每年承辦上百個大型市場營銷活動；
單個項目金額上千萬；
參與執行單個項目的內、外部工作人員逾百人；
大大小小的供應商有幾十家
……
國家積極倡導促進文化創意產業發展的這幾年，也是北京天下鳳凰文化傳播有限公司（以下簡稱北京天下鳳凰）轉型及快速發展的關鍵時間段。時至今日，服務於互聯網行業諸多頂級客戶，並已具有相當規模的北京天下鳳凰面對不斷變化的市場競爭格局，面臨新的選擇。
作爲在中國起步較晚的文化創意產業，近幾年來產業增長明顯。行業低端市場競爭激烈，高端市場競爭聚焦優秀的創意設計能力和豐富的重大項目經驗，這爲優秀品牌的壯大和成爲集中方向提供了良好的機遇。而已經具備高端市場競爭兩大特點的北京天下鳳凰，此時也正面臨從自然生長向穩步提升發展的關鍵節點。
於是，在北京天下鳳凰總經理楊東海的心目中，在擁有做成諸多行業經典項目成就感的同時，也有着實現規範管理，以更高起點謀求長足發展的焦慮。這其中小到日常運作中的千頭萬緒：無法清晰地核算及有效控制項目成本；財務業務分割，數據孤島；供應商付款管理不規範；旗下四個公司沒有辦法進行統一的財務覈算等等。大到實現服務升級，以更大的視野不斷提升服務前沿行業領先客戶的能力，贏得市場競爭先機。
在多年尋找解決方案未果之後，2017年北京天下鳳凰邂逅 SAP Business ByDesign。也正是得益於這款融匯全球最佳實踐的雲解決方案所給予的信心，使得一個「小而美」公司穩步壯大的夢想，此時已經轉化成了北京天下鳳凰×××的目標。
快速成長下的管理極限
北京天下鳳凰文化傳播有限公司成立於2006年，主要業務包括組織文化藝術交流活動，承辦展覽展示，會議服務，市場營銷策劃，設計、製作及廣告代理等等。早年服務於汽車、旅遊等行業客戶，曾經策劃及執行過數個業內知名的項目，包括煙雨張家界、鳳凰藝術年年展等。2012年，公司轉型至深耕互聯網行業，6年來，服務了包括百度在內的多家互聯網領先企業，在業內贏得口碑的同時，公司的規模和營收也得到了大幅的增長。
尤其是在2016、2017兩年間，公司的服務項目由原來的幾十個增加到150個以上，團隊規模翻倍。與之相應的是公司上下游供應商數量上升至100多個，營業額近一個億。
在這種背景下，公司對內管理和對外業務拓展遇到了諸多挑戰。首當其衝的是成本的控制管理。對於公司的活動業務，常規從項目開始到結束都會有一個立項單，包括客戶的基本信息以及項目的所有成本。由於活動在執行的過程中，具體項目的變化因素會比較多，數據孤島的問題日益嚴重。150多個立項單涉及到採購和付款，如果不能實時地體現這種變化，採購和財務誤操作的可能性就會比較大，在天下鳳凰也曾經發生過錯付款、重複提交採購申請這樣的事情。
與此同時，人工管理或者單個系統管理帶來的管理透明化障礙，使得業務與財務溝通的工作量非常大，賬務覈對麻煩且複雜。當然，還有一個力量不可忽視，那就是北京天下鳳凰在服務行業 TOP 公司的過程中，客戶公司管理的規範，以及對於服務品質，服務響應的高要求，也成爲推動北京天下鳳凰規範化管理的主要動力。
在尋找解決方案的過程中，北京天下鳳凰接觸過一些管理軟件，但最終發現並不能解決公司核心的問題。一個偶然的機會，同是 SAP 用戶的知名營銷傳播公司 Topline 的一位管理者向楊東海極力推薦 SAP 系統。一方面基於標杆同行的自發推薦；另一方面楊東海個人曾經爲 SAP 公司提供過相應的服務，對其管理理念、管理系統有良好的印象。
更重要的是，SAP Business ByDesign 在開展系統性複雜項目管理方面具有突出優勢。依託 SAP 四十多年豐富經驗的積累、重塑財務及業務流程的能力，以及基於領先商業分析技術，提高企業決策和行動效率的深入洞察，使得原本就對 SAP 品牌頗有好感的楊東海，有了「夢裏尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處」的輕鬆。
而提供項目實施服務的北京奧維奧科技有限公司長期致力於企業管理信息化建設。作爲 SAP 的合作伙伴，奧維奧憑藉優秀業績和衆多成功上線的樣板客戶多次獲得 SAP 授予的最佳實施服務商的榮譽。
於是，北京天下鳳凰與奧維奧團隊合作實施 SAP Business ByDesign 成爲水到渠成的事情。
立竿見影的項目成果
在接受採訪時，北京天下鳳凰 SAP Business ByDesign 實施上線不久，但系統上線的一些效應，已經通過操作方式的改變顯現了出來。
效應一：整合性。首先，SAP Business ByDesign 系統，可以將各分子機構的財務整合到同一個系統中，使得北京天下鳳凰旗下的四家公司，可以通過一個財務系統進行覈算。同時，財務業務數據流的打通，使得財務部門與業務部門覈對的工作量大大減少，提高了工作效率。
效應二：透明度。SAP Business ByDesign 幫天下鳳凰實現了所有業務在系統中清晰可控的運轉。項目進展、人員投入、成本費用、項目往來清晰可見。尤其是項目的收入及成本歸集，使得項目中的財務往來更加清晰。而對於項目組和項目人員的考評考覈，通過系統可以實時的獲取信息，進行分析。撇開了以往人手一張表格，做一項工作就填一項，經過一個時間段再進行彙總分析的方式。方便團隊績效考覈的同時，對團隊的科學管理也提供了數據依據。
效應三：規範化。系統對操作提出了更高的要求，規避了人爲影響的因素，團隊工作效率也得到前所未有的提升。讓楊東海比較有感覺的是公司員工的費用審批流程，以及外部供應商的付款流程、發票流程。通過流程優化和重塑，工作下沉到了各個部門，在總經理這個結點，只需結合公司實際情況對流程做出審批即可。這不僅減少了工作，也使得公司的管理層可以隨時查看企業運營情況，及時做出符合市場現狀的決策。
除了系統本身功能帶來的效益，實施團隊奧維奧顧問在項目實施過程中，對於北京天下鳳凰的主要業務流程進行了梳理和優化。同時，基於北京天下鳳凰業務特點，對於「立項單」可修改等個性化需求，在原有系統的基礎上進行了修改和定製開發。
對北京天下鳳凰來說，2018年年底雖然忙碌，但基於 SAP 系統產出的效應，讓企業運轉相對以往有序且效率得到了很大的提升。而仍處於動態優化中的諸多業務流程，也使得2019年對於北京天下鳳凰來說，比往年更值得期待。
以規範管理及服務品質
成就「小而美」公司的穩步成長
運營企業十幾年，楊東海深刻意識到中國中小企業的發展及管理，基本上都會經歷從不規範到規範的成長過程。但當企業成長到一定的程度，尤其是處於從生存向發展過渡的節點上，精細化管理、提高工作效率是企業快速成長的根基；而企業主勢必要從業務的管理者向企業管理者轉型；財務管理也需要能夠滿足企業發展的訴求，保證企業運營的規範合法化。而這一切，都需要有一個有着成熟前瞻管理理念、完善的功能、敏捷易操作的管理系統來提供支持。
楊東海的夢想是能象一些德國企業那樣，成就一家高品質的公司，不一定是一座商業帝國，但可以成爲細分領域的樣板。這應該也是其選擇具有德國血統的 SAP 系統的理由之一。而可預見的是，SAP Business ByDesign 的上線，爲這個夢想轉化爲一個發展的目標，提供了新起點。