信息時代的快速發展使得計算機得到很大程度的普及，在如今這樣的辦公智能化大環境下，普通傳真機手工收發傳真的種種弊端日益凸顯，傳真服務器系統正是基於這樣的需求應運而生的。
一、傳真服務器的組成與部署
傳真服務器由傳真軟件部分和傳真板卡部分組成，在局域網環境下，把一臺計算機作爲服務器，在此服務器上安裝傳真服務器軟件和傳真板卡，並且使該板卡與傳真線路相連，局域網中的用戶使用其計算機中的瀏覽器客戶端，或在計算機桌面安裝傳真客戶端軟件，通過訪問該服務器實現傳真的收發與管理工作。
二、傳真服務器的處理機制
計算機內部處理的信息是數字信號，所以計算機生成的是數字信號，能識別的也是數字信號。但電話線是模擬線路，通過電話線傳輸的數據是模擬信號。所以服務器中需要安裝傳真板卡，在發送時通過傳真板卡將數字信息編碼爲模擬信號，使之在電話線上進行傳輸；在接收時傳真板卡把電話線路傳過來的模擬信號解碼爲數字信號。
三、傳真服務器的運作方式
傳真服務器是一套軟件系統，該系統使用原有的傳真線路，支持多條傳真線路與多用戶使用，用戶在其計算機中即可通過訪問傳真軟件服務器系統收發與管理傳真。發送傳真時，用戶通過局域網，將文檔傳送到服務器中，由服務器把該文檔轉換成傳真機能接收的通用圖形格式即TIF格式，然後通過傳真軟件控制傳真板卡，經PSTN電話線路把文檔發送至目標傳真設備上。接收傳真時，傳真服務器收到傳真後，經過傳真服務器軟件識別判斷後，傳真件自動路由至具體收件人的傳真收件箱中。