選擇一套好的協會管理系統，打造一個有吸引力的協會
隨着中國社會的發展，經濟的日益增長，中國的社會團體也在迅速發展。近幾年，協會的數量也在大量增加，但在大量增加的同時，協會的發展也良莠不齊，好的協會發展狀態日新月異，發展不好的協會在運營過程中無法起到協會該有的作用，無法得到會員和行業的認可，協會就更無法起到影響作用，從而形成一個惡性循環，逐步的被邊緣化，最終導致被淘汰。更有甚者，在協會組建過程中就已經出現無法跨過協會發展的瓶頸，直至直接被倒在萌芽狀態。
所以，如何打造一個有吸引力的協會成爲多數運營者需要思考的問題。
在思考這個問題之前，我們首先要弄清楚，協會在整個行業中所起的作用是什麼。
行業協會是社會中介組織，它的產生和發展是社會分工和市場競爭日益加劇的結果，反映了各行業的企業自我服務、自我協調、自我監督、自我保護的意識和要求。具體說來，行業協會的形成及其作用應該包含以下內容：一是必須以同行業的企業爲主體；二是必須建立在自願原則的基礎上；三是必須以謀取和增進全體會員企業的共同利益爲宗旨：四是一種具有法人資格的經濟社團。
同時，我需要對協會目前協會發展存在的問題進行分析。
在中國大環境背景，協會主要分爲兩類，一類主要是行政背景的行業類協會，該類作爲政府的助手，在一定範圍內行使政府管理經濟事務的職能，協助政府對行業進行監督、協調、保護、管理，促進行業健康有序的發展，但這類協會只能依賴行政部門搞活動，有些行業協會只收會費，卻不爲會員企業提供服務，成爲企業的“二政府”，失去了行業協會的本色，致使行業協會無法正常發揮應有的功能。
再一類就是自發組織的，運營模式類似於企業性質的協會。該類協會前期組建過程中以協會模式搭建，但在發展過程中逐步演變成打着協會幌子，變成部分會員單位，打壓同行業、形成行業壟斷、甚至直接將協會變成爲自己營利的企業，混淆了社團法人與公司法人的界限。而我國社團登記管理條例明確規定:“社會團體不得從事營利性經營活動。”這類協會只能自個兒玩兒自個兒的，協會的發展也無法起到該有的作用，甚至會成爲衆矢之的、最終成爲被淘汰、甚至是被取締的一類協會。
中國式經濟在逐步增長，政府部門在大力投入建設信息化時代，企業爲了更好的發展，也在逐步加強信息化建設。協會作爲政府和企業的溝通橋樑，反而信息化建設非常落後，從而失去了協會該有的職能，服務不了會員單位。導致會員的流失，會費無法滿足協會的正常運轉，形成死循環。
知道協會的作用和協會常見的問題後，我們再來分析如何打造一個有吸引力的協會？
協會運營者如何管理協會？協會的信息化該如何做？如何把協會的信息化和政府、企業進行接軌？很多問題都浮現出來了。
協會信息化建設，不是辦公OA系統的建設，而是貼切協會業務系統的建設，爲會員提供會員網上辦事系統，形成有效的實時的方便的協會交流溝通平臺，打通協會與會員、會員與會員之間的交流壁壘，打造一體化、合作化的行業管理新模式，爲會員提供方便。
據我瞭解，現在市場上有很多爲協會提供的信息化管理平臺可以選擇，我們今天以會軟之家這款產品爲例，闡述一些如何用信息化 手段，讓協會變得更有吸引力。
協會的管理總結起來主要分爲：常規會員的管理、會費的管理、會議（活動）的管理以及部分協會還包括的評優評先、培訓組織管理、考試管理等。我們今天主要分析協會的常規管理模式的信息化效果。其他的諸如培訓在內的其他管理內容，我們將在後期單獨撰文介紹。
會員管理
在傳統的模式裏，會員管理以協會自己形成excel文檔的方式進行管理，新增會員、會員註銷、會員資料變更都需要通知相關人員進行修改。管理起來麻煩而且容易出現錯誤、重複、混亂等情況出現。而且不同用途的信息存在信息更新不及時，資料同步困難，導致管理麻煩的情況。
而採用系統，會員可以通過手機等方式，自主填寫入會申請，修改會員基礎資料。請sing實現：
- 建立一站式會員基本信息檔案庫，全系統共用會員基本信息，提高會員信息的有效性和正確性。從會員申請到會員退出（及會員重新入會）全週期信息化管理，會員信息修改變更記錄一站管理。
- 統一修改入口，全平臺自動同步，保證數據的的統一性。系統建立以會員數據爲基礎的綜合行業務辦公平臺，集成包含會費、培訓、評優、會議等在內的綜合業務辦理中心和數據管理中心。
會費管理
傳統模式，會費繳納統計麻煩，尤其是多年未交的會員的統計，尤爲麻煩，另外就是對會員的會費催繳也只能逐一電話通知，增加了協會人員的工作量。
而採用系統，系統根據會費登記情況可以自動統計欠費情況，自動統計會費收繳情況。同時針對會費普遍收取困難的情況，系統提供短信自動催繳的功能，對欠費會員欠繳的費用進行統計並通過短信發送至會員單位負責人處，提醒起按時繳費。
將會費繳納情況與協會其他業務（如培訓、評優、參會等）相互關聯以形成閉環，促進會費收取工作。
會議管理
在傳統模式中，協會需要組織會議或活動時，需要逐一電話通知客戶（或在官網發佈會議信息）客戶報名，填寫回執，通過傳真、郵箱等方式將報名回執傳回協會，由協會逐一進行整理和統計，完成統計後，對未報名的會員還需要再進行通知確認是否報名。工作量大，通知不及時，還容易造成會議的準備時間過長，增加會議成本。
而採用信息化管理，協會通過PC端發佈會議通知；參會人員通過PC端或者微信端獲取會議活動通知，並實時一鍵錄入報名信息並提交回執；
協會通過後臺審覈報名信息，系統自動將報名審覈結果及注意事項通知報名單位；
系統一鍵完成報名結果的統計，包括報名單位、未報名單位、住宿房間、參會人數等信息。
當然會軟之家對協會的幫助遠不止於這些，我們將在後期爲大家講解像會軟之家這類專業協會管理系統對協會的幫助。
只有協會把信息化管理形成體系，更多的藉助信息化工具來提供協會的辦事效率，才能更好的爲會員服務，爲政府和企業提供更好的溝通橋樑。信息化時代需要用信息化的管理方式才能建議一個有吸引力的協會。