幾乎沒有甚至完全沒有興趣的人們。這可能是所有需要解決的會議問題中的最簡單的一個。畢竟，人們究竟爲什麼要參加那個只有一點點或完全沒有興趣的會議呢？

回答是，絕大多數人爲了穩妥起見寧願忍受大量的煩惱。人們不想錯過任何一個可能會對他們的工作重要的會議，所以他們就會去參加那些可能並不對口、但是萬一有事情發生就可能對他們很重要的會議。

換句話說，那些沒有必要出席會議的參與者正是對企業制度不確定程度的度量。爲了讓不出席會議的人也感到安全，可以使用某些方法來除去那些實際上被掩蓋着的不確定性。

序號	方法	簡述
1	公開議程並照議程執行	預先公佈一個議程並在不管什麼情況下都來遵循。如果偏離了議程，你可能把其他的問題處理好了，但是這麼做就給那些所有的不在會議的人們傳遞了一個危險的消息，那就是他們本應該參與這個會議以保護他們的利益。下一次，他們就會忽視議程的存在而露面了，而這僅僅是爲了穩妥起見。
2	不處理突發事件	在工作中，幾乎很少有什麼真正的突發問題不能在這個會議之後延緩處理的。如果你經常發現你自己屈從於突發討論，那有可能你需要留意這一症兆的真實原因了。對於突發事件的討論，往往使會議不可控。
3	驅逐不相關人員	即使你公佈了議程並堅持執行它，還是會有一些不必要的人來參加會議。他們可能在別的會議中沒有被徹底地傾聽，所以他們儘可能地參加任何會議，以冀能找到一個樂意的聽衆。爲了避免這一問題，必須確保參與者在沒有被傾聽的情況下離開會議。 如果還是有一些多餘人出現，不要裝作他們不在那裏並希望他們不會干擾會議。要直接而儘可能謹慎地面對他們。讓多餘人員離開並且還保留他們的面子的最佳時機是在會議正式開始之前。一旦人們在那裏待了一會兒，就很難再說服他們來錯了。反而，他們可能會首先開始參與“證明”他們是來對了。 實際上，確保每一個相關人員都到會也是避免不相關人員的一個好習慣。因爲他們來“搗亂”的一個原因是他們曾經被忽視。

 

設計會議

在各種類型的會議中應用這些一般原則都會確保一個安全而健康的企業文化。然而，即使有這些安全文化作爲背景，你仍然會難於開展會議，除非你學會設計即將到來的每個工作會議。設計每個特殊類型的會議，讓它們有自己適當的風格將不但能確保其安全，還能讓它變得有效。

設計一個會議的第一步是確定它有單一的目的。如果你需要鼓舞士氣和技術檢查，比如說就可以開兩個會議。如果它們的時間安排緊挨着，而且參加人員都是一樣的，那就在中間休息一下並且換個房間。最少，應該換一下座位。

成功會議的最後一條原則就是充分的準備。百分之九十五的失敗會議都能在其還沒開始之前就預知失敗的結果，其原因就是沒有充分的準備。一個清單可以管好所有管理上的麻煩，比如說需要新的墨水筆。要確信每個清單都是有意義的。