週期性憑證 (Recurring document) 是 SAP 提供的另一種輔助憑證錄入的方法,它也是一種模板,但除了模板功能之外,還包括對憑證輸入的一些控制參數,比如首次運行時間,末次運行時間,間隔時間等。
創建週期性憑證
- 維護週期性憑證: FBD1 / FBD2 / FBD3
- 查看週期性憑證清單: F.15
週期性憑證在普通會計憑證的基礎上,增加了如下的一些控制參數:
新建的週期性憑證首次運行 2020/2/1,末次運行 2020/4/1,間隔期爲每月。其他字段的錄入方法跟 F-02 相同。
在錄入週期性憑證後,通過 FBD2 修改,FBD3 查看。在 FBD2 和 FBD3 界面中,通過菜單 Goto -> Recurring Entry Data 查看控制參數:
Recurring Entry Data 的界面如下:
如果系統中有多張週期性憑證,用 F.15 查看週期性憑證的清單。
根據週期性憑證創建會計憑證
創建週期性憑證的模板後,每月使用 F.14 定期運行,該操作創建 Batch input session (批輸入會話):
- Settlement period: 在指定日期內,如果週期性憑證有執行計劃,將被用於參考創建會計憑證。
- Batch input session name: 批輸入會話名稱。建議勾上 Hold processed session 選項,作用是批輸入會話在執行後不被刪除。
然後我們進入 SM35 的界面,就可以看到創建的批輸入會話名稱:
在 SM35 中執行批輸入,會計憑證將被創建。每次運行 batch input session 後,FBD3 查看到下面的數據變化:
每次執行後,運行的次數被記錄下來,最後一次運行後,系統自動打上刪除標記。
刪除週期性憑證
所有計劃的執行全部完成後,SAP 系統自動勾上刪除指示碼 (deletion indicator)。此時可以用 F.56 刪除週期性憑證。如果週期性憑證沒有加上刪除標記,則不能被刪除。可以手工加上刪除標記,再用 F.56 刪除。
週期性憑證的數據表
Recurring Document 和 Sample Document (FBM1 / FBM2 / FBM3) 數據存放在BKPF 和 BSEG 中。但這些數據並不是 actual posting,一般的報表不應該包括這些數據。BKPF 表有兩個字段標識:
- Document Status (BSTAT): Recurring document 爲 D, Sample document 爲 M
- Actual posting (PSOZL): SPACE,也就是說報表和查詢基於 Actual posting 做報表,要選擇 PSOZL 字段爲 X 的會計憑證
另外,Recurring document 使用 BKDF 表保存 header information supplement 的數據,就是我們剛剛看到的控制參數。