21世紀以來IT技術得到了迅猛發展，如今人們對低碳環保、綠色辦公的理念也越來越重視，基於計算機和網絡傳真服務器技術開始悄然興起，並憑藉在成本、效率、管理等方面呈現出傳統傳真機所無法比擬的優勢，那它是如何實現傳真的智能分發功能呢？
傳真路由是傳真服務器系統的一個應用模塊組件，能實現對收到的傳真件進行智能分發，通過傳真路由使特定的用戶收到特定的傳真，讓處理和接收傳真更方便與安全。
當收到一份傳真件時，傳真服務器能立即識別的數據包括：日期和時間、目標傳真號、發送方傳真號，而其他詳細信息是存在於傳真件中，通過提取傳真件中信息，並把這些信息與資源庫中的數據進行匹配，即可確認傳真的目標處理人，並把傳真發至目標處理人的收件箱中。
舉一個例子：對收到的傳真件，通過OCR處理抓取特定的數字或顧客識別條形碼，利用這些數據，傳真軟件系統通過查詢資源庫，獲得與顧客識別碼相匹配的相應信息，如：發貨地址、匯款地址、貸款條件，找到與傳真件相匹配的目標地址，從而確定傳真路徑，所有這些數據點將與傳真一起傳遞到目標處理人收件箱中。
依靠電子傳真的智能分發功能，傳統傳真機落後的人工操作、無法登錄跟蹤操作歷史以及所產生大量的紙質文檔難以保存所引發的問題就可以迎刃而解了，即可以更好地實現無紙化、智能化、自動化的傳真通訊方式，促進企業在其各個業務的溝通上變得更加順暢無阻，從而提高企業運營效率，並且節省許多不必要的開支。
（文章轉載自WaveFax傳真服務器http://www.wavefax.com.cn/）