如何制訂項目階段計劃?

要確保項目進度，僅有項目計劃書還不夠，還必須有分階段計劃。制訂項目階段計劃也是項目專家的基本職責。制訂項目階段計劃有兩種方式：一種是把一個子項目所需要的時間作爲一個階段，另一種是把一個自然月度所能完成的任務列入階段計劃。由於項目計劃書已經把一個子項目所需要的時間、工作內容、工作方式以及工作成果進行了界定，因此，本文只介紹以自然月爲時間段的階段計劃制訂方法。
毫無疑問，如果一個項目要花費12個月時間，自然就有12個階段計劃。但第一階段計劃往往從項目啓動之後的第二個月開始。這是因爲：一是項目啓動並不都是當月1日開始，二是項目啓動階段通常在項目準備階段工作計劃中體現，故此每個項目的第一階段計劃都是從第二個月開始。
這也說明項目階段計劃與每個子項目所需要完成的時間不可能是重合的，有可能一個子項目要跨幾個月，如流程梳理流程設計項目，也有的子項目如決策分類、組織架構調整等只需要幾天或幾周時間，因此，項目階段計劃就是把自然月份從月初到月末所能完成或應該完成的任務進行細分，同時要兼顧項目專家成員到場與不到場的內容安排，當然也要考慮企業淡旺季特點以及企業員工休假習慣。項目啓動前項目專家的親自調研就可以在制訂計劃時派上用場。
項目階段計劃通常用採用表格形式（也是甘特圖）表示，題目就是“某某企業規範化管理體系建設項目第N階段計劃。表頭下面也是擬訂： 審覈： 審批： 年月日。如果是項目專家擬訂的計劃，則審覈可以去掉，直接交企業負責人審批即可。如果是項目專家助理擬訂的，則由項目專家審覈，企業負責人審批。
表格內容包括序號、日期、時間、工作內容、負責人、參與人、工作目標（必要時可增加備註）。制訂項目階段計劃通常以時間和工作內容兩個維度爲核心展開，即從幾號到幾號做什麼，然後再圍繞工作內容填寫負責人、參與人以及達成目標。比如說，5月7日舉辦流程管理設計技術方法講座，負責人至少有三人：項目專家、企業負責人、項目辦公室主任，參與人：至少包括企業中高層管理人員、項目系統設計師，達成目標：讓參與者每人會畫流程圖。又如5月8日至15日梳理企業流程目錄，負責人：項目專家和項目辦公室主任，參與人：全體項目系統設計師和企業中高層管理幹部，達成目標：基本建立企業流程目錄框架體系，設計任務分配到人。
項目階段計劃往往會安排不同子項目同步進行，由於企業員工衆多，項目專家要考慮讓不同人員都有活幹，因此，項目專家也要有“彈鋼琴”的指揮藝術。
項目階段計劃的主體是表格，但是表格前還必須有重點內容提示，通常用三至五句提煉本階段的重點工作。表格後面有補充說明：1、說明項目專家組成員到場指導的具體日期；2、對項目組不同成員提出自訂計劃要求。比如說：項目辦公室主任要據此制訂項目任務跟蹤計劃，系統設計師要據此制訂設計計劃；或企業負責人據此制訂項目方案審批計劃，各分管人員要據此制訂審核計劃等等。
項目階段計劃擬訂後先在項目專家組成員內部溝通協商一致，再傳企業負責人審批，然後由項目辦公室主任發佈實施。