企業中的傳真文檔是業務流程的載體，文檔的流傳不但耗時、效率低，而且缺乏安全性，信息容易泄露。傳真文檔工作流（Fax Workflow）作爲傳真服務器系統的一個應用功能模塊，是一套處理傳真文檔流傳的應用程序，解決文檔在流傳過程中面臨的所有問題，作爲業務流程的一部分。
在傳真文檔工作流（Fax Workflow）中，每份傳真文檔都規定相應角色具有的操作內容信息，傳真服務器能更新傳真文檔的狀態，如果完成特定的操作，傳真文檔將從一個角色轉移到另一個角色。此外，傳真文檔工作流（Fax Workflow）支持管理員角色，這個角色可以使管理者更有效利用工作流應用程序記錄當前的業務過程信息，獲得各種過程監控數據。