1 在表格中巧輸文字
要想在表格中隨心所欲地輸入文字,而不影響表格大小,其實這操作起來很簡單.只需要在繪圖工具欄上選擇文本框(豎排或橫排均可),然後在表格上拖出一個文本框,在其中輸入文字,再在表格上單擊鼠標右鍵,在彈出菜單中選擇"設置文本框格式",再單擊"顏色與線條"標籤,把"填充"顏色及"線條"顏色均設爲無顏色線條,最後確定即可.
2 把頁碼插入到Word文檔頁面外側
你用Word編輯了一篇文檔,將它按雙面打印出來後,你有沒有想過將頁碼放置在頁面的外側,這樣你的文檔看起來就有些與衆不同了.要將頁碼插入到頁面的外側,方法如下:在"插入"菜單中,單擊"頁碼";再在"位置"框中,選擇"頁面縱向中心";然後在"對齊方式"框中,選擇"外側";最後單擊"確定"按鈕.實際上,在"位置"和"對齊方式"框中,你還可以選擇其他的組合方式,把頁碼放置在頁面的其他位置呢.就試試吧!
3. 爲Word文檔添加行號
首先單擊"文件"菜單中的"頁面設置"命令,在打開的"頁面設置"窗口中單擊"版式"標籤項,然後在"應用於"框中選擇是整篇文章還是文章的某一部分,接下來單擊"行號"按鈕,選擇"添加行號"複選框,然後設置好"起始編號","行號間隔"和"編號方式"等選項,最後單擊"確定"按鈕即可.須要注意的是,只有在"視圖"菜單中將文檔設置爲"頁面"模式纔可以看到我們剛纔插入的行號.
4. "逆打"有妙用
點擊"文件→ 打印",在彈出的"打印"窗口左下方點擊"選項"按鈕,在上面選中"逆頁序打印",這樣Word在打印文件時就會先打印最後一頁,直至第一頁,免去了我們動手分頁重新排序的麻煩.
5. 更快捷的全部保存
在Word 2000,Excel 2000中要想保存多篇打開的文檔,可以按住Shift鍵,選擇"文件"菜單中的"全部保存"即可.其實有更快捷的方法:可以先按住Shift鍵,然後用鼠標單擊常用工具欄上的"保存"按鈕,觀察按鈕的圖形是否改變 對了,這時"保存"按鈕的圖標就變成"全部保存"的圖標,鬆開鼠標,即全部保存完畢.是不是更快捷
6. 擴展單元格
如果用Word設置好的表格,有時在單元格中多輸入了一兩個字符就不能容納進去,可又不想改變原有的字體,字號或列寬等風格.這裏有個簡便的方法來解決這個問題:選中該單元格,在格式菜單中選"段落"→"縮進與間距"選項卡,將左,右縮進欄內的"0字符"改爲"-1字符",加以確認,這時,未顯露的字符就納入格內了.
7． 快速進行線條修改
在Excel中一張表格畫好後,如果想對其中幾根線條進行修改,怎樣快速做到呢.單擊"視圖"菜單,選擇"工具欄"下的"自定義",在"自定義"窗中單擊"命令"標籤,在"類別"中選擇"格式",然後在右窗格中拖動垂直滾動條,找到"繪圖邊框",最後把它拖至格式工具欄上.在要修改表格時,單擊該"繪圖邊框"按鈕,對彈出的小窗感到熟悉吧,在Word中畫表格時常用到的,在其中可選擇線條樣式及顏色,然後在想修改的表格線上再畫一次即可.
8 Word2000下的數學運算功能
要在Word中進行數學運算,首先要進行簡單的設置.在Word界面下,點擊"工具",選擇"自定義",在打開的"自定義"窗口中點擊"命令項",在"類別"窗口選擇"工具",在"命令"窗口找到"工具計算"選項,按下鼠標左鍵,將"工具計算"拖到Word界面上方的工具欄中,接下來就可以進行計算了.
例如,用公式計算的方法如下:⑴列公式,如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4減10除以5);⑵選中整個公式,⑶點擊工具欄上的"工具計算";⑷同時按下"Ctrl+V"鍵或用鼠標點擊工具欄上的"粘貼"圖標,根據運算法則計算的結果就會出現在光標所在位置.
11. F4,F5和F7也有妙用
在Word中執行過某一命令後,按F4鍵可再次重複這一操作.如果按下"Shift+F5"後,光標在最後三個編輯處循環,可幫你快速修改前三個編輯,讓你知道自己最後做了什麼改動.F7鍵最省事了,按一下全文拼寫查個遍.
12. 快速改變Word文檔的行距
在編輯Word文檔時,要想快速改變文本段落的行距,可以選中你需要設置的文本段落,按"Ctrl+1"組合鍵,即可將段落設置成單倍行距;按"Ctrl+2"組合鍵,即可將段落設置成雙倍行距;按"Ctrl+5"組合鍵,即可將段落設置成1.5倍行距.
13. 巧使表格旋轉
首先選中整個表格,然後單擊"繪圖"工具欄上的"陰影效果"(如窗下繪圖工具欄沒有,可從"視圖/工具欄"下選取),並任選一種陰影效果.然後在表格陰影效果上單擊鼠標右鍵,從彈出菜單中選擇"設置自選圖形格式",再在自選圖形格式窗中單擊"大小"標籤,然後在"旋轉"欄輸入旋轉的角度數,重複這些操作便可.
14. 在Word中速查上次修改的位置
經常處理長Word文檔的朋友都會有這種經歷:對一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或校對時總要經過很多次修改,可是每次打開Word文檔,想要從上次修改結束的位置接着修改時,總要查找很久.其實有一個簡單快捷的方法,那就是使用"Shift+F5"快捷鍵,即在打開上次修改過的文檔時,按下"Shift鍵"的同時,按下"F5"鍵,輸入光標會迅速跳到上次結束脩改工作的位置,你馬上又可以開始繼續你的修改工作,實在是方便極了.
15. Word下的運算符號
Word下的鍵盤輸入"加","減","乘","除",分別顯示爲"+","-","*","/".其中"-","*","/"並不爲大家所熟知.這些符號在有些具體使用場合會讓人費解.如筆者所教授的小學算術.可用以下方法更改設置,得到大家都習慣的相應計算符號.先在Word界面下點擊"插入"選擇"符號",再在字體(標準字體)欄內選擇大家習慣和熟悉的運算符號,做以下變更:以減號爲例,鍵盤"-" 號比常用"—"號略短.首先選取欄內"—"號,然後點擊左下角"自動更正",進入選項設置後在左邊替換欄填上鍵盤符號"-",替換爲現在已經自動設置爲你所選擇的常見運算符號,單擊"添加"然後"確認".你就完成了替換符號"-"的設置.現在你在鍵盤上輸入的減號就是"—"了.符號×的設置和減號基本相同.而除號鍵盤鍵"/"是常用字符之一,可在替換欄內填入".""/"兩鍵,同時敲擊所設置的兩鍵就可出現大家習慣的"÷"號.
16. 解決圖形對象隨段落移動的問題
一般在默認情況下,插入到Word中的圖片的位置不是相對固定的.它會隨着段落的移動而移動.若我們要讓圖片不動,那就要用圖片格式來實現了.
在圖片上雙擊,屏幕上出現格式設置窗口,打開其中的"版式",選擇"襯於文字下方"然後再點擊"高級",打開"圖片位置",將其中的"對象隨文字移動"的選擇項取消掉並單擊"確定".這樣問題就解決了. ##1 在Excel中快速輸入分數通常在Excel單元格中直接輸入分數如"6/7",會顯示爲6月7日.如何快速輸入分數"6/7",其實只需在輸入分數"6/7"時在它前面添加一個"0"和一個空格即可,但是用此法輸入的分母不能超過99(分母超過99就會變成另一個分數).
17. 縮放顯示比例的快捷鍵
我們大家在用Word進行文檔編輯時,經常會調整顯示比例來觀察文檔整體的佈局,但如果每次都要去點擊工具欄中縮放按鈕的話,實在是有點麻煩,其實只要你有個滑輪鼠標,按住Ctrl鍵並且使滑輪向上或向下滾動,這樣就可以放大或縮小顯示的比例.
20. 文檔頁面自行滾動
在電腦上閱讀較長的文檔,如果鼠標沒有滾動功能,看起來非常不方便.實際上這個功能,在Word2000中,通過簡單的設置,完全可以實現.具體步驟是:1)打開"工具——自定義"菜單,在彈出的對話框中,選擇"命令"選項卡,點擊"類別"中"所有命令",在"命令"對話框找到"Autoscroll"命令.然後把"Autoscroll"拖動到工具欄的合適位置放下,放手後會出現"自動滾動"按鈕.以後在閱讀文檔的時候,只要單擊這個按鈕,上下移動鼠標,頁面就會自行滾動.鼠標上下移動的幅度可以調節頁面滾動的速度.再次單擊左鍵,鼠標回到正常狀態.
21. Word中快速查找內容
單擊"編輯"菜單中的"查找"命令或者按"Ctrl+F"快捷鍵,打開"查找和替換"對話框,在"查找內容"輸入要查找的內容,即可.當單擊 "取消"按鈕回編輯窗口之後,還可以通過按"Shift+F4"鍵來完成重複查找的工作.利用此快捷鍵繼續查找時,Word不再顯示"查找與替換對話框,而是按照上次查找的內容來搜索,並反白顯示搜到的文本.用查找中的"高級"查找選項設置,還可以查找特殊殊字符,特定格式,特定格式的文本等內容.
22. 羅馬數字轉換爲大寫漢字
在Word中,有時作合同或協議文件時,金額需要漢字大寫,這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩,並且容易出錯.這裏一個簡單的辦法,先按羅馬數字輸入後,選中要轉換的數字,單擊菜單"插入→數字→選中選擇框中的大寫的壹,貳,叄……"最後按"確定"即可.
23. 精確移動Word中的對象
使用Word時一定會遇到插入"圖形符號,表格,公式"等對象的各種操作.如果按住Alt鍵,再移動對象,會更加地精確.例如要完成將四個點用一條線串起來,當然這在繪圖軟件中不難實現,但在Word中如不使用Alt鍵,恐怕就很難完成.在Word中,精確地使某對象進行移動,在其他方面也可實現,如表格的行列大小的調整,按住Alt鍵後再進行標尺或表格的行列大小操作(如:拖動,移動時)會顯示出表格行,列的實際尺寸和標尺的實際尺寸,並且調整的大小是可隨便選擇的
24. Word小技巧:快速找到上次修改的位置
相信與我一樣曾經處理過長文檔的人都會有這種經歷:一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經過很多次修改,可是每次打開Word文檔,想要從上次修改結束的位置接着修改時,總要找很久.終天有一天我找到一個快捷的方式,那就是"Shift+F5"快捷鍵,即在剛打開上次修改過的文檔時,按下"Shift鍵"的同時,按下"F5"鍵,輸入光標會迅速跳到上次結束脩改工作的位置,你很快就可以開始繼續你的修改工作,實在是方便極了
25 自定義中文Word的快捷鍵
告別DOS時代,儘管有使用十分方便的"小老鼠"爲我們在Word中提供各種菜單,窗口間的操作,但對於熟練的用戶來說,鍵盤快捷鍵顯然速度會更快,操作更方便.比如我們處理好一篇文檔並要將其存盤,我們只要按"Ctrl+S",這比用鼠標單擊文件欄中的保存要快得多.所以我們就要善於使用Word的鍵盤快捷鍵,這對於我們日常操作的速度有十分重大的影響.默認情況下,Word向用戶提供的一套快捷鍵操作方案,這一點我們可以從它的菜單上查得.不過,有時這些默認的快捷鍵不一定符合用戶的操作習慣,有些用戶可能會因自己的特殊情況,希望對它加以適當的調整,如添加新的快捷鍵,刪除原有快捷鍵等.其實這是十分容易的一件事.
指定新的快捷鍵
1.打開"工具"菜單中的"自定義"命令.在命令選項中選取"鍵盤"(如圖).
2.定位好將這個快捷鍵修改後的模板;在"將修改保存在"下拉菜單框中選擇一個用於保存對快捷鍵所作修改的文檔或模板(自定義的快捷鍵只對那些模板生效).
3.選取所要命令的類型,和要自定義的命令.原命令的快捷鍵將出現在"當前快捷鍵中".將光標移到請按新快捷鍵一欄,並指定好你的快捷鍵.完成後按"指定",關閉自定義快捷後,這些命令的新快捷鍵方式即可發揮作用.
二,修改,刪除和恢復快捷鍵的設置
如果你會自定義快捷鍵了,那這一步是非常的簡單.同樣當你打開自定義快捷鍵的窗口.選擇要更改的命令,這時,它的快捷鍵就會出現,我們只要按"刪除"即可.或者亦可用類似的方法修改它的設置.當然你感覺自己的設置不好,又想更改成默認的狀態時,只要按"全部重設"即可.
26 中英文引號替換技巧
我們在編輯文章時,可能會遇到使用英文標點符號的文章.爲了規範文件編排,常常需要將此類文章放在Word中進行編輯處理,並把所有的英文標點符號轉化爲中文標點符號.利用Word的替換功能,可以輕鬆轉換大多數標點符號,但要將英文引號("")替換爲中文引號(""),由於Word分不清英文引號(")哪個是上引號,哪個是下引號,因此替換起來非常麻煩.筆者經過多次實踐分析之後,終於找到了分步替換的簡單辦法.
1.將指定的文章複製到Word中,將文中的任意一個英文引號複製到剪貼板中(編者注:用鼠標選中任意一個英文引號,然後按"Ctrl+C"組合鍵即可,此步一定不要省略).
2.打開Word替換對話框,在查找框內輸入("*")(英文引號和*號.注意只輸入括號內的符號,括號本身不要輸入,下同),選中"使用通配符",然後在替換框內輸入(^&^c),C要小寫.把光標放在文檔的開始處,單擊"全部替換",經過替換之後,我們看到文中所有的英文下引號都由單個(")變爲雙個("")了,這是爲後面Word區分英文上引號和下引號打基礎.
3.再次打開Word替換對話框,在查找框內輸入(""),在替換框內輸入中文下引號("),把光標放在文檔的開始處,單擊"全部替換".
4.在文檔中輸入一箇中文上引號("),並將其剪切到剪貼板中.打開Word替換對話框,在查找框內輸入("),在替換框內輸入(^c),單擊"全部替換".至此, 完成了英文引號("")替換爲中文引號("")的工作.英文單引號替換的原理與雙引號替換一樣.
友情提示:如果你經常需要做這項工作,可以用Word的"宏"把整個過程記錄下來.具體步驟爲:點擊菜單欄"工具→宏→錄製宏",在宏名中輸入"引號替換",單擊"確定",然後開始上述替換操作,完成操作後單擊"停止".以後每次要進行引號替換時,只要運行一下"引號替換"宏就可以了.
27 智能五筆中英文快捷輸入
筆者平常都是用智能五筆輸入法5.0的,經常要按"Shift"鍵切換輸入英文總覺得很麻煩.想到我們在中文輸入時會用到的英文單詞其實並不多,而且重複機率很大,像筆者寫稿件時常用的也就是Microsoft,WPSOffice,Excel,Windows,Photoshop等有限的幾個詞.如果能給這些詞指定編碼的話,就不必再來回切換了,只要鍵入1～4個編碼就可直接輸入單詞,還可以大大減少擊鍵次數.事實證明這是可行的.
啓動智能五筆輸入法後,右擊智能五筆輸入法狀態欄,在彈出快捷菜單中依次選擇"輔助功能→自定義字詞符號→自定義字詞".將光標移到編碼管理窗口編輯區內第一行的末尾,回車插入一行,然後依次輸入"編碼+半角空格+英文單詞",回車進行下一個詞輸入,完成後確定退出.例如:我輸入"wps WPSOffice"確定,以後只要輸入wps就可以像輸入中文一樣直接調用WPSOffice了.建議取單詞前4個字母或常用縮寫爲編碼會比較好記.注意:對於由空格分隔的一串單詞短語,單詞間的空格必須使用全角空格(從右鍵菜單中的"參數設置→主參數設置"選中最後一行的"漢字空格"按"確定",然後在中文輸入狀態下鍵入的空格),否則只會輸入第一個單詞.
如果一定要用半角空格,可考慮使用"輔助功能→自定義字詞符號→定義編輯短文"功能,規則是以"$$$$$$$$$$$$$"作爲不同段短文的分隔行,每段的第一行爲編碼.不過調用時要先按"分號"再按"引號"然後才輸入編碼,那要麻煩多了.
經試驗,這個方法在智能ABC中同樣可行,而且智能ABC的定義新詞功能可以支持由半角空格分隔的一串單詞(30字以內),只是輸入時要以u開頭,比如設定的編碼是wps,調用時則要輸入uwps才行.
28 在Word中輸入數學公式
很多老師學生經常需要在計算機中輸入各種數學公式,然而很多專業的符號在大家常用的Word文檔裏卻沒有辦法輸入,有時候還必須藉助一些第三方軟件來完成.其實Word 2000已經爲我們提供的公式編輯器可以方便地生成各種公式,下面便將介紹如何利用公式編輯器建立和編輯公式.
1.公式的建立
選擇菜單欄的"插入→對象",彈出"對象"對話框,選擇"新建"標籤,在"對象類型"框中選擇"Microsoft公式3.0",點擊"確定"關閉對話框.窗口中彈出"公式編輯器"工具欄.
例如:在文檔中插入公式S(t)=,步驟如下:
(1)輸入"S(t)=",將光標移到"="後.
(2)選擇菜單欄的"插入→對象",彈出"對象"對話框.在"對象類型"框中選擇"Microsoft公式3.0",點擊"確定",彈出"公式編輯器"工具欄.
(3)在"公式"工具欄單擊,在下拉符號欄中選擇,則在插入點後出現求和符號.
(4)插入點放入求和符號後的虛線公式框中,單擊"公式"工具欄中的,在下拉符號欄中選擇.在分母位置輸入"x",單擊"公式"欄中的圖,在下拉符號欄中選擇圖,在下標位置輸入"i",光標定位在xi後,輸入"+2)",平方的設置如上,不再贅述;在分子的位置輸入2.
(5)在"圖"後輸入"(t)".
(6)單擊求和符號下邊的虛線框,輸入"x=0".
(7)單擊求和符號上邊的虛線框,在"公式"工具欄上單擊圖中的圖.
(8)公式輸入完畢,單擊文檔任意位置,退出公式編輯器,返回文檔窗口.
2.公式的編輯
如果對已建立的公式不滿意,可重新編輯公式.用鼠標雙擊要修改的公式,則又進入了公式編輯狀態,利用"公式"工具欄對公式進行進一步編輯工作.我們還可以利用公式編輯狀態中提供的菜單欄對公式的"格式"和"樣式"進行設置.在建立公式的過程中,我們可以對公式進行嵌套,完成一個複雜公式的建立.
提示:如果你的機器中沒有"Microsoft公式3.0",則需要用到Office安裝盤.在安裝過程中選擇"添加或刪除功能",單擊下一步,在"Office工具"中的"公式編輯器"上擊左鍵,在彈出的菜單中選擇"從本機運行",即可安裝"Microsoft公式3.0".
29 在Word中建立常用文件索引
如果你和別人共用一臺電腦,而且習慣用Word"文件"菜單的"最近常用文件"來快速打開自己要編輯的文章,就會出現這樣的情況:由於各人處理的文章不同,"最近常用文件"經常變換.一位用過後,往往另一位就找不到自己要的文件了.增加"最近常用文件"的數目,菜單又太長,不大方便,而且也不能確保自己常用文件每次都在菜單上.此時我們可以利用索引文件來解決這個問題.
一,建立索引文件
在Word中新建立一個文件,例如index.doc(也可用其他名),然後在"插入"菜單中選"超級鏈接",彈出如(圖1)所示的對話框.
你可以在"當前文件夾","瀏覽過的頁","近期文件"等項目中選定自己要建鏈接的常用文件.選中其中的一個文件後,在"要顯示的文字"中修改顯示的文字,如去掉路徑和擴展名;"屏幕提示"項相當於網頁中的"title=",即鼠標經過鏈接時就會顯出提示語句,默認的語句就是文件名,你可以將它改成你需要的說明;當然也可以不管屏幕提示,直接在新建立的index.doc文件上,插入表格,設立"文件名","備註"等提示項目,便於經常修改和添加.
用上面的方法爲常用的其他文件添加鏈接,完成後保存該索引文件.打開索引文件,點擊上面的某一個鏈接,相應的文章就會被打開.
二,讓Word自動打開索引文件
先爲Word的執行文件Winword.exe建立一個快捷方式,然後用鼠標右鍵點擊該快捷方式,選擇"屬性",在屬性頁面中選擇"快捷方式"選項卡,出現如(圖2)所示的對話框.
在"目標"框中,移動光標到Winword.exe後,先加入一個空格,然後輸入/mFile "d:/doc/index.doc"(注意:/mFile後還有一個空格,另外引號請使用英文狀態的雙撇號.此處假設index.doc的保存路徑爲d:/doc,你可根據具體的保存路徑修改).
以後點擊該快捷方式時,會自動打開所建立的索引文件.
30 在Word中調用外部程序兩法
你有沒有想過,在編輯Word文檔的時候,直接從Word中調用外部程序呢 其實這並不難,下面筆者就以在Word中調用計算器程序爲例,簡述具體的操作方法.
一,利用宏命令
1.點擊"工具→宏"命令,在出現的"宏"對話框中輸入宏名"計算器",在"宏的位置"框中選擇"所有活動模板和文檔"選項,以便在任何時候都可以使用這個宏.
2.單擊"創建"按鈕進入宏編輯狀態,輸入以下代碼:Shell "C:/Windows/CALC.EXE"(假設計算器的路徑爲C:/Windows),然後點擊"文件→保存"命令,退出宏編輯狀態,回到Word中.
3.點擊"工具→自定義"命令,選擇"命令→宏"類別,找到剛纔編輯的"計算器"宏,把它拖到工具欄上,以後我們要調用計算器的時候,只須單擊該按鈕即可.
二,利用分配超鏈接
1.點擊"工具→自定義"命令,打開"自定義"對話框,在"自定義"對話框打開的情況下,用鼠標右鍵單擊工具欄上的"插入超鏈接"按鈕或者其他按鈕,在彈出的快捷菜單中選擇"分配超鏈接"中的"打開"命令.
2.在打開的"分配超鏈接"對話框中,按下"查找範圍"右側的下拉按鈕,找到C:/Windows/CALC.EXE,按"確定"按鈕退出.
以後要調用計算器的時候,只要單擊"插入超鏈接"按鈕,就會彈出一個安全警示對話框,單擊"確定"按鈕即可啓動計算器程序.
注意:
①在第一步選擇工具欄按鈕的時候,儘量選擇那些平常用不到的按鈕,因爲"分配超鏈接"會替換當前分派給該按鈕的命令.
比如我們上面的例子使用了"插入超鏈接"按鈕來調用計算器,那麼以後單擊"插入超鏈接"按鈕時,就會打開計算器,而不是原來的插入超鏈接了.
②如果想要撤消分配超鏈接的話,只需選擇"重新設置"命令,或者選擇"編輯超鏈接"中的"刪除超鏈接"命令即可恢復該按鈕原有的功能.
③分配超鏈接的對象不一定是應用程序,也可以是文件夾和具體文件,如果是文件夾,單擊該按鈕會打開該文件夾;如果是文件的話,系統就會調用相關的程序來打開該文件.
以上兩種方法不但適合Word,而且也適合Excel,PowerPoint等其他Office組件.
31在Office組件中快速切換
一,從Word切換到其他Office程序
1.點擊菜單"工具→自定義"命令,彈出自定義對話框,在"工具欄"選項卡中單擊"新建"命令,在彈出的"新建工具欄"對話框中,爲工具欄取一個名字,如"Office程序欄",單擊確定.
2.在上一步的"自定義"對話框中,單擊"命令"選項卡,在左邊的"類別"列表中選擇"所有命令",在右邊的"命令"列表中找到"MicrosoftAccess","MicrosoftExcel","MicrosoftFrontpage,"等Office程序命令,將它們一一拖到我們新建的工具欄上,單擊確定即可.
二,其他Office組件之間的切換
由於在Word以外的其他Office組件中的"自定義對話框"中,沒有提供"MicrosoftAccess","MicrosoftExcel"等命令,所以無法像Word一樣直接完成,但我們可以通過以下辦法來實現.
1.先新建一個工具欄,並給它命名.打開"自定義"對話框,單擊"命令"選項卡中的"類別→窗體",從右邊的"命令"列表框中拖動若干個"按鈕"命令到新建工具欄中.
2.不要關閉"自定義"對話框,用右鍵單擊我們剛剛插入的按鈕,在彈出的快捷菜單中執行"分配超級鏈接→打開"命令.在"分配超級鏈接"對話框的"地址"一欄輸入Office其他組件執行程序的路徑,單擊確定.
3.用同樣辦法爲每個按鈕分配超級鏈接.
4.最後給按鈕指定一個漂亮的圖標.由於"更改按鈕圖像"中沒有我們熟悉的Office程序圖像,所以我們先切換到Word中,打開"自定義"對話框,右鍵單擊我們插入的Office程序按鈕,在彈出的快捷菜單中執行"複製按鈕圖像",然後再返回到Office其他程序,進行同樣操作,最後執行"粘貼按鈕圖像"命令就可以了.
32用一個文檔保存多個版本
因工作的關係,我經常要爲單位起草一些規範性的文件,這些文件在正式出臺前都要經過多次修改,在最後定稿時,領導常常需要查看每一次的修改稿.以前我都是先將文檔另存一份後,再進行修改.這樣做既佔用了大量的硬盤空間,以後查找起來也不方便.
其實,我們可以利用Word的"版本"功能,將多次的修改稿(多種版本)用一個文檔保存起來,這樣既節省了存儲空間,又方便了查找和打印.
1.啓動Word XP(Word 2000也可以),新建一個文件,並取名(如A.DOC)保存,輸入起草文件的第一稿內容.
2.執行"文件→版本"命令,打開"版本"對話框(如圖).選中其中的"關閉時自動保存版本"選項後,按"關閉"按鈕退出.
3.以後每進行一次修改並保存,退出Word時,系統會自動將本次修改前的版本內容全部保存一份下來.
4.如果對編輯過程中的某個版本想作即時保存的話,可以先打開"版本"對話框,然後按"現在保存"按鈕,打開"保存版本"對話框.在"版本備註"中輸入一些關鍵詞(這只是爲了今後查找的方便,也可以不輸入)後,按"確定"按鈕即可.
5.以後需要查閱,打印某個版本的文稿時,啓動Word XP,打開A.DOC文檔,執行"版本"對話框,選中需要查閱或打印的版本後,按"確定"按鈕,系統會在一個新窗口中(通常位於原窗口的下方)打開該版本的文稿內容,即可進行正常的查閱和打印.
特別提醒:①如果你一時記不清所要查閱或打印的版本是其中的哪一個,按下"查看備註"按鈕,通過版本備註內容(如果備註內容不多時,其內容在版本對話框窗口中就直接顯示出來了;如果太多,就不能全部顯示)的提示來幫助你選定.②如果你確定某個版本的內容不再需要時,打開"版本"對話框,選中不需要的版本後,按下"刪除"按鈕,再確認一下就可以了.③如果你需要將某個版本的文稿另行保存爲一個獨立的文檔,先按上述的操作,打開相應的版本,然後在窗口中,按工具欄上的保存按鈕(或執行"文件→保存"命令),像保存正常文檔一樣操作就行了.④如果按上述第2步的操作啓用了"關閉時自動保存版本"功能,這樣的文檔最好不要經常打開,因爲每打開(關閉)一次系統會保存一個版本,使文檔的容量增大.建議不啓用"關閉時自動保存版本"功能,而採用上述第4步的操作,需要時即時"保存版本".⑤經筆者測試發現,儘管Word 2000與Word XP文檔之間可以相互兼容,但用Word XP保存的版本內容,Word 2000不支持,請大家小心使用.
