我們先不用什麼詞語來定義或者描述信息化的價值是什麼,我們首先來對比日常辦公中的一個流程:報銷流程
信息化前:
- 粘貼票據;
- 填寫紙質報銷單據;
- 拿去找人審批;
- 財務審覈;
- 收錢或者等待收錢;
從環節1到環節2基本上是連續發生和完成的,環節3的完成基本上也是連續完成的,前提是報銷本身沒有問題的話,環節3是財務制度,我們不討論
在上面這個流程描述中,拋開環節4,半小時內就可以完成,對吧
環節3的完成只需要1分鐘,環節4的完成基本上也是即時的
我們把上面這個流程命名爲流程F1,
信息化後:
- 粘貼票據;
- 系統中填寫報銷申請
- 等待系統中審批
- 等待財務審覈
- 收錢或者等待收錢
(在這裏我們暫時不討論票據如何拿給財務部門)
從環節2結束到到環節3的完成,如果你有過經驗,我相信這個時間週期肯定是大於一個30分鐘,環節4的完成會快一點,少於30分鐘
我們命名這個流程爲F2,然後來對比兩者的時間消耗
流程F1的時間消耗爲T1:3分鐘(粘貼票據)+3分鐘(填寫申請)+5分鐘(審批)+2分鐘(財務審批)+w(收錢)
流程F2的時間消耗爲T2:3分鐘(粘貼票據)+2分鐘(填寫申請)+10分鐘(審批)+5分鐘(財務審批)+w(收錢)
然後對比這個時間消耗:
- T1=13+w分鐘;
- T2=20+w分鐘;
對比的結果是:信息化過後的流程效率反而低於未信息化的流程.
先暫時不說其他,我們對於流程F2還有一種時間預測方案:
流程F2的時間消耗爲T3:3分鐘(粘貼票據)+2分鐘(填寫申請)+2分鐘(審批)+2分鐘(財務審批)+w(收錢)
T3=9+w分鐘
T3相對於T1來說提升了30%的效率.
T2相對於T1來說降低了53%的效率
爲什麼會出來這麼三個時間值呢?
- T1是主動驅動型,每個環節你都會馬上跟進,連續跟進,馬上完成;
- T2是響尾蛇導彈型,基本發射後不管,時間空了的話看看狀態,或者再想法跟進一下;T2 表示信息化流程過後的平均狀況
- T3是最優化信息系統的假設:後續環節都是即時提醒,即時完成,流程最優,最順暢的情況;
- T4,這個我們在上面沒有提及:流程發起人對於每個環節的即時跟進,督促環節人完成.理論上來講 T2>T4>T3. T4和T1不相上下,甚至一般情況下會略大於T1
我上面羅列的T1-T4,如果你不相信可以自己對比一下.呵呵
通過上面的對比,我們是不是得出一個結論:企業信息化反而降低了效率呢?
且聽下回分解...