SAP FI 系列 (013) - 會計憑證的配置

會計憑證的概念

會計憑證 (FI document) 是 SAP FI 模塊中記錄一項交易和事項的最小單位。創建會計憑證後，生成會計憑證號碼，SAP 系統根據 company code, fiscal year 以及 document number 三個條件唯一標識一個會計憑證。會計憑證一般基於年度，每年重新開始憑證編號。這個與國內的慣例不同。

Document type 區分不同性質的交易。如傳統上我國會計憑證按收、付、轉進行分類。SAP 系統提供了更多的默認類別，你也可增加新的類別。

Document type 的作用

1、Document type 用於確定憑證號碼範圍 (document number range)

每一種憑證類型都可以設置是自動生成號碼 (internal numbering)，還是用戶手工編號 (external numbering)。

國內會計憑證一般按月份編號，不幸的是，標準 SAP 系統不能實現。如果想實現按月編號，需要採取其他方案，比如打印的時候生成按月的號碼（另外一套編號系統)，ECC6 EHP8 之後 SAP 中國解決方案提供瞭解決方法。

2、確定 document type 允許過賬的科目類型

系統已定義好大量的憑證類別，如 SA、AB、KZ、RE、RV 等。AB 類型允許所有過賬種類，而其它類別則都有限制。

3、確定 document header 中諸如 Reference, text 等字段是否必輸字段

比如， KR 憑證類型，References 字段爲必輸字段。

Posting Key

會計憑證只有借貸兩個方向，SAP 基於借貸方向，進一步提出了 posting key 的概念，通過一個過賬碼，既可以知道記賬的方向，又可以看出會計科目類型(account type)。Posting key 比較多，下面的圖示說明了這些過賬碼的含義。

SAP 區分五種不同類型的科目：Customer、Vendor、G/L、Asset 和 Materials。如果是總賬科目，借方爲 4 開頭，貸方爲 5 開頭；如果是固定資產科目，借方是 70，貸方是 75。對照此圖，不難理解上述科目類別，借貸方向。

會計憑證相關配置

維護憑證類型

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document Types 
    → Define Document Type for Entry View
    
T-code: OBA7

如果客戶沒有特別需求，建議使用 SAP 標準憑證類型，這一步不用配置。

重要字段說明：

維護憑證的號碼範圍

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document No. Ranges 
    → Documents in Entry View 
    → Define Doucment No. Ranges for Entry View
    
T-code: FBN1

Document number range 基於 company code 和會計年度，最簡單的方法是從 0001 公司代碼拷貝。

注意事項：

• 憑證編號的傳輸會對完全覆蓋目標系統的編號。如果啓用新系統，可以用傳輸的方式，如果是在老系統上配置，不要用傳輸的方式。如果由於不小心出現了會計憑證編號記錄的覆蓋，需要找到每種憑證類型用到哪個號碼，手工維護目標系統的當前編號。
• 憑證編號維護不會自動產生傳輸請求，因爲存在危險性(覆蓋目標系統) 。若果要傳輸憑證號，要在初始界面中通過菜單【Intervals】->【Transport】產生手工傳輸請求。
• 如果年度設爲 9999，則憑證編號與年度無關

折舊憑證的編號範圍

折舊的會計憑證 AF，應該使用外部編號，否則出現 AA759 錯誤。可以參考 oss note 890976。

You should create a document number range with external document numbers for periodic depreciation posting, since the document numbers are not assigned from Financial Accounting, but by the posting program of Asset Accounting. The external number assignment, therefore, should not be understood as manually entering the document number. It is only external from the point of view of the Financial Accounting application.

檢查方法：

• AO71: 查看公司代碼使用的折舊憑證類型
• OBA7: 查看折舊憑證的折舊編號範圍
• FBN1: 設置憑證編號範圍爲 external

憑證編號範圍年度拷貝

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document → Document No. Ranges 
    → Documents in Entry View 
    → Copy to Fiscal Year
    
T-code: OBH2

初始化方法：用 OBH1 從0001公司拷貝編號範圍，用 OBH2 從會計年度拷貝，以節省工作量

設置默認憑證類型

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Default Values 
    → Define Default Values

設置基於T-code 的 document type 和 posting key. 比如，用 F-02，則 document type 爲 SA， posting key 爲 40。一般不需要對此設置進行修改。

定義過賬碼

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Define Posting Keys
    
T-code: OB41

一般不用定義過賬碼，該配置主要用於設置過賬碼的 field status以及 Special G/L indicator。
設置 field status 要注意 OBC4，OB41 和 OMJJ 三個地方的匹配。

以 Special G/L indicator 29 爲例. Special G/L 勾上表示 29 是特殊記賬碼。

點擊 Special G/L indicator 按鈕，查看或修改相關聯的 special G/L indicator。

會計憑證默認值

爲了方便和加快用戶錄入，SAP 系統可以通過如下方法提供默認值。

默認公司代碼

如果用戶只負責一家公司代碼，使用事務碼 SU3 設置 Parameter 爲 BUK 的默認值：

定義行項目常用摘要

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Define Text for Line Items

用戶在錄入時可選擇已定義好的摘要，如果後臺選中 Control display, 則用戶錄入會計憑證時選擇此 ID 後，系統會給出一個警告信息，提示用戶是否對摘要進行修改。

用戶 Default Value

用戶在通過 FB50 / F-02 / F-53 等 t-code 錄入時，點擊界面上的Editing Options按鈕可設置諸如 default company code, default currency code 等。也可用 t-code：FB00 進入設置。不同的方法進入設置，界面稍有區別，請參考筆記會計憑證錄入的介紹。

定義默認的 Value Date

IMG → Financial Accounting (new) 
    → Financial Accounting Global Settings (new) 
    → Document 
    → Default Values 
    → Default Value Date

銀行科目、資產類科目有 value date 的概念，使用該配置可以設置 value date 的默認值，系統用當前 CPU 的日期作爲默認值。